Die 41 wichtigsten Begriffe im Projektmanagement

In meinem ersten Jahr in einer Agentur war ich von dem Fachjargon und den grundlegenden Begriffen des Projektmanagements, die täglich fielen, regelrecht überwältigt. Meine Chefin bat mich, ein Gantt-Diagramm für unser nächstes Projekt zu erstellen, während Teammitglieder Sprints planten. Ich habe dieses erste Jahr im Grunde damit verbracht, viel zu nicken und danach genauso viel zu recherchieren.

Ich habe dieses erste Agenturjahr mit Recherchen und Schwierigkeiten bei den Begriffen des Projektmanagements verbracht. Deshalb hoffe ich, dass Sie diesen Artikel am Anfang Ihrer eigenen Projektmanagement-Laufbahn gefunden haben. Wenn Sie die meisten dieser Begriffe schon kennen, umso besser! Lesen Sie die Liste durch und nutzen Sie sie zur Auffrischung. Sind einige oder alle Begriffe neu für Sie, setzen Sie ein Lesezeichen auf diese Seite oder drucken Sie die Liste aus und nutzen Sie sie als Nachschlagewerk.

Glauben Sie mir: Bei unbekannten Begriffen einfach zu nicken, bringt Sie nur begrenzt weiter. Machen Sie sich stattdessen mit der Sprache des Projektmanagements vertraut. Schon bald können Sie beim Scrum mit den Besten mithalten. Ich habe zwar meine Lieblingsbegriffe im Projektmanagement (ja, Scrum gehört dazu), wollte die Liste aber so aufbauen, dass Sie leicht darin nachschlagen können. Und was ist einfacher als alphabetische Reihenfolge?

Hier ist sie also: eine Liste der am häufigsten verwendeten Begriffe im Projektmanagement, in alphabetischer Reihenfolge.

1. Agile Methodik

Agiles Projektmanagement ist eine Methodik, die flexible Änderungen und Anpassungen während des gesamten Projektzyklus zulässt. Sie arbeitet iterativ und stützt sich auf ständiges Feedback zwischen Team und Kunden bzw. Endnutzern. Dieser Managementansatz eignet sich am besten für Projekte mit sich ändernden Anforderungen, etwa Softwareentwicklung oder Produkteinführungen.

2. Baseline

Eine Baseline ist ein Referenzwert, mit dem Projektleitungen die Leistung eines Projekts messen. Sie bietet einen klar definierten Ausgangspunkt für den Projektplan und einen konkreten Bezugspunkt, an dem sich Erfolg und Fortschritt eines Projekts beurteilen lassen. Eine Baseline kann auf Umfang, Budget, Zeitplan und weiteren Größen des Projekts beruhen.

3. Briefing

Ein Projektbriefing ist eine Beschreibung eines Projekts. In der Regel fasst es kurz zusammen, was das Projekt umfasst, ohne zu viele Details oder Fachjargon. Ein Briefing erhalten meist sowohl die Beteiligten im Team als auch die Stakeholder.

4. Change Management

Change Management steuert und begleitet alle ungeplanten oder plötzlichen Veränderungen in einem Projekt, einem Team oder einem Unternehmen. Ein wirksamer Change-Management-Plan sorgt dafür, dass Änderungen reibungslos ablaufen und das Projekt nicht erheblich gestört wird.

5. Contingency

Eine Contingency, also ein Notfallplan, ist eine alternative Vorgehensweise für den Fall, dass Ihr erster Plan nicht aufgeht. Mit einem Notfallplan sparen Sie Stress und Ressourcen, wenn ein Projekt vom Zeitplan abweicht oder schiefläuft.

6. Dashboard

Das Dashboard ist der Bereich eines Projektmanagement-Systems, in dem alle wichtigen Informationen zu einem Projekt zusammenlaufen. Projektbeteiligte sehen dort Daten, Kennzahlen und Berichte und erkennen so den Projektstatus.

