Ihr Leitfaden für das perfekte Lean-Team

Sie haben bemerkt, dass die Abläufe in Ihrer Abteilung in letzter Zeit etwas zeitaufwendig geworden sind und Ihr eigener Workflow zäh läuft. Aber warum einen externen Experten hinzuziehen, wenn in Ihrem Unternehmen ein Lean-Team nur darauf wartet, zusammengestellt zu werden? Lesen Sie weiter und erfahren Sie, worum es bei diesen Teams geht und was sie für Sie tun können.

Was ist ein Lean-Team?

Das Konzept des Lean Managements stammt ursprünglich von Dr. Shigeo Shingō, einem Ingenieur, der Fabrikmanagement erforschte. Er ist vor allem für seine Studie zu Toyotas Lean-Produktionsmethode bekannt, dem Toyota-Produktionssystem (TPS).

Mit der Lean-Fertigung wollte Toyota den größtmöglichen Wert für die Kundschaft schaffen. Dafür setzte das Unternehmen seine Ressourcen optimal ein und strich jede Verschwendung. Die Schritte in einem Workflow wurden analysiert. Alles, was Ressourcen verschwendete, Unstimmigkeiten schuf oder das System überlastete, wurde beseitigt. Die Fertigung auf das Wesentliche zu reduzieren, zahlte sich für Toyota aus: Dank des neuen Systems überholte das Unternehmen General Motors und wurde zum größten Autohersteller der Welt. Auf die Lean-Fertigung folgte die Lean-Kultur mit Lean Management, Lean-Prinzipien und Lean-Teams. Sie alle sollten das Gewirr aus Prozessen lichten und Unternehmen effizienter machen. Genau das ist die Aufgabe eines Lean-Teams: den Workflow im Unternehmen zu betrachten und zu verbessern.

Shingōs 5W

„Ein unermüdliches Trommelfeuer aus ‚Warum‘-Fragen ist der beste Weg, den Geist darauf vorzubereiten, den trüben Schleier des Denkens zu durchdringen, den der Status quo verursacht. Nutzen Sie es oft.“ – Shigeo Shingō

In seiner Forschung zu Toyotas System ging Dr. Shingō davon aus, dass die Lean-Fertigung vor allem deshalb funktioniert, weil sich bei jedem Problem mit fünf Fragen eine Antwort finden lässt. Er nannte das 5W, die „fünf Warum“: Tritt ein Problem auf, fragt man fünfmal hintereinander „Warum?“, bis man das Problem erkannt hat. Das sind einige häufige Fragen im 5W-Modell:

• Warum ist dieses Objekt notwendig?

• Warum ist dieses Thema notwendig?

• Warum wird diese Methode verwendet?

• Warum wird der Raum auf diese Weise genutzt?

• Warum dauert es so lange?

Interessanterweise enthalten die Fragen, die Lean-Teams stellen, auch die Bausteine, auf denen jedes gut aufgebaute Lean-Team beruht. Im Kern sind die 5W eine Variante von wer, was, wann, wo und warum.

So bilden Sie ein Lean-Team

Nach Dr. Shingōs Fragemodell lassen sich fünf Bausteine eines erfolgreichen Lean-Teams benennen: die Objekte, die Subjekte, die Methode, die Raumnutzung und die Zeit. Wer diese fünf „Warum“ nicht grundlegend neu durchdenkt, läuft Gefahr, dass sein Lean-Team die Fehler wiederholt, die die Unternehmenskultur beim Zusammenstellen von Teams und beim Gestalten von Workflows macht. Genau diese Fehler sollen Lean-Teams ja beheben.

1. Die Objekte

Zuerst brauchen Sie ein Ziel, auf das Ihr Lean-Team hinarbeitet. Erst dann fügt sich alles andere. Was soll Ihr Lean-Team analysieren und verbessern? Gibt es Prozesse, die „schlanker“ oder weniger kompliziert sein könnten? Das Kerngeschäft eines Lean-Teams sind Projekte, die gestrafft und verdichtet werden müssen. Jeder Bereich Ihres Unternehmens, jede Form der Kommunikation und jeder Workflow, der besser werden muss, kommt infrage.

2. Die Subjekte

Ohne Auftrag können Sie keine Teammitglieder auswählen, die zu den Zielen passen. Wissen Sie aber, was Ihr Lean-Team erreichen soll, können Sie die richtigen Personen auswählen. Die Lean Business Survey von Planview zeigt: Selbst 88 % der Lean-Teams, die sich als „Einsteiger“ bezeichnen, berichten von Projekterfolg. Wählen Sie Ihr Team also sorgfältig aus, dann stimmen die Ergebnisse. Wie das Team aus Ocean’s Eleven brauchen Sie in jedem Fachgebiet eine Expertin oder einen Experten, damit Ihr Lean-Team erfolgreich ist. Noch wichtiger sind aber Eigenschaften, die die Teammitglieder verbinden und ein Umfeld aus Führungsstärke, Ehrlichkeit und Tatkraft schaffen. Alle müssen auf dem gleichen Stand sein und ebenso offen wie verantwortungsbewusst und ergebnisorientiert arbeiten. Schließlich zeigen Studien: Je besser Ihre Mitarbeitenden vernetzt sind, desto produktiver sind sie.

3. Die Methode

Sie haben jetzt Ihre Objekte und Ihre Subjekte. Nun brauchen Sie eine Methode für Ihr Vorhaben. Lean-Teams schaffen meist Systeme, die langfristige Verbesserung unterstützen. Diese Systeme definieren Wert oder legen ihn neu fest und beseitigen Verschwendung.

Die Kultur des Lean Managements ist reich an hilfreichem Material. Selbst ein neues Lean-Team hat also die Werkzeuge, die es braucht, um seine Ziele zu erreichen. Laut der Lean Business Survey nennen fast 70 % der erfolgreichen Lean-Teams die Unterstützung durch die Geschäftsführung als ihre wichtigste Ressource. Dazu kommen Lean-Kennzahlen und natürlich Technik, die Zeitmanagement, Produktivität und mehr erfasst.

4. Der Raum

In der Lean-Fertigung ist die Raumnutzung meist greifbarer und dreht sich um den tatsächlichen Platz in einer Fabrik. In einem Lean-Team geht es dagegen um die beste Nutzung Ihres mentalen Raums, insbesondere Ihrer Kapazität. Das heißt: Als Mitglied eines Lean-Teams muss Ihr Workflow sorgfältig geplant sein, und Sie müssen Ihre Arbeit mit Begeisterung und Gewissenhaftigkeit angehen. Lean-Teams sind nichts für Ausgebrannte, und sie passen auch nicht zu Menschen, die die Hustle-Kultur hinter sich lassen und es ruhig angehen wollen.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Lean-Team ist Weiterbildung. Ohne ständige Verbesserung bleiben Lean-Teams bei den neuesten Trends ihrer Branche nicht auf der Höhe. Wer Weiterbildung als festen Teil des Berufslebens begreift, bringt zudem einen Persönlichkeitstyp mit, der gut in ein Lean-Team passt: jemand, der sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickelt.

5. Die Zeit

Zuletzt sollten Sie die Dauer Ihres Projekts im Blick behalten. Lean-Teams stehen nicht zwingend unter Zeitdruck, sind aber auf Optimierung ausgelegt. Projekte ziehen sich dort also in der Regel nicht in die Länge und geraten nicht ins Stocken. Lean-Teams tragen viel Verantwortung: Je länger sie für ein Projekt brauchen, desto länger verharrt ihr Objekt in Ineffizienz.

Verantwortung und Führung spielen in Lean-Teams eine große Rolle. Oft werden Mitglieder wegen ihres ausgeprägten Pflichtbewusstseins und ihrer Bereitschaft ausgewählt, Aufgaben zu erledigen. Deshalb ist die Zeit, die ein Projekt braucht, in einem Lean-Team wichtig, und ein sorgfältig kalkulierter Zeitplan ist unerlässlich.

Das Fazit zu Lean-Teams

Lean-Teams sind selbstverständlich nicht für jeden etwas. Für jedes Unternehmen sind sie aber eine hilfreiche Ergänzung, ähnlich wie ein interner Berater, der Ihnen sagt, wie Sie Abläufe optimieren. Mit den richtigen Menschen und der richtigen Unterstützung können diese Gruppen das Fett Ihrer Organisation abtragen und eine schön vereinfachte Organisation schaffen, die … nun ja, ziemlich schlank ist.