6 Tipps, um Ihre Woche für maximale Produktivität zu planen

Vielleicht wissen Sie, wie Sie ein produktives Meeting oder einen produktiven Tag planen. Aber wie planen Sie eine ganze Woche produktiv? Gerald J. Leonard, CEO von Principles of Execution und Autor von Workplace Jazz: How to Improvise, hat Tipps, wie Sie Ihre Woche für maximale Produktivität planen und das Beste aus Ihrem Arbeitstag herausholen.

1. Das Wichtigste zuerst

Auf Ihrer wöchentlichen To-do-Liste stehen vielleicht Punkte, vor denen Sie sich scheuen. Leonard empfiehlt, genau diese so früh wie möglich zu erledigen, wenn Sie Ihre Woche für maximale Produktivität planen.

„Mir ist aufgefallen: Wenn Sie an etwas arbeiten, das Sie nicht gern tun oder das nicht Ihre Stärke ist, finden Sie unbewusst andere Dinge, mit denen Sie Zeit totschlagen, damit Sie sich nicht wirklich damit befassen müssen“, sagt Leonard.

Wenn Sie das Schwierigste zuerst erledigen, haben Sie ein entspanntes Ende der Woche vor sich. Sie können stolz auf Ihre Erfolge sein, statt sich Sorgen über Aufschieberei zu machen.

„Wenn Sie sich zuerst auf die großen Aufgaben konzentrieren, sind die übrigen Aufgaben gar nicht mehr so schwierig, und Sie schaffen sie.“

2. Arbeiten Sie passend zum Ort

Eine weitere Empfehlung von Leonard: Achten Sie darauf, dass die Arbeit zu Ihrem Arbeitsort passt. Das Homeoffice kann die optimale Umgebung für intensive Projekte sein, die volle Konzentration erfordern. Das Büro eignet sich dagegen besser für spontane Ideen und gute Zusammenarbeit. Wenn Sie aber an einem Tag, an dem Sie sich konzentrieren müssen, ins Büro gehen, schaffen Sie vielleicht nur sehr wenig.

„Ich bin überzeugt, dass Arbeiten im Büro mehr Zeit verschwendet als Arbeiten von zu Hause“, sagt Leonard. „Wer wirklich diszipliniert und fokussiert arbeitet, kann im Homeoffice seine Arbeit gut planen.“

Leonard ergänzt: Pendelzeit oder Ablenkungen im Büro können verhindern, dass Sie zeitkritische Aufgaben erledigen. Zu Hause können Sie die Bürotür schließen und stundenlang in Ruhe arbeiten. Im Büro sind diese Grenzen viel durchlässiger. Kolleginnen und Kollegen nehmen Ihnen unabsichtlich Zeit – mit Plaudereien an der Kaffeeküche, Meetings, an denen Sie teilnehmen, oder Kaffeepausen. Das kann die Produktivität erheblich bremsen, wenn Sie an einem Projekt mit knapper Frist arbeiten.

„[Remote-Beschäftigte] können ihre Morgenroutine erledigen und viel früher an Schreibtisch und Computer sitzen als andere“, sagt Leonard. „Sie können sich die Zeit einplanen, die sie brauchen, und mit guter Planung echte Fokuszeit schaffen.“

3. Planen Sie Ihre Vorbereitung fest ein

Vielleicht planen Sie für bestimmte Aufgaben Vorbereitungszeit ein. Diese kann aber schnell zu einer ungewollten Pause werden. Vielleicht schalten Sie dann ab, schauen aufs Handy oder starren ins Leere. Wenn Sie Ihre Woche für maximale Produktivität planen wollen, tun Sie nicht nur so, als würden Sie vorausdenken. Bauen Sie die Vorbereitung fest in Ihren Zeitplan ein.

Wenn Sie zwischen Aktivitäten abschalten, empfiehlt Leonard, bewusst Vorbereitungszeit für kommende Aufgaben einzuplanen, etwa für den Kundentermin von morgen oder das Projekt der nächsten Woche.