7. Deliverable

Ein Projekt-Deliverable ist ein greifbares Ergebnis des Projekts. Das kann ein Bericht, eine Software, eine Website oder alles andere sein, was die Projektziele erfüllt. Deliverables werden in der Regel in der Projektcharta oder im Projektplan festgelegt.

8. Abhängigkeiten

Eine Projektabhängigkeit ist eine Beziehung zwischen zwei Aktivitäten, die voneinander abhängen. Sie kann auf einer Einschränkung beruhen oder darauf, dass eine Aktivität erst starten kann, wenn die andere abgeschlossen ist.

9. Earned Value Management

Earned Value Management (EVM) ist eine Projektmanagement-Methodik, die Kosten, Zeitplan und Umfang kombiniert, um die Leistung zu messen. Die EVM-Methodik liefert konkrete Daten, anhand derer Projektleitungen vorausschauend entscheiden und das Projekt entsprechend anpassen können.

10. Erwartungsmanagement

Erwartungsmanagement bedeutet, dass alle, die an einem Projekt arbeiten, von den Stakeholdern bis zu den Mitgliedern funktionsübergreifender Teams, wissen, wie das Projekt ablaufen wird. Von der Kommunikation bis zur Projektleitung: Erwartungsmanagement bringt alle vom ersten bis zum letzten Projekttag auf denselben Stand.

11. Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, das den Zeitplan mit Start- und Enddatum der Aufgaben eines Projekts darstellt. Die Informationen erscheinen grafisch und helfen bei Planung, Terminierung und der Darstellung von Beziehungen zwischen Aufgaben. Ein Gantt-Diagramm ist für Projektleitungen nützlich, weil sie darin sehen, wie einzelne Aufgaben zusammenhängen und wie das Projekt auf der Zeitachse voranschreitet.

12. Gate

Ein Gate ist ein Kontrollpunkt am Ende einer Phase, an dem über die nächsten Schritte entschieden wird. An bestimmten Gates können Projektbeteiligte und Stakeholder den Fortschritt eines Projekts prüfen und entscheiden, ob das Projekt in die nächste Phase übergeht.

13. Zielsetzung

Zielsetzung ist der Prozess, messbare und erreichbare Ziele und Deadlines für Projekte festzulegen.

14. Erfahrungswerte aus früheren Projekten

Dazu zählen alle Informationen, Daten oder Ressourcen aus früheren Projekten, die helfen, Ziele zu setzen und künftige Projekte zu planen.

15. Iteration

Eine Iteration ist ein fester, klar abgegrenzter Zeitzyklus für die Arbeit. Iterationen dauern in der Regel einige Wochen, und Projekte können mehrere Iterationen durchlaufen.

16. Kanban

Kanban ist eine Projektmanagement-Methodik, bei der Aufgaben und Projekte visuell auf einem Board organisiert werden. Ein Kanban-Board ist in Spalten unterteilt, die einen Workflow abbilden. Aufgaben werden verschoben und angepasst, während sie die einzelnen Projektphasen durchlaufen. Kanban-Boards geben dem Team einen sehr guten visuellen Überblick über das Projekt und darüber, in welcher Phase jedes Teammitglied gerade arbeitet.

17. Key Performance Indicators (KPI)

Key Performance Indicators, kurz KPIs, sind konkrete Kennzahlen, mit denen der Erfolg eines Projekts gemessen wird. Ein KPI wird in der Regel vor Projektbeginn festgelegt. Das Projektmanagement-Team prüft anhand der KPIs, ob die Projektmarken erreicht werden.

18. Lebenszyklus

Ein Projektlebenszyklus ist der gesamte Projektprozess, mit dem die Deliverables entstehen. Lebenszyklen lassen sich in mehrere Phasen unterteilen: Planung, Analyse, Design, Budget usw. Nicht jede Phase gehört zu jedem Projektlebenszyklus, und die Lebenszyklen unterscheiden sich je nach den Deliverables des Projekts.

19. Meilenstein

Ein Meilenstein ist ein wichtiger Erfolg oder ein wichtiges Ereignis in einem Projekt. Meilensteine werden in der Regel früh in der Projektplanung festgelegt und dann über die gesamte Projektdauer verfolgt und gemeldet. Mit Meilensteinen lässt sich alles nachverfolgen, vom Abschlussdatum des Projekts bis zum Erreichen des Budgets.

20. Protokoll

Ein Meeting-Protokoll hält schriftlich fest, was in Meetings besprochen wurde. Es dokumentiert die Diskussionen, damit man später darauf zurückgreifen oder Maßnahmen daraus ableiten kann. Meeting-Notizen gehen meist an das Team und dienen als Grundlage für Entscheidungen und zur Fortschrittskontrolle.

21. Objectives and Key Results (OKR)

Objectives and Key Results, kurz OKRs, sind strategische Frameworks zur Zielsetzung. Sie helfen allen in einer Organisation, produktiver zu arbeiten und sich besser abzustimmen. Diese Strukturen können helfen, das große Ganze eines Projekts zu definieren. Objectives gelten auf allen Ebenen für einen festen Zeitraum, meist ein Quartal. Sie zeigen den Einzelnen besser, was sie zum Unternehmen beitragen, und fördern die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Key Results sind die messbaren Ergebnisse, die den Fortschritt in Richtung der Objectives verfolgen. So ist sichergestellt, dass alle in die richtige Richtung arbeiten, um die gewünschten Ziele zu erreichen.

22. Onboarding

Ein Projekt-Onboarding bedeutet, alle Tools, Ressourcen und Teammitglieder zusammenzubringen, damit alle das Projekt und die nächsten Schritte verstehen.

23. PERT-Diagramm

Ein PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique) ist ein grafisches Werkzeug, mit dem Aufgaben in einem Projekt terminiert, organisiert und bewertet werden. Es hilft Projektleitungen, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu erkennen und zu verfolgen. Außerdem lassen sich damit die Dauer einzelner Aufgaben und die Gesamtdauer des Projekts berechnen.

24. Projektcharta

Eine Projektcharta ist ein Dokument, das die Ziele und den Umfang des Projekts beschreibt. Sie nennt außerdem die wichtigsten Beteiligten und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten. Die Projektcharta dient dem Projektteam als Leitfaden und stellt sicher, dass alle auf demselben Stand sind.

25. Projektmanagement

Projektmanagement ist der Prozess, Projekte zu planen, zu organisieren, abzusichern, zu steuern und abzuschließen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Projektleitungen nutzen verschiedene Techniken und Tools, um Projekte zu steuern, Ziele zu setzen, Projektrisiken und mögliche Verzögerungen zu erkennen, den Fortschritt zu verfolgen und Ressourcen zu verwalten.

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26. Projektplan

Ein Projektplan ist ein Dokument, das die Schritte zum Abschluss eines Projekts beschreibt. Er enthält in der Regel detaillierte Angaben zu Zielen, Zeitplan, Ressourcen und Budget des Projekts. Projektleitungen nutzen den Projektplan als Leitfaden, um ihre Projekte pünktlich und im Budget abzuschließen.

27. Projekt-Stakeholder

Ein Projekt-Stakeholder hat ein berechtigtes Interesse am Projekt und kann dessen Ergebnis beeinflussen oder davon betroffen sein. Zu den Stakeholdern zählen unter anderem der Projektsponsor, Kunden, Endnutzer, Teammitglieder und andere wichtige Personen oder Organisationen.

28. Qualitätssicherung

Qualitätssicherung (QA) ist der Prozess, den Projektfortschritt systematisch umzusetzen und zu überwachen. Die QA erfolgt durch regelmäßige Audits, Gespräche und das Erreichen der Meilensteine im Projekt. Sie kann intern erfolgen oder an Teams für QA-Services ausgelagert werden. 

29. Ressourcenzuweisung

Ressourcenzuweisung bezeichnet den Prozess, einzelnen Projektaufgaben bestimmte Ressourcen wie Personen, Geld und Ausrüstung zuzuordnen. Die Zuweisung von Ressourcen ist ein wesentlicher Teil der Projektmanagement-Phase. Projekte brauchen die richtigen Ressourcen für die richtigen Aufgaben, damit sie pünktlich und im Budget abgeschlossen werden.

