Grenzen wahren: So sagen Sie bei der Arbeit Nein

Grenzen zu setzen fällt vielen schwer. Unsere Wirtschaft lebt von der „Macher“-Mentalität. Arbeitgeber suchen Beschäftigte, die jede Idee sofort umsetzen. In einer Gesellschaft, in der persönliche Grenzen oft zugunsten der anstehenden Arbeit zurückstehen mussten, wirkt es fast unmöglich, Grenzen und Regeln für den eigenen Freiraum und die eigenen Erwartungen zu klären.

Doch irgendwann in Ihrer Laufbahn werden Sie zu jemandem „Nein“ sagen müssen. „Nein“ zu einer Idee, einer Erfahrung oder weiteren Aufgaben auf Ihrem Teller. „Nein“ zu Situationen, die weder Ihrer Karriere noch der Produktivität Ihres Teams nützen. Wenn Sie Ihre Prioritäten geklärt haben, merken Sie vielleicht, dass es noch mehr Dinge gibt, zu denen Sie Nein sagen sollten. Wenn Ihnen das Neinsagen hilft, besser mit Ihrem Team zu kommunizieren und sich einzubringen, kann Ihre Produktivität um bis zu 20 bis 25 % steigen.

Vielleicht sehen Sie auf Ihre kommende Arbeit und merken, dass es Zeit für eine Grenze ist. Dann müssen Sie kein schlechtes Gewissen haben, etwas abzulehnen. Es gibt aber professionelle Wege dafür. Mit diesen Tipps ziehen Sie Ihre Grenzen höflich und produktiv.

Kennen Sie Ihre Grenzen

Zuerst kommt das Wichtigste: Kennen Sie Ihre Grenzen. Wenn Ihre aktuelle Arbeit schon Ihre volle Arbeitszeit oder Ihren idealen Zeitplan ausfüllt, sollten Sie Ihre Belastungsgrenze kennen. Sie kann sich natürlich ändern, je nachdem, in welcher Phase Ihrer Karriere Sie stehen oder was privat ansteht. Es kann sich lohnen, 10 bis 20 Minuten im Kalender einzuplanen, um Ihre kommende Arbeit zu prüfen und zu überlegen, wo Ihre Energie am besten aufgehoben ist. So haben Sie ein paar Hintergründe parat, die Sie Ihrer Führungskraft nennen können, falls Widerspruch kommt. Es ist völlig in Ordnung zu erkennen, dass Ihnen die Kapazität für zusätzliche Möglichkeiten fehlt. Es ist sogar besser, die eigenen Fähigkeiten zu kennen, damit Sie nicht zu viel versprechen und zu wenig liefern. Klare Grenzen können für die Produktivität Wunder wirken. Ehrlichkeit gegenüber sich selbst und Ihrem Arbeitgeber schafft Vertrauen für künftige Aufgaben.

Legen Sie einen konkreten Plan fest

Studien zeigen, dass ein konkreter Ansatz für Ihre Antwort Ihnen hilft, so zu handeln, wie es Ihren ursprünglichen Gedanken und Absichten entspricht. Sie können sich eine kurze Standardformulierung überlegen oder einen bestimmten Fall oder eine Frage durchspielen, die bald an Sie gerichtet werden könnte. Sie können vage sein, ausführlich, hilfsbereit und so ehrlich, wie Sie möchten. Wenn Ihre Grenze keine Erklärung braucht, ist das ebenfalls völlig in Ordnung. Laut Christine Carter vom Greater Good Science Center der University of California, Berkeley eignen sich zum Beispiel diese Formulierungen: „Danke für die Anfrage, aber das passt bei mir leider nicht“, „Ich würde das gern machen, bin aber erst im April wieder frei. Fragen Sie mich dann bitte noch einmal?“, „Ich schaffe das nicht, aber Shelly kann das bestimmt. Ich frage sie für Sie“, „Danke, da muss ich passen“ und „Ich freue mich, dass Sie an mich gedacht haben, aber an dem Tag bin ich leider schon verplant.“

Übung macht den Meister

Es mag albern wirken, aber Übung macht den Meister, besonders beim Neinsagen. Wenn Sie es nicht gewohnt sind, am Arbeitsplatz Widerspruch zu äußern, können Sie Ihre Begründungen vor dem Spiegel oder vor einer Freundin oder einem Freund aufsagen. So geraten Sie weniger leicht ins Stocken, wenn Sie auf die Anfrage einer Kollegin oder eines Kollegen antworten müssen.

