Warum verteilte Teams die neuen Hybrid-Teams sind

Verteilte Teams sind nicht einfach ein trendiger neuer Begriff für Hybrid-Teams. Sie folgen einer ganz anderen Dynamik und bringen Talente aus der ganzen Welt zusammen. In mancher Hinsicht passt ein verteiltes Arbeitsmodell sogar besser zur Zukunft der Arbeit als hybrides Arbeiten selbst. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum.

Was ist ein verteiltes Team?

Ein verteiltes Team ist ein Team, dessen Mitglieder alle in verschiedenen Städten arbeiten. Es gibt keinen zentralen Standort, und die Mitglieder treffen sich selten (wenn überhaupt) persönlich, etwa bei einer Geschäftsreise, einem Kundentermin vor Ort oder einer Konferenz.

Die Zeitzonen und Arbeitszeiten können sich unterscheiden. Doch wenn es gut läuft, sind verteilte Teams ein starkes Beispiel für gute Kommunikation und Zusammenarbeit. Eine Studie der Harvard Business Review zeigt, dass verteilte Teams Projekte effizienter abschlossen als lokale Teams. Lokale Teams gaben scheiternde Projekte schneller auf und brauchten für erfolgreiche Projekte länger.

Was ist der Unterschied zwischen einem verteilten Team und einem Remote-Team?

Verteilte Teams und Remote-Teams unterscheiden sich in mehreren Punkten. Ein Remote-Team besteht aus Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten, sich aber alle dasselbe Büro teilen. Auch Hybrid-Teams sind etwas anderes: Hier sind einige Mitglieder im Büro und andere im Homeoffice. In einem verteilten Team dagegen befindet sich niemand am selben Ort. Selbst wenn jedes Teammitglied in einem anderen Büro des Unternehmens sitzt, gibt es keinen zentralen Ort, an dem alle zusammenkommen. Mitglieder verteilter Teams können auch im Homeoffice arbeiten.

Vorteile verteilter Teams

Teams vor Ort oder Hybrid-Teams mögen wie die Zukunft wirken. Doch verteilte Teams bieten eine erfrischende und moderne Arbeitsweise. Sie ermöglichen einiges, was Remote-Teams oft nicht leisten können: mehr Freiheit, Produktivität und Flexibilität sowie eine bessere Unternehmenskultur.

1. Globale Reichweite

Ein wichtiges Merkmal verteilter Teams ist ihre natürliche globale Reichweite. Auch als kleines Unternehmen finden Sie mit internationalen Talenten qualifizierte Fachkräfte und erweitern Ihre Reichweite. Die Vorteile der internationalen Talentsuche liegen auf der Hand: ein größerer Bewerberpool und zusätzliche kulturelle Perspektiven. Hinzu kommt: Mitarbeitende aus verschiedenen Ländern haben unterschiedliche Netzwerke. Sie machen Ihre Marke dort bekannt, ähnlich wie beim Grassroots-Marketing.

2. Flexible Arbeitszeiten

Seit der Pandemie sind flexible Arbeitszeiten für viele Jobsuchende eine große Priorität. Und es gibt keinen besseren Ort, flexible Arbeitszeiten auszuprobieren, als ein verteiltes Team. Unterschiedliche Zeitzonen und durchgehend asynchrone Kommunikation geben Mitarbeitenden mehr Autonomie darüber, wann und wie sie arbeiten. Heute berichten 43 % der Beschäftigten von höherer Produktivität bei flexiblen Arbeitszeiten. Diese Eigenständigkeit macht Mitarbeitende zufrieden und Unternehmen erfolgreich.

3. Produktivität auf Rekordniveau

Studien zeigen immer wieder, dass verteilte Teams besonders produktiv sind. Ein Bericht der Stanford University zeigt, dass Mitarbeitende, die getrennt von ihrem Team arbeiten, weniger Ablenkung hatten und kürzere Pausen machten. Verteilte Teams pflegen strukturiertere Beziehungen, sorgen für ausreichend Teamgeist und nutzen effiziente virtuelle Meetings. So gelingt ihnen, was anderen Teams schwerfällt: Sie finden die perfekte Balance zwischen Einzel- und Gruppenarbeit und erreichen maximale Produktivität.

4. Eine Kultur der Freiheit

Schließlich fördert ein verteiltes Team eine neue Art von Unternehmenskultur. Aus Sicht der Führung können engagierte Mitarbeitende mit flexiblen Arbeitszeiten und globalen Kontakten ein Vorbild für andere sein. Zufriedene, weltoffene Teammitglieder mit kultureller Sensibilität und Kommunikationsstärke über Zeitzonen und Sprachgrenzen hinweg sind hervorragende Vorbilder für ihre Kolleginnen und Kollegen vor Ort. Und für die Teammitglieder selbst kann eine unkonventionelle Teamdynamik spannend, belebend und inspirierend sein.

Was braucht ein verteiltes Team, um erfolgreich zu sein?

Verteilte Teams sind effektiv, wenn sie gut funktionieren. Sie können aber auch auseinanderfallen, wenn nicht jedes Teammitglied genug Energie in die Verbesserung der Zusammenarbeit investiert. Damit ein verteiltes Team gut funktioniert, braucht es klare Grenzen, gute Technik und eine starke Führung, die den Rahmen für ein erfolgreiches Arbeiten schafft.

Grenzen klar kommunizieren

Das wichtigste Erfolgsinstrument eines verteilten Teams sind hervorragende Kommunikationsfähigkeiten. Das Team muss synchrone und asynchrone Kommunikation, Terminplanung, Konfliktlösung und Priorisierung beherrschen. Vor allem muss es wissen, wie man angemessene Grenzen setzt.

Für verteilte Teams ist es manchmal schwierig, die eigene Erreichbarkeit zu steuern. Es kann sich anfühlen, als müssten Sie ständig verfügbar sein – für Kolleginnen und Kollegen, die zu anderen Zeiten arbeiten als Sie. Dabei helfen klare Grenzen. Teammitglieder können deutlich machen, wann sie erreichbar sind. Dazu zeigen sie freie Zeiten in ihrem Kalender oder sprechen in Meetings offen über ihre Kapazitäten.

Starke digitale Tools

Kein Team kommt ohne gute digitale Tools aus – und ein verteiltes Team braucht sie mehr als die meisten. Eine Umfrage von How Life Unfolds ergab, dass 75 % der Befragten glauben, dass Remote-Arbeit ein Gefühl von „digitaler Überlastung“ erzeugt hat. Das kann in einem verteilten Team zu starker Erschöpfung führen, wenn es sich für die Kommunikation allein auf Remote-Tools stützt.

Digitale Tools sind der einzige Kommunikationsweg eines verteilten Teams. Deshalb sollten Sie den Austausch nicht mit zu vielen Kanälen, Plattformen oder Software-Typen verwässern. Um technikbedingte Erschöpfung zu vermeiden, suchen Sie ein Programm mit Integrationen.

Eine starke Führungskraft

Ohne gute Führung hat ein verteiltes Team keinen Erfolg. Eine gute Teamleitung hilft bei der Koordination über Zeitzonen hinweg, löst mögliche Missverständnisse und schafft ein Klima des Vertrauens.

Wie jede gute Führungskraft sollte sie ihre Erwartungen klar und knapp formulieren und offen für Feedback sein. Zusätzlich muss sie kontinuierlich in die Teamkultur investieren und soziale Kontakte im Team organisieren, zum Beispiel virtuelle Kaffeepausen.

Wie profitieren verteilte Teams von Hive für ihre Kommunikation?

Ob remote, im Büro oder hybrid: Hive bietet alle Tools, die Sie brauchen, um mit Ihrem Team auf einer Linie zu bleiben. Mit Hive als Projektmanagement-Plattform verringern Sie die „digitale Überlastung“ und technikbedingte Erschöpfung in Ihrem Unternehmen. In Hive sprechen Sie mit Teammitgliedern einzeln, in einer Gruppe oder in einer Projektnachricht und vermeiden so die Flut unnötiger E-Mails. Genau so hat Hive SmartPro Financial geholfen,  einer Finanzberatung, die ein Remote-Netzwerk von 80 Finanzberaterinnen und -beratern in den USA unterstützt.

„Montagmorgens hatten wir alle etwa 200 E-Mails im Postfach“, sagt Joe Loughran, Chief Operating Officer von SmartPro Financial. „Mit Hive für das Projektmanagement fielen all diese E-Mails weg. Wir erledigten Dinge schneller, weil wir weniger Zeit mit dem Tippen von E-Mails verbrachten.“

Wenn der Chat nicht reicht, starten Sie in Hive einen Video-Chat oder öffnen über unsere Zoom- und Google-Meet-Verknüpfungen ein Videomeeting. Ihre Meeting-Notizen halten Sie in einem gemeinsamen Dokument fest, das Ihr Team vor, während und nach dem Meeting in Echtzeit bearbeiten kann. 

Hive sorgt für mehr Transparenz in Ihrem Unternehmen, weil Ihre Teams sichtbar und miteinander verbunden sind. Sie sehen auf einen Blick, wer woran arbeitet, was zugewiesen wurde und was im Zeitplan steht, und verfolgen den Projektfortschritt. 

Die wichtigsten Funktionen von Hive für die Zusammenarbeit verteilter Teams: 

• Nativer Chat für Einzel-, Gruppen- und Kanalkommunikation. 

• Kommentare auf Aufgabenkarten, Dateien teilen und in Echtzeit zusammenarbeiten, auch über Zeitzonen und Standorte hinweg.

• Zugriff auf einen zentralen Workspace: Teammitglieder weltweit erreichen alle Projektdateien, Aufgaben und Kommunikationskanäle. 

• Integrationen mit den meisten Drittanbieter-Tools wie Slack, Google Drive und GitHub: Teams nutzen ihre Lieblingstools und arbeiten trotzdem effektiv in Hive zusammen.

• Gemeinsame und private Notizen

• Dateien, URLs und E-Mails an Aufgaben anhängen

• Proofing für Dokumente, Bilder, Videos und URLs

• Workflows und Berichtsfreigaben 

• Teilbare Formulare