30. Ressourcenglättung

Gibt es Konflikte in einem Plan oder sind Ressourcen überbucht, hilft die Ressourcenglättung. Mit dieser Technik werden Ressourcen korrigiert und angepasst, damit ein Projekt wie geplant abgeschlossen werden kann. Zu den Ressourcen, die eine Glättung brauchen können, zählen Material, Zeit oder Personal für eine Aufgabe.

31. Risikomanagement

Risikomanagement ist der Prozess, die mit einem Projekt verbundenen Risiken zu bewerten, zu erkennen und zu verringern. Projektleitungen müssen mögliche Risiken vorausschauend erkennen und Notfallpläne bereithalten, falls Risiken eintreten.

32. Projektumfang

Der Projektumfang (Scope) beschreibt die konkreten Ziele eines Projekts. Er kann zum Beispiel über Dauer, Budget und Ziele des Projekts definiert werden. Projektleitungen müssen sicherstellen, dass der Projektumfang klar festgelegt und allen Stakeholdern kommuniziert ist, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.

33. Scope Creep

Scope Creep liegt vor, wenn ein Projekt über den ursprünglich festgelegten Umfang hinauswächst. Das kann passieren, wenn die Projektziele unklar sind oder das Projektmanagement-Team das Projekt nicht im Griff hat.

34. Scrum

Scrum ist ein Begriff aus der agilen Methodik. Scrum ist ein Framework, das einen Zyklus aus kontinuierlicher Zusammenarbeit der Teammitglieder über den Projektlebenszyklus nutzt. In Scrum-Projekten werden Aufgaben priorisiert und konkrete Ziele für einen bestimmten Zeitraum festgelegt.

35. Sprint

Ein Sprint ist ein festgelegter Zeitraum, in dem bestimmte Aufgaben abgeschlossen werden sollen.

36. SWOT-Analyse

SWOT ist ein Akronym für „Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats“ (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken). Die SWOT-Analyse ist ein Verfahren, ein Projekt vor dem Start strategisch zu planen. Eine SWOT-Analyse hilft dem Team, Hindernisse für das Projekt zu erkennen und die Ressourcen zusammenzustellen, die für Planung und Umsetzung nötig sind.

37. Zeitplan

Ein Zeitplan ist die chronologische Darstellung eines Projekts und seiner Aktivitäten. Er kann zum Beispiel vor Projektbeginn entstehen, um Erwartungen zu klären. Er kann auch nach Projektende vorgelegt werden, um den tatsächlichen Ablauf der erledigten Arbeit zu zeigen. 

38. Magisches Dreieck

Das magische Dreieck, auch Projektdreieck genannt, ist die Theorie, dass jedes Projekt innerhalb von drei Parametern abläuft: Umfang, Zeit und Kosten. Ändert sich einer dieser Faktoren, wirkt sich das auf die anderen beiden aus.

39. Wasserfallmethode

Die Wasserfallmethode ist eine Projektmanagement-Strategie, bei der die Projektphasen nacheinander abgeschlossen werden. Das heißt: Sobald eine Projektphase abgeschlossen ist, kann die Arbeit erst weitergehen, wenn der nächste Schritt freigegeben wurde. Die Wasserfallmethode wird oft zusammen mit dem Gantt-Diagramm eingesetzt.

40. Workflow

Ein Workflow umfasst alle festgelegten Schritte, die zur Erstellung eines Deliverables nötig sind. Workflows zeigen jedem Teammitglied, was erledigt werden muss, um eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt abzuschließen. Workflows sind entscheidend, um Projekten Struktur und Ordnung zu geben. 

41. Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS)

Ein Projektstrukturplan (WBS) ist ein Werkzeug, das ein Projekt in kleinere, besser handhabbare Aufgaben zerlegt. Er hilft Projektleitungen, das Projekt zu visualisieren und seinen Fortschritt zu verfolgen. Der WBS lässt sich im Projektverlauf anpassen, um Änderungen abzubilden.

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