Wenn Sie per Nachricht oder E-Mail ein Arbeitsprojekt oder einen Kunden ablehnen, probieren Sie Ihre Formulierungen vorab an Freunden, vertrauten Kolleginnen und Kollegen oder Familienmitgliedern aus. Wenn Sie überfordert oder frustriert sind, merken Sie manchmal nicht, dass Ihre Kommunikation schwierig oder hart wirkt. Nehmen Sie sich die Zeit, respektvoll zu bleiben. Fassen Sie sich kurz, wo es geht. So verschwenden Sie weder die Zeit der anderen noch Ihre eigene, die Sie für Ihre Arbeit nutzen könnten.

Sagen Sie nicht sofort Ja

Ob Sie Platz für etwas Neues haben, erkennen Sie auch, wenn Sie sich fragen, warum Sie Ja sagen würden. So gewinnen Sie zumindest einen Moment, um Ihre Entscheidung zu durchdenken. Sie können diese Überlegung anstellen, bevor oder nachdem Sie Ihrem Unternehmen mitteilen, dass Sie Bedenkzeit brauchen. Sie dürfen zögern, und Sie müssen auf keinen Vorschlag, ob formell oder nicht, automatisch mit „Ja“ antworten.

Wenn Sie mehr als ein paar Minuten für Ihre Entscheidung brauchen und etwas Ruhe benötigen, können Sie zum Beispiel antworten: „Ich muss in meinen Kalender schauen. Ich melde mich, sobald ich kann!“ Ihre Begeisterung mag mal größer, mal kleiner sein, die Botschaft bleibt dieselbe. Sie wägen Ihre Lage anhand Ihrer Verfügbarkeit und Ihres Energielevels ab. Und Sie respektieren die Zeit Ihres Gegenübers und alle anderen Aufgaben oder früheren Verpflichtungen, die es gerade erfüllen muss.

Fragen Sie nach den Prioritäten von Unternehmen oder Team

Wenn Sie in Vollzeit arbeiten und trotz klarer Grenzen im Wohlwollen Ihres Arbeitgebers bleiben möchten, fragen Sie nach den aktuellen Prioritäten. Hat man eine Aufgabe für Sie, die Sie in kurzer Zeit erledigen sollen, können Sie signalisieren, dass Sie dazu in der Lage und bereit sind. Fragen Sie in Ihrer E-Mail oder im Chat, welches laufende Projekt dafür verschoben werden kann. So liegt der Ball bei Ihrem Gegenüber, das seine Prioritäten dann überdenken kann.

Gehen Sie selbstbewusst voran

Setzen Sie Grenzen in Ihrem Kalender

Seien Sie bei Ihren Grenzen vorausschauend. Wenn Sie aktuell komplett ausgebucht sind, machen Sie im System Ihres Teams so viel wie möglich von Ihrem Kalender öffentlich. Können Sie nicht jeden Termin und jede Aufgabe offenlegen, und sind diese in Ihrer Arbeitssoftware nicht ohnehin für andere sichtbar, dann blockieren Sie die Zeiten, in denen Sie nicht verfügbar sind. Geben Sie in diesem Kalendereintrag an, an welchen Konten oder Services Sie arbeiten.

Wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen einen Einblick in Ihren Zeitplan haben, können sie Ihre Verfügbarkeit später besser einschätzen. Das ermutigt sie, neue Projekte früher an Sie heranzutragen. (Und dann gewinnen alle.)