9 Gewohnheiten für hervorragende Einzelgespräche

Tun Sie sich mit Einzelgesprächen schwer? Sie sind nicht allein: Laut einem Bericht von Hypercontext besteht die größte Herausforderung für Führungskräfte bei Einzelgesprächen darin, ihren Mitarbeitenden einen echten Mehrwert zu bieten. „Eine laufende Agenda führen, konstruktives Feedback zum eigenen Führungsstil einholen, Gespräche über die berufliche Entwicklung führen, den Mitarbeitenden konstruktives Feedback geben, ihnen zeigen, dass Ihnen ihr Leben außerhalb der Arbeit wichtig ist, und offene statt geschlossene Fragen stellen: All das sind Gewohnheiten, die für hervorragende Einzelgespräche wesentlich sind“, sagt Tajan Renderos, Coach und Berater für Führungskräfteentwicklung (Tajan Renderos). Das sind viele Dinge auf einmal. Deshalb finden Sie hier neun praktische Gewohnheiten für hervorragende Einzelgespräche.

1. Arbeiten Sie mit einer Agenda

„Kommen Sie mit einer Agenda und sorgen Sie dafür, dass beide Seiten auf das Thema vorbereitet sind“, sagt Kathryn Montbriand, ehemalige Führungskraft in einem Fortune-500-Unternehmen und Chief of Staff sowie Executive Coach bei Montbriand Services, LLC. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiterin bzw. Ihr Mitarbeiter die Agenda vorab ergänzen können und dass beide genug Kontext und Zeit haben, um sich auf ein produktives Gespräch vorzubereiten.

2. Bleiben Sie beständig

Montbriand empfiehlt außerdem, die wöchentlichen Einzelgespräche möglichst am gleichen Tag und zur gleichen Uhrzeit zu halten. Ein fester Rhythmus verursacht für alle Beteiligten weniger Organisationsaufwand – und er ist auch wichtig für Vertrauen und Stimmung im Team.

„Zeit allein mit einer Führungskraft kann eine große Sache sein, und viele planen und bereiten sich darauf vor. Mitarbeitende sparen sich Fragen und Ideen für das kurze Gespräch mit Ihnen auf. Behandeln Sie es also als die besondere Gelegenheit, die es ist“, sagt sie. „Verschieben Sie das Meeting nicht, kommen Sie nicht zu spät und sprechen Sie nicht über etwas anderes ‚Wichtigeres‘, das Ihnen gerade im Kopf herumgeht.“

3. Seien Sie voll und ganz präsent

Seien Sie außerdem voll präsent und bei der Sache. „Schenken Sie dem Gespräch Ihre ganze Aufmerksamkeit: Schalten Sie Benachrichtigungen stumm, schließen Sie Ihr E-Mail-Programm und klappen Sie bei einem Treffen vor Ort den Laptop zu“, ergänzt Montbriand. „Lassen Sie keine Unterbrechungen zu, außer es ist wirklich ein Notfall. Mir ist aufgefallen, dass Apple Watches oder ähnliche Geräte mit jeder Benachrichtigung für mindestens ein paar Sekunden die Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Die Trägerin oder der Träger bemerkt das vielleicht gar nicht. Für das Gegenüber ist es aber irritierend, wenn das Gespräch stockt und wieder anläuft, weil Ihr Gesprächspartner immer wieder abschaltet und zurückkommt.“

4. Halten Sie den Zeitrahmen ein

Auch der Zeitrahmen des Meetings ist wichtig: Beginnen und enden Sie pünktlich. Gehen Sie nicht davon aus, dass die andere Person überziehen und weiterreden kann, wenn das Meeting enden soll, sagt Montbriand: „Das kann sehr stressig sein, wenn man zum nächsten Gespräch muss.“

5. Kommen Sie nicht sofort zur Sache

Viele großartige Gewohnheiten für Einzelgespräche drehen sich zwar um die Arbeit, doch Sie sollten nicht immer nur geschäftlich sein. „Beginnen Sie Meetings mit einem kurzen persönlichen Austausch. Direkt in den ‚Kern‘ des Gesprächs zu springen, kann irritieren, besonders wenn man gerade aus einem anderen Meeting kommt. Wenn Sie sich ein bis zwei Minuten als Mensch begegnen und neu ankommen, kann sich Ihr Kopf auf das nächste große Thema einstellen“, so Montbriand.

Renderos nennt es einen häufigen Fehler, Einzelgespräche ausschließlich zu Arbeitsmeetings zu machen. Fragen Sie stattdessen ehrlich nach, wie es Ihrem Gegenüber geht, und schaffen Sie so Raum für Vertrauen und Beziehung.

6. Geben Sie konkretes Feedback

Auch Feedback ist ein wichtiger Teil von Einzelgesprächen. „Konkretes, ehrliches Feedback sorgt dafür, dass Menschen mit ihrer Arbeit zufrieden sind. Das belegt eine aktuelle Gallup-Studie: Mitarbeitende, die detailliertes, konstruktives Feedback erhielten, hatten eine um 14,9 % niedrigere Fluktuationsrate als diejenigen, die über das Tagesgeschäft hinaus kein weiteres Feedback bekamen“, sagt Roberta Moore, EQ-i Coach und Autorin von „Emotion at Work: Unleashing the Secret Power of Emotional Intelligence“. Besonders wichtig ist das in Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen, wo „strukturierte Feedback-Routinen, die wertschätzendes, entwicklungsorientiertes und bewertendes Feedback sinnvoll und wirksam vermitteln, noch wichtiger sind als bei der Zusammenarbeit vor Ort“, so Moore. „Das heißt: Planen Sie diese Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitenden fest ein, führen Sie sie häufiger und sagen Sie sie nicht ab, wenn andere Aufgaben dazwischenkommen. Damit signalisieren Sie Ihren Mitarbeitenden, dass sie Ihnen wichtig sind“, sagt sie.

Wenn Sie negatives Feedback geben müssen, vermitteln Sie Ihre Botschaft einfühlsam. Um taktvoll und wirksam zu sein, empfiehlt Moore: Fragen Sie nach der Sicht Ihres Gegenübers auf die eigene Arbeit, würdigen Sie, was gut gelaufen ist, zeigen Sie, dass Sie hinter der Person stehen, und achten Sie darauf, dass die wichtigsten Kernaussagen des Feedbacks ankommen.

7. Holen Sie konstruktives Feedback ein

Feedback sollte in beide Richtungen fließen. „Fragen im Coaching-Stil wie ‚Wie würde eine bessere Unterstützung von mir aussehen?‘ sind eine Möglichkeit, konstruktives Feedback von Ihren Mitarbeitenden zu erhalten, ohne dass es ihnen unangenehm ist“, sagt Renderos.

8. Sprechen Sie über die berufliche Entwicklung

Eine weitere Gewohnheit für hervorragende Einzelgespräche: Machen Sie die berufliche Entwicklung Ihres Teams zur Priorität. „Führen Sie Gespräche über die berufliche Entwicklung mit Ihren Mitarbeitenden. Tun Sie dann alles in Ihrer Macht Stehende dafür, dass die nötige Fürsprache für einen Rollen- oder Teamwechsel zu Ihrer Aufgabe wird – und erarbeiten Sie dafür eine Strategie und einen Arbeitsplan“, ergänzt Renderos. Mit anderen Worten: Zeigen Sie, dass Ihnen etwas an Ihrem Team liegt, und lassen Sie Ihren Worten Taten folgen.

9. Planen Sie klug

Unterschätzen Sie schließlich nicht die einfache Gewohnheit, Ihre Einzelgespräche strategisch zu planen. „Wenn Sie Meetings direkt hintereinander haben, verschieben Sie den Beginn möglichst auf fünf Minuten nach der vollen oder halben Stunde. So können Sie aufstehen, ein Glas Wasser trinken und zwischen den Gesprächen kurz abschalten. Das funktioniert besser, als zu versuchen, früher aufzuhören, denn Meetings enden scheinbar nie früher“, so Montbriand.

Sie empfiehlt außerdem, Einzelgespräche dann anzusetzen, wenn Ihre Energie dafür am besten passt, damit Sie Ihrem Team wirklich Raum geben können: „Wenn Sie die Vormittage mit Produktionsproblemen verbringen, legen Sie Einzelgespräche auf den Nachmittag, wenn Ihr Tag ruhiger ist und Sie präsent sein können. Wenn Sie freitags am meisten Zeit zum Nachdenken haben, legen Sie Entwicklungsgespräche auf diesen Tag, an dem Ihr Kopf frei ist und Sie Ihr Team beim Wachsen unterstützen können. "