Was Ihre Kollegen wirklich meinen, wenn sie „außerhalb des Umfangs“ sagen

Im Projektmanagement ist „Out of Scope“ ein Begriff, den Sie unbedingt kennen sollten. Out of Scope bezeichnet jede Abweichung von den festgelegten Aufgaben und Projektergebnissen, die im ursprünglichen Projektumfang definiert wurden. Das kann alles sein, von einer verlängerten Deadline bis zu geänderten Anforderungen an das Projekt.

Alles, was außerhalb des Umfangs liegt, kann ein Projekt erheblich beeinflussen. Deshalb ist es wichtig, wachsam zu bleiben und alle Änderungen wirksam zu kommunizieren und sauber zu dokumentieren. Dieser Artikel beleuchtet Out of Scope genauer und zeigt, warum dieses Konzept für erfolgreiches Projektmanagement so wichtig ist.

Legen Sie immer den Umfang Ihres Projekts fest

Wenn Sie schon länger im Geschäft sind, sind Ihnen die Begriffe aus dem Projektmanagement „Scope“ und „Out of Scope“ vermutlich schon oft begegnet. Mit dem Projektumfang legen Sie den Ton fest und zeichnen die Roadmap für ein Projekt vor. Der Umfang lässt sich als Liste der Arbeiten und Ergebnisse beschreiben, die abgeschlossen sein müssen, damit das Projekt als Erfolg gilt.

Auftraggeber und Auftragnehmer sollten sich auf den Umfang einigen. Jede Abweichung vom vereinbarten Umfang gilt als Out of Scope. Ohne einen festgelegten ursprünglichen Projektumfang kann es also nichts „außerhalb des Umfangs“ geben. Scope und Out of Scope gehören deshalb im Projektverlauf zusammen.

Wie halten Sie Projekte im Rahmen des Umfangs?

Im einfachsten Fall ist Out of Scope alles, was außerhalb der ursprünglich vereinbarten Grenzen eines Projekts liegt. Dazu gehören zusätzliche Aufgaben, geänderte Anforderungen oder Deadlines und alles, was im ursprünglichen Umfang nicht ausdrücklich genannt wird. Doch wie halten Sie ein Projekt auf Kurs, ohne den Umfang zu verlassen, nachdem Sie ihn festgelegt haben? Mit diesen Tipps bleiben Sie im Rahmen:

• Erstellen Sie ein klares, knappes Dokument zum Projektumfang, dem Auftragnehmer und Auftraggeber zustimmen.

• Nutzen Sie Verfahren des Änderungsmanagements, um jede Änderung am Projekt nachzuverfolgen und zu genehmigen.

• Kommunizieren Sie wirksam mit allen Stakeholdern des Projekts.

• Behalten Sie den Projektzeitplan im Blick und achten Sie darauf, dass alle Aufgaben zu den Deadlines passen.

• Setzen Sie Projektmanagement-Software ein, damit alle auf demselben Stand sind.

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, halten Sie Ihre Projekte auf Kurs und im Rahmen des Umfangs. Arbeit außerhalb des Umfangs kann trotzdem vorkommen. Deshalb brauchen Sie einen Plan, wie Sie damit umgehen.

Bereiten Sie sich auf Out-of-Scope-Anfragen vor, bevor sie eintreffen

So ist das nun einmal: Out-of-Scope-Anfragen kommen. Um sich darauf vorzubereiten, müssen Sie wissen, wie sie sich auf Ihr Projekt auswirken. Wenn Sie sich auf Arbeit außerhalb des Umfangs vorbereiten, bevor sie anfällt, vermeiden Sie viele der damit verbundenen Probleme.

Am besten vermeiden Sie diese Probleme, indem Sie vorab für Arbeit außerhalb des Umfangs planen. Legen Sie einen Prozess für Änderungen fest und sorgen Sie dafür, dass alle Projekt-Stakeholder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten kennen. Dokumentieren Sie alles, damit klar ist, was von allen Beteiligten erwartet wird. Arbeit außerhalb des Umfangs kann ein Projekt erheblich beeinträchtigen, wenn sie nicht richtig gesteuert wird. Sie kann zu Verzögerungen, höheren Kosten und Frust bei allen Beteiligten führen. Für jede Projektleitung ist solche Arbeit ein Ärgernis. Sie können den Schaden aber begrenzen, wenn Sie darauf vorbereitet sind und einen klar definierten Prüfprozess für Projekte haben. Wenn Sie wissen, was Out of Scope bedeutet und wie Sie damit umgehen, halten Sie Ihre Projekte auf Kurs und im Budget.

Beispiele für Projekte außerhalb des Umfangs

Vieles kann außerhalb des ursprünglichen Projektumfangs liegen. Zu den häufigeren Beispielen gehören:

• Zusätzliche Aufgaben oder geänderte Anforderungen

• Geänderte Deadlines

• Alles, was im ursprünglichen Dokument zum Projektumfang nicht ausdrücklich genannt ist

• Ungeplante Arbeit oder Ausgaben

• Budgetgrenzen, die bei der Festlegung des Umfangs nicht berücksichtigt wurden

Solche Anfragen außerhalb des Umfangs tauchen im Projektalltag oft auf. Dieses verbreitete Problem heißt auch „Scope Creep“ und kann den Kurs eines Projekts verändern. Scope Creep entsteht, wenn sich der ursprüngliche Projektumfang zu verändern beginnt, oft weil der Kunde zusätzliche Aufgaben anfordert. Anfragen außerhalb des Umfangs sollten ein Projekt nicht völlig zum Stillstand bringen. Manchmal pausieren sie es aber, und wenn sie sinnvoll sind, verändern sie den Umfang Ihres Projekts mitunter grundlegend.

Im Umfang oder außerhalb: ein Vergleich

Das folgende konkrete Beispiel aus einem Digitalmarketing-Projekt zeigt Ihnen einige Fälle, die im Umfang oder außerhalb des Umfangs liegen:

Im Umfang:

• Eine Social-Media-Strategie entwickeln und umsetzen

• Leads generieren über Social-Media-Kanäle

• Eine Website für Suchmaschinen optimieren

Außerhalb des Umfangs:

• Die Facebook-Seite oder den Twitter-Account des Unternehmens erstellen oder verwalten

• Leads über aktives Telemarketing oder andere Methoden generieren, die nichts mit Digitalmarketing zu tun haben

In diesem Beispiel gehört die Entwicklung einer Social-Media-Strategie zum Umfang, das Erstellen oder Verwalten der Facebook-Seite eines Unternehmens dagegen nicht. Auch Leads über aktives Telemarketing zu generieren, liegt außerhalb des Umfangs, da es nichts mit Digitalmarketing zu tun hat. Wenn Sie den Unterschied zwischen Punkten im Umfang und außerhalb des Umfangs kennen, steuern Sie Ihre Projekte besser und vermeiden Verwirrung und Konflikte zwischen internen und externen Stakeholdern.

Mit Projektmanagement-Software Scope Creep in den Griff bekommen

Mit einer Projektmanagement-Software wie Hive sind Sie dem Scope Creep immer einen Schritt voraus. Hive ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie Projekte und Aufgaben verwalten sowie Änderungen und Aktualisierungen nachverfolgen. Mit Hive erstellen Sie ganz einfach ein Dokument zum Projektumfang und halten alle Stakeholder über Änderungen auf dem Laufenden. Außerdem überwachen Sie mit Hive Ihr Budget und verfolgen Ausgaben, damit Sie auch bei Anfragen außerhalb des Umfangs im Budget bleiben.