7 Tipps, um Deadlines einzuhalten

Es ist Endspurt: Wieder einmal arbeiten Sie bis tief in die Nacht an einer Deadline, die Sie nicht zu schaffen glauben. Aber keine Panik! Sie können diesen Kreislauf durchbrechen. Wenn es Ihnen immer wieder schwerfällt, Deadlines einzuhalten, hat Christopher Cox, Autor von The Deadline Effect, Hive exklusiven Zugang zu einigen Tipps und Tricks aus seinem Buch gegeben.

„In diesem Buch geht es um effektive Organisationen, [die] Systeme entwickelt haben, um das Aufschieben zu besiegen, ohne die grundlegende menschliche Psychologie zu verändern“, sagt Cox. „Das Problem ist: Sobald Sie eine Deadline setzen, wird die Arbeit tendenziell bis kurz vor Ablauf der Frist verschoben. Dafür gibt es einen Namen: den Deadline-Effekt.“

1. Proben Sie vorab

Für seine Erkenntnisse zum Deadline-Management besuchte Cox verschiedene Unternehmen mit ganz unterschiedlichen Fristen, von großen Verkaufsaktionen bis zu Großveranstaltungen. Zunächst stellt er fest, dass Zwischen-Deadlines Unternehmen vor vielen Detailfehlern bewahren. Man spricht auch von Probeläufen oder Generalproben, wie bei der Vorbereitung auf ein Theaterstück.

Cox erzählt, wie Koch Jean-Georges Vongerichten sein Personal auf den Servicebetrieb vorbereitete. Neue Mitarbeitende durchliefen Simulationen des Services mit Büroangestellten als Gästen. Sie servierten makellos angerichtete Gerichte zügig, stets unter den Augen einer aufmerksamen Aufsicht.

„Diese täglichen Kontrollpunkte auf dem Weg zur endgültigen Deadline waren ein wichtiger Teil dessen, was Vongerichten mit seiner ‚Formel‘ meinte“, sagt Cox. „Sie können es tausendmal üben, aber richtig getestet werden Sie erst, wenn Sie auf der Straße sind, in ein Schlagloch geraten und jemand die Autotür aufreißt.“

Im Büroalltag sind Probeläufe vielleicht nicht möglich. Sie können aber manche Aufgaben als weniger wichtig und als Lernchance sehen, die Sie auf die wichtigeren Aufgaben vorbereitet. Wenn Sie jede Aufgabe als etwas betrachten, aus dem Sie lernen können, fühlen Sie sich nie mit Deadlines im Rückstand, sobald Sie verstehen, wie bestimmte Projekte typischerweise verlaufen.

2. Verlassen Sie sich auf Ihr Team

Cox schildert außerdem eine nervenaufreibende Geschichte aus seiner Zeit im Einzelhandel bei Best Buy am Thanksgiving-Tag. Auf diese Deadline war sein Team gut vorbereitet. Normalerweise sollten die Mitarbeitenden Kunden zusätzliche Produkte verkaufen. An diesem Tag hatten sie jedoch eine andere Strategie, um ihre Ziele zu erreichen: Es ging nur darum, die Leute so schnell wie möglich ins Geschäft und wieder hinaus zu bringen.

Diese hilfsbereiten, von der Mission getriebenen Teammitglieder hatten ein gemeinsames Ziel: die Schicht zu überstehen und den Kunden zu geben, was sie wollten. Cox nutzte die Erfahrung und die Gelassenheit seines Teams, um die Arbeit zu schaffen.

Wenn Sie Deadlines immer erst in letzter Minute einhalten, suchen Sie Rückhalt im Team. Es kann Ihnen Stabilität und Ermutigung geben.

3. Flexibilität und Kontinuität

Änderungen in letzter Minute spielen ebenfalls eine Schlüsselrolle dabei, Deadlines einzuhalten. Cox vergleicht das mit der Vorbereitung eines Theaters auf seine Zweitbesetzungen. Erfährt eine Zweitbesetzung nicht rechtzeitig von ihrem Auftritt, ist sie nicht bereit für die Bühne. Und wenn Sie vor einer großen Deadline zu viele Änderungen an Ihrem Projekt vornehmen wollen, liefern Sie am Ende etwas Halbfertiges ab.

„Es gab einen klar definierten Zeitpunkt, bis zu dem Überarbeitungen möglich waren“, sagt Cox. „Und der kann, wie sich zeigt, den Unterschied machen, ob das Endprodukt ein Hit oder ein Flop wird.“

Um Deadlines gut einzuhalten, brauchen Sie Flexibilität für den Fall, dass Sie eine eigene „Zweitbesetzung“ einsetzen. Sie müssen aber auch wissen, wie Sie mit dem arbeiten, was Sie haben, wenn es zu spät ist, noch einmal von vorn anzufangen.

4. Tun Sie es für sich selbst

Als Nächstes zeigt Cox, wie sich Deadlines als Anreiz nutzen lassen. Ohne Deadline fühlen Sie sich vielleicht nicht gedrängt, hart an einem Projekt zu arbeiten, denn dann hängt alles von Ihrer eigenen Motivation ab. Doch Forschung des Common Cents Lab zeigt: Mit einer Deadline sind Sie motivierter, Ihr Projekt abzuschließen, egal wie groß oder klein die Belohnung ist. Psychologisch liegt das daran, dass man sich nur schwer dazu bringt, Aufgaben anzugehen, die sofort viel kosten, aber sofort wenig bringen. Behalten Sie jedoch im Blick, dass Sie auf ein größeres Ziel hinarbeiten (sei es ein größeres Projekt oder mehr Freizeit), können Sie sich selbst die Motivation geben, die Sie zum Weitermachen brauchen.

5. Eine verschobene Deadline macht alles schlimmer

Cox sagt weiter: Wer über das Einhalten von Deadlines nachdenkt, hat eine dunkle Wolke über dem Kopf, ob er will oder nicht: das Aufschieben. Auch wenn Sie versucht sind, Ihrer Chefin oder Ihrem Chef zu sagen, dass Sie mehr Zeit brauchen, kann das später zu größeren Problemen führen.

„Es liegt nicht nur daran, dass Menschen unangenehme Aufgaben nicht mögen“, sagt Cox. „Das Problem ist, dass wir zeitlich inkonsistent und gegenwartsverzerrt sind: Je weiter Kosten und Belohnungen in der Zukunft liegen, desto stärker unterschätzen wir beide. Dieser Vorgang heißt hyperbolische Diskontierung.“

Laut Cox bedeutet hyperbolische Diskontierung, dass Sie drastisch unterschätzen, wie gut Sie sich fühlen werden, wenn ein Projekt abgeschlossen ist. Irgendwie wirkt eine kurze Deadline viel schlimmer als die Folgen, die Sie tragen, wenn Sie sie nicht einhalten. Das ist jedoch nicht die Realität, sondern nur Ihre Wahrnehmung.

6. Setzen Sie einen realistischen Zeitplan

Vielleicht stellen Sie sich vor, dass eine Aufgabe nicht allzu lange dauert. Doch Deadlines einzuhalten heißt zum Teil, von Anfang an realistische zu setzen.

„Die meisten von uns sind Optimisten, was uns bei Tisch vielleicht zu besserer Gesellschaft macht“, sagt Cox. „Aber es heißt auch, dass wir miserabel darin sind, die Zukunft vorherzusagen. Wir unterschätzen die Zeit, die ein Projekt braucht. Hat das Projekt ein Budget, unterschätzen wir auch die Kosten.“

Laut einer Studie halten selbst dann, wenn jemand einen Zeitplan aufstellt, in dem alles bestmöglich läuft, nur 30 Prozent die Deadline ein. Das nennt man den „Planungsfehlschluss“.

„Der Planungsfehlschluss ist die Neigung, den optimistischsten Zeitplan für ein Projekt zu wählen und alle Informationen zu ignorieren, die Sie zu einer Korrektur dieser Prognose bewegen könnten“, sagt Cox. Spielen Sie also nicht den Helden und versprechen Sie nicht, etwas im Eiltempo zu erledigen. Vielleicht brauchen Sie zusätzliche Zeit, damit Ihr Ergebnis hochwertig wird.

7. Wiederholen Sie nicht die Geschichte

Zuletzt beschreibt Cox einen Fall, in dem Menschen, die Deadlines einhalten wollten, weder der hyperbolischen Diskontierung noch dem Planungsfehlschluss erlagen. Stattdessen lernten sie aus ihren Fehlern.

„Das Problem bei unseren Prognosen ist, dass wir jede Aufgabe wie ein völlig neues Problem behandeln“, sagt Cox. „Wir sehen nur von links nach rechts: Wir konstruieren eine Geschichte, wie wir unsere Arbeit erledigen werden, ignorieren aber Belege aus ähnlichen Projekten, die wir oder andere früher durchgeführt haben.“

Cox beschreibt eine Studie, in der Teilnehmende vor einer Aufgabe über frühere Deadlines nachdenken sollten, die sie sich selbst gesetzt hatten. Dadurch wurden ihre Prognosen zum Einhalten der Deadline deutlich realistischer. Wenn Sie nicht aus Ihrer bisherigen Erfahrung mit Deadlines lernen, werden Sie sie immer wieder verpassen.