Nie wieder aufschieben: So steigern Sie Ihre Wirkung um das Zehnfache

Wenn Produktivität Erzfeinde hätte, wäre Prokrastination einer davon. Stellen Sie sich vor, wie gut es sich anfühlt, Prokrastination im Keim zu ersticken: vom Start des kreativen Nebenprojekts bis zum Feierabend mit dem Gefühl, fokussiert gearbeitet und die wichtigsten Prioritäten erledigt zu haben. Wenn Sie Prokrastination besiegen und Ihre Wirkung enorm steigern möchten, müssen Sie zuerst verstehen, woher sie kommt. 

Ursachen von Prokrastination 

Andrew Lokenauth ist Produktivitätscoach und Professor an der School of Management der USF. Er nennt als häufige Ursachen von Prokrastination: Angst vor dem Scheitern, Angst vor dem Erfolg, fehlende Motivation oder fehlendes Interesse an der Aufgabe, mangelnde Organisation oder unklare Ziele, fehlende Selbstdisziplin oder Selbstkontrolle sowie die Neigung, kurzfristige Belohnungen auf Kosten langfristiger Vorteile zu bevorzugen.  Wenn Sie also dachten, es gehe nur um Willenskraft, denken Sie noch einmal nach. Die Gründe können viel tiefer liegen. Dazu kommen alltäglicher Stress und die äußeren Umstände. „Prokrastination kann auch äußere Ursachen haben, etwa Ablenkungen, fordernde Arbeits- oder Familienpflichten oder fehlende Unterstützung und Verbindlichkeit“, ergänzt Lokenauth. 

Tipps gegen Prokrastination 

Prokrastination zu überwinden erfordert Absicht und konsequentes Handeln. Sie schleicht sich schnell wieder ein, wenn Sie in alte Gewohnheiten zurückfallen. Mit den folgenden fünf Schritten durchbrechen Sie den Kreislauf. 

1. Beginnen Sie mit der schwierigsten Aufgabe

Kennen Sie das Sprichwort „Eat the frog first“ (Schlucken Sie zuerst die Kröte)? Diese Methode des Zeitmanagements hilft nachweislich gegen Prokrastination: Erledigen Sie zuerst die schwierigste Aufgabe. Es hilft natürlich, sie abzuhaken, bevor weitere Dinge auf Ihre Liste kommen und der Tag verfliegt. Aber auch psychologische Faktoren spielen eine Rolle.  „Wenn Sie zuerst Ihre schwierigste Aufgabe angehen, haben Sie sie vom Tisch und vermeiden die Angst und den Stress, die entstehen, wenn Sie sie aufschieben“, sagt Lokenauth. „Außerdem gibt Ihnen das ein Gefühl von Erfolg und Schwung, mit dem Sie den Rest Ihrer To-do-Liste leichter angehen.“ 

2. Teilen Sie Aufgaben in kleinere auf 

Aufgaben in kleinere Schritte zu zerlegen, ist eines der besten Mittel gegen Prokrastination. Denken Sie nicht an den ganzen Berg, den Sie besteigen müssen, sondern konzentrieren Sie sich auf den nächsten Schritt. „Wenn eine Aufgabe überwältigend oder entmutigend wirkt, zerlegen Sie sie in kleinere, besser machbare Schritte. So wirkt die Aufgabe weniger einschüchternd, und Sie können Ihren Fortschritt verfolgen und motiviert bleiben“, so Lokenauth. 

3. Setzen Sie klare Ziele und Deadlines

Lokenauth rät außerdem, sich selbst Deadlines zu setzen. Das klingt selbstverständlich, doch sie müssen konkret und realistisch sein, damit Sie sie einhalten:  „Klare Ziele und Deadlines helfen Ihnen, fokussiert und motiviert zu bleiben, und verhindern, dass Sie sich verzetteln oder ablenken lassen. Formulieren Sie Ziele und Deadlines konkret und realistisch, und schreiben Sie sie auf, damit Sie später darauf zurückgreifen können.“  Ein Beispiel: Wenn Sie sich nur zwei Tage für einen umfangreichen Quartalsbericht geben, kann das nach hinten losgehen. Der Zeitplan ist ohnehin knapp und setzt Sie unter Druck, also lassen Sie die Arbeit „genauso gut“ bis zum Tag vor der Abgabe liegen. Geben Sie sich dagegen zu viel Zeit, nehmen Sie die Deadline nicht ernst, sobald andere dringende Dinge anstehen. Planen Sie genug Vorlauf ein, um Schritt für Schritt an der Aufgabe zu arbeiten. Bedenken Sie dabei, dass ein gewisser Druck die Aufgabe manchmal auf Ihrem Radar hält. 

4. Beseitigen Sie Ablenkungen

Ablenkung ist ein sicheres Rezept fürs Aufschieben. Sie möchten fokussiert bleiben und in einen Flow-Zustand kommen. Machen Sie es sich leichter, indem Sie mögliche Störquellen beseitigen. Lokenauth empfiehlt, das Handy auszuschalten, unnötige Browser-Tabs zu schließen oder an einem ruhigen Ort zu arbeiten. Apropos: Halten Sie Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt und einladend genug, damit Sie dort wirklich arbeiten. 

5. Machen Sie sich selbst verantwortlich

Am Ende braucht es Verbindlichkeit, um alte Gewohnheiten abzulegen. Das gelingt mit einer App oder einem Tool oder mit der Unterstützung einer vertrauten Freundin, eines Freundes oder einer Kollegin bzw. eines Kollegen. Sprechen Sie Ihre Ziele laut aus, erzählen Sie Ihrem Accountability-Partner davon und bitten Sie ihn, sich regelmäßig nach Ihren Fortschritten zu erkundigen, rät Lokenauth.  Diese Verbindlichkeit kann auch ein Projektmanagement-Tool und ein persönlicher Workflow schaffen. Wählen Sie eine Methode des Zeitmanagements und bleiben Sie dabei. Achten Sie auch hier darauf, dass sie realistisch bleibt: Wer bisher am liebsten einfach in den Tag gestartet ist, braucht nicht sofort ein aufwendiges Dashboard fürs Aufgabenmanagement. Beginnen Sie vielleicht mit einem einfachen Kalender oder einer Board-Ansicht Ihrer wichtigsten Prioritäten und Teilaufgaben. Wie bei allen Schritten oben gilt: Halten Sie es einfach, bauen Sie auf dem Schwung auf und schaffen Sie die Voraussetzungen für Ihren Erfolg.