So nutzen Sie Projektergebnisse, um die Ziele Ihres Teams zu erreichen

Projektmanagement ist der Prozess, Ressourcen zu planen, zu organisieren und zu steuern, damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird – einschließlich der Projektergebnisse (Deliverables). Dazu gehört auch, dass alle Projektziele unterwegs erreicht werden. Deshalb ist es wichtig zu wissen, welche Deliverables Ihr Projekt ausmachen.

Projekt-Deliverables sind der entscheidende Endpunkt jedes Projekts und sollten gleich zu Beginn festgelegt werden. Jedes Teammitglied in Ihrem Projekt kann andere Deliverables haben. Behalten Sie das während des gesamten Projekts im Blick.

Das klingt nach einer überflüssigen Frage. Tatsächlich arbeiten aber immer noch Unternehmen ohne Standardarbeitsanweisungen und ohne feste Kennzahlen für ihre Projekte. Wer Projekte nicht steuert, „löscht“ ständig Brände und scheitert im Projektmanagement. Das verschwendet die Zeit aller, besonders in einer Welt aus Remote- und Hybridarbeit, in der wir so effizient und kommunikativ wie möglich sein müssen.

Damit Sie nicht ständig hinterherlaufen und Arbeit nicht wie eine Katastrophe nach der anderen wirkt, muss Ihr Team Projekte steuern können. Hier kommt das Projektmanagement ins Spiel. Mit einem festen Projektmanagement-Stil vermeiden Sie alle Fallstricke, die ungesteuerte Projekte mit sich bringen.

Projektmanagement und Projektmanagement-Software geben Teams Struktur und einen Rahmen. Dieser Rahmen umfasst Deadlines, die Zuweisung von Aufgaben und die Verfolgung des Fortschritts. Richtig umgesetzt, bietet Projektmanagement Teams eine Roadmap und erhöht die Chance auf Projekterfolg.

Was sind Projekt-Deliverables?

Projekt-Deliverables sind erreichbare Ziele oder Endergebnisse eines Projekts. Sie stehen für die Produkte, Services und Ergebnisse, die entstehen müssen, damit das Projekt abgeschlossen ist. Zu den Projekt-Deliverables zählen physische Produkte wie Gebäude, Dokumente, Prozesse, Schulungsmaterialien und Studien, aber auch immaterielle Ergebnisse wie organisatorischer Wandel oder die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Projekt-Deliverables werden in der Regel im Projektumfang und im Projektplan beschrieben und dienen als Maßstab, wenn Sie den Erfolg des Projekts bewerten.

Interne Projekt-Deliverables

Diese Art von Deliverable entsteht während des Projekts und wird vom Projektteam genutzt. Interne Deliverables richten Teams im Unternehmen auf bestimmte Ziele aus. Sie werden in der Regel nicht an Kunden oder Stakeholder weitergegeben, sondern helfen dem Team intern, den Überblick zu behalten. Beispiele für interne Projekt-Deliverables:

• Scope-Dokument

• Reporting

• Check-ins

• Präsentationen

Externe Projekt-Deliverables

Externe Projekt-Deliverables sind Produkte oder Services, die an Kunden oder Auftraggeber geliefert werden. Sