Projekterfolg messen: Kriterien und Kennzahlen

Wenn es darum geht, den Gesamterfolg eines Projekts zu messen, gibt es keine feste Formel. Projekte haben viele bewegliche Teile, Schritte und Ziele. Deshalb kann sich der Projekterfolg während der Projektlaufzeit verändern. Ein Projekt, das Sie Ende 2022 abgeschlossen haben, unterscheidet sich vermutlich stark von dem Projekt, an dem Sie im dritten Quartal 2023 arbeiten. In diesem Artikel geht es um den Projekterfolg im Allgemeinen und darum, wie Sie ihn messen. Das Project Management Institute definiert Projekterfolg so: Das Projekt wurde „termingerecht, im Budgetrahmen und gemäß Spezifikation“ abgeschlossen. Das ist eine sehr technische Definition, die nicht auf jedes Projekt passt. Einzelne Bestandteile helfen aber dabei, den Projekterfolg zu messen. Bevor Sie den Projekterfolg messen können, müssen Sie ihn jedoch für sich definieren. Das heißt: Sie und Ihr Team setzen sich zusammen und überlegen, wie Projekterfolg für Ihre interne Gruppe aussieht. Richtet er sich nach strengen Leistungskennzahlen und Kriterien einer Kampagne? Hängt er von einer Kundenumfrage oder vom NPS-Wert der Kundschaft ab? Sehen wir uns an, warum es so wichtig ist, den Projekterfolg zu definieren.

Warum Sie den Projekterfolg definieren sollten

Ob Ihre Definition von „Projekterfolg“ der technischen ähnelt, spielt kaum eine Rolle. Wichtiger ist, dass Sie und Ihr Team intern festlegen, was Erfolg bedeutet, und das irgendwo dokumentieren. Sie könnten ein Bewertungsraster für Erfolgskennzahlen und -kriterien erstellen. Oder Sie halten in einer Liste fest, was erreicht werden muss, damit ein Projekt als „erfolgreich“ gilt. Sobald Sie definiert haben, wie Projekterfolg für Sie und Ihr Team aussieht, fällt der weitere Weg deutlich leichter. Die wichtigsten Gründe:

Es stärkt den Zusammenhalt

Wenn Ihre Teammitglieder und andere Personen in Ihrem Unternehmen wissen, woran sich der Erfolg eines Projekts bemisst, sind sie motivierter, ihn zu erreichen. Fehlt ein klares Ziel für das Projekt oder die Teilprojekte, lässt sich Erfolg schwer definieren, und Teammitglieder verlieren leicht den Mut. Außerdem müssen alle gemeinsam auf dieses Ziel hinarbeiten — das schafft echten Teamgeist und Zusammenhalt in Ihrem Unternehmen.

Kennzahlen sind Gold wert

Sobald Sie den Projekterfolg definiert haben, legen Sie Ihre KPIs und Kennzahlen fest. Sie sind für Ihr Team Gold wert. Wenn Sie Ihre KPIs im Blick behalten, sehen Sie genau, wie weit Sie gekommen sind, wo Sie sich verbessern müssen und wie viel Aufwand noch nötig ist. Wenn Ihr Ziel 1 Mio. $ ARR ist und Sie drei Monate vor Schluss bei 580.000 $ stehen, wissen Sie: Jetzt müssen Sie Gas geben. Wir arbeiten am besten mit belastbaren Kennzahlen, die unsere Entscheidungen im Projekt stützen.

Kontinuierliche Verbesserung

Angenommen, Sie erreichen Ihr ARR-Ziel nicht. Das ist in Ordnung. Diesmal waren Sie an Ihren Projektzielen gemessen nicht erfolgreich. Sie können aber die Erkenntnisse nutzen, umsteuern und sich im kommenden Jahr verbessern. Wer den Projekterfolg misst, misst auch das Scheitern, und das ist genauso wichtig zu untersuchen. Ein Misserfolg ist nicht das Ende.

Projekterfolg wirkt auf höhere Ebenen

Ihre Definition von Projekterfolg für Ihr Team fließt wahrscheinlich in die Vorstellung von Projekterfolg bei Ihren Vorgesetzten, im Führungsteam und sogar in anderen Teams ein, mit denen Sie häufig zusammenarbeiten. Wenn Sie den Projekterfolg für Ihr Team definieren, verstehen andere Teams besser, wie sie mit Ihnen zusammenarbeiten, und können ihren eigenen Projekterfolg leichter festlegen.

So messen Sie den Projekterfolg

Sie wissen jetzt, was Projekterfolg grundsätzlich bedeutet und warum es wichtig ist, ihn zu definieren. Als Nächstes geht es darum, wie Sie den Projekterfolg insgesamt messen. Wie bereits erwähnt, gilt ein Projekt technisch als erfolgreich, wenn es „termingerecht, im Budgetrahmen und gemäß Spezifikation“ abgeschlossen wurde. Aber wie lässt sich der Projekterfolg konkret messen? Hier einige Möglichkeiten.

Erreichtes im Vergleich zu den Spezifikationen

Direkt nach Projektabschluss lohnt sich ein Vergleich: Was haben Sie zielbezogen erreicht, und was war in den Spezifikationen vorgesehen? Das ist vielleicht der naheliegendste Weg, den Projekterfolg zu messen. Wurden die wichtigsten Ziele und Projektziele erreicht? Haben Sie unterwegs gemerkt, dass manche Spezifikationen gar nicht relevant waren? Es ist entscheidend zu verstehen, wo Ihre Ziele am Ende eines Projekts im Vergleich zum Anfang stehen. Um nachzuvollziehen, was Sie im Projekt erreicht haben, können Sie Ihre E-Mails durchgehen und alle Projektbestandteile in einer Liste zusammentragen. Mit einem Projektmanagement-Tool rufen Sie einfach die Startseite des Projekts auf und sehen alle erledigten Aufgaben. Idealerweise ist jede Aufgabe in kleinere Teilprojekte gegliedert. So erkennen Sie genau, wo Sie am meisten geleistet oder das Ziel verfehlt haben.

Zufriedenheit von Kundschaft oder Auftraggebern

Wenn Sie für einen bestimmten Kunden arbeiten, können Sie den Projekterfolg auch an dessen Rückmeldung nach Abschluss messen. Welches Feedback gibt es? Meist lässt sich die Zufriedenheit unkompliziert im Telefonat, per E-Mail oder in einem Umfrageformular erfragen. Wenn Sie genau messen möchten, wie sich die Zufriedenheit zwischen Projektstart und Projektende verändert, befragen Sie den Kunden auch vor Projektbeginn. Die Kundenzufriedenheit eignet sich dagegen gut als Maßstab, wenn das Projekt die Customer Experience betrifft. Entwickeln wir bei Hive zum Beispiel ein neues Feature, ist die Zahl der Nachrichten dazu ein guter Gradmesser. Ebenso aussagekräftig ist, ob unser NPS (Net Promoter Score) nach dem Launch im Durchschnitt steigt. Der NPS ist ein wichtiger Indikator für Kundenbindung und Zufriedenheit. Er misst, wie wahrscheinlich es ist, dass Kunden Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung weiterempfehlen. Kunden sind meist sehr ehrlich, wenn es um ihre Erfahrungen geht, denn sie sehen Feedback als Chance, das Produkt laufend zu verbessern. Hören Sie ihnen zu!

Gesamtzeit für das Projekt

Zu den wertvollsten Ressourcen während eines Projekts gehört die Zeit Ihrer Teammitglieder. Wenn Sie genau messen, wie viel Zeit ins Projekt geflossen ist, und diesen Wert idealerweise mit ähnlichen früheren Projekten vergleichen, erfahren Sie viel über den Projekterfolg. Zeit ist Geld. Es gibt mehrere Wege, Zeit zu erfassen. Mit einer Projektmanagement-Lösung wie Hive nutzen Sie ein starkes Zeiterfassungssystem samt Zeitnachweisen direkt im Tool. Das ist ideal für größere Teams, die die Zeit für Projekte oder Aufgaben erfassen wollen. Hive ist eine leistungsstarke Option. Eine Alternative wäre ein schlankeres Tool wie Toggl, das sich vor allem auf die Zeiterfassung konzentriert.l Welches Tool Sie auch einsetzen: Teilen Sie die aufgewendete Zeit in kleinere Abschnitte auf, damit Sie am besten erkennen, wohin die Zeit fließt. Wie viel Zeit haben Sie zum Beispiel in die Projektplanung investiert und wie viel in die Umsetzung? Wie schneidet das im Vergleich zu früheren Projekten ab?

Interne Entwicklung und Zufriedenheit mit dem Projekt

Ist das Projekt eher eine interne Initiative, können Sie den Projekterfolg auch daran messen, wie sich Mitarbeitende entwickeln und wie zufrieden sie sind. Als Führungskraft möchten Sie Ihrem Team idealerweise Projekte geben, die zugleich fordern und interessieren.  Nach Projektabschluss können Sie die Teammitglieder zu ihrer Erfüllung befragen: Hat ihnen die Arbeit am Projekt Freude gemacht? Hatten sie das Gefühl, bei größeren, für sie wichtigen Vorhaben voranzukommen? Haben sie neue Fähigkeiten erworben? Begeisterte und engagierte Mitarbeitende sind gut für die Gesundheit eines Unternehmens. Deshalb ist das eine wertvolle Kennzahl für den Projekterfolg.

Projekterfolg mit Hive messen

Realistische Erfolgskennzahlen festzulegen ist der beste Weg, die Gesamtleistung Ihres Teams wirklich zu beurteilen. Ein Projektmanagement-Tool unterstützt Sie bei dieser wichtigen Aufgabe. Mit Hive Goals gelingt das effektiv, automatisiert und präzise. Sie legen Ihre Ziele fest und bestimmen, wie sie gemessen werden. Ihren Fortschritt können Sie anhand dieser Werte verfolgen:

• Abgeschlossene Aktionen

• Status von Teilzielen

• Zahlenwerte

Wenn Sie wissen möchten, wie viel Zeit insgesamt in ein Projekt geflossen ist, nutzen Sie die Hive-Zeiterfassung. Mit dieser Funktion halten Sie fest, wie lange eine Aufgabe dauert. In Hive wählen Sie, ob die Zeit pro Aktion automatisch oder manuell erfasst wird. Aktivieren Sie den Timer in Ihrer Aktionskarte, damit er die Zeit für Sie misst. Oder tragen Sie sie am Ende des Tages, der Woche oder des Monats nach. Mit Hive Goals können Sie außerdem:

• Ein, zehn, zwanzig oder mehr Ziele für Ihr Team anlegen, damit alle verstehen, wozu sie beitragen.

• Die Zielverfolgung und das Reporting zentralisieren und automatisieren.

• Daten aus anderen Systemen in Hive übernehmen, um Abläufe und Reporting zu vereinfachen.

• Ihr Ziel oder Ihre Ziele teilen, sie passenden Teammitgliedern zuweisen, Aktivitäten verfolgen und sich selbst eine Deadline setzen.

• Erkennen, wie Ihr Team und Ihr Unternehmen bei einem einzelnen Ziel oder mehreren Zielen im Zeitplan liegen.

• Farbcodierte Markierungen zeigen auf einen Blick, was „im Plan“ ist.

• Wenn Sie Fortschritte, Ergebnisse und Erfolge prüfen, exportieren Sie alle relevanten Informationen ganz einfach.

Mit Hive Goals können Sie noch viel mehr für Ihren Geschäftserfolg erreichen. Möchten Sie loslegen? Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase von Hive Goals!

Insgesamt ist die Messung des Projekterfolgs kein einfacher Vorgang. Wenn Sie am Projektende den Erfolg bewerten, sollten Sie mehrere Faktoren berücksichtigen, vor allem die investierte Zeit und die Frage, ob Sie die geplanten Meilensteine erreicht haben. Denken Sie aber daran: Projekterfolg richtet sich nicht immer nach Kennzahlen. Bei der Gesamtzufriedenheit, intern wie extern, bleibt er oft schwer zu fassen.