„Konzentrieren Sie sich auf Ihren geschäftlichen Zweck“, sagt Leonard. „Sich auf ein Projekt oder ein Telefonat vorzubereiten, statt vorher eine To-do-Liste zu haben, ist schlecht, wenn Sie aufgeschoben haben und es sich am Abend davor oder gleich morgens vor dem Start nicht durchdacht haben.“

4. To-do-Listen jeden Abend prüfen

Ihre Woche ist vielleicht schon bis zu einem gewissen Grad geplant. Leonard empfiehlt dennoch, Ihre To-do-Listen jeden Abend durchzugehen. Das ist eine der besten Methoden, um die Woche für maximale Produktivität zu planen.

„Ich glaube wirklich an eine To-do-Liste für jeden einzelnen Tag“, sagt Leonard. Statt die ganze Woche am Sonntagabend oder Montagmorgen festzulegen, ziehen Sie jeden Tag Bilanz. So behalten Sie Ihre sich ständig ändernden Aktionen im Griff.

„Sie wissen genau, woran Sie arbeiten werden, und können Ihre Zeit leicht priorisieren.“

Leonard führt aus: Wenn Sie die To-do-Listen am Abend vor der Arbeit durchgehen, kann Ihr Gehirn die Informationen zu Ihrem kommenden Zeitplan unbewusst verarbeiten.

„Wenn Sie am Ende des Tages eine To-do-Liste dafür schreiben, woran Sie am nächsten Tag oder später in der Woche arbeiten müssen“, sagt Leonard, „arbeitet Ihr Unterbewusstsein daran. Wenn Sie dann morgens aufwachen und Ihre To-do-Liste mit Ihrem Zeitplan vor sich haben, wissen Sie genau, was Sie an diesem Tag erledigen müssen. Sie wissen, an welchen Meetings Sie teilnehmen müssen.“

5. Die Pomodoro-Technik

Leonards nächster Tipp: Nutzen Sie die Pomodoro-Technik, wenn Sie Zeit für Aktivitäten einplanen.

„Bei der Pomodoro-Technik legen Sie Zeitblöcke von 25 Minuten fest, damit Sie Ihre Zeit im Blick behalten und sehen, wo Sie bei Ihren Aufgaben stehen“, sagt Leonard. „Messen Sie 25-minütige oder 90-minütige Arbeitseinheiten mit einer Uhr oder Stoppuhr.“

Nach jeder Arbeitseinheit machen Sie in der Regel fünf Minuten Pause. Das wiederholen Sie viermal innerhalb von zwei Stunden. Nach den zwei Stunden folgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Leonard empfiehlt außerdem, beim Ausprobieren der Methode eigene Fokus-Techniken zu entdecken, denn sie können von dem abweichen, was Sie online lesen.

6. Hören Sie auf Ihr Gehirn

Wenn Sie merken, dass Ihnen im Lauf des Tages oder der Woche die Energie ausgeht, handeln Sie früh, bevor daraus ein ausgewachsenes Burnout wird. Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres Zeitplans den Faktor Mensch, und gönnen Sie sich etwas Spielraum, wenn Sie erschöpft sind.

„Ich mache sogenannte ‚Energizer‘ oder ‚Brain Gyms‘, die mich im Grunde wieder in Schwung bringen, damit ich mich wieder den Dingen widmen kann, an denen ich arbeiten muss“, sagt Leonard.

Statt gedankenlos durch soziale Medien zu scrollen, gibt es viele Konzentrationsübungen. Sie können auch körperliche Aktivitäten ausprobieren, die die geistige Leistung verbessern.

Manchmal reichen ein paar Übungen jedoch nicht aus, und Sie fühlen sich trotz straffem Zeitplan träge oder lustlos. Dann sollten Sie auf Körper und Kopf hören und vielleicht einen Urlaubstag nehmen. So kommen Sie erholt, inspiriert und bereit zurück, Ihre Woche für maximale Produktivität zu planen.

„Wenn Sie merken, dass Sie müde werden und sich trotz einiger dieser Methoden nicht richtig konzentrieren können, brauchen Sie vielleicht einfach ein bis zwei Tage Pause und etwas, das Spaß macht, um den Kopf freizubekommen“, sagt Leonard. „Dann können Sie am nächsten Tag zurückkommen und bereit sein zu arbeiten.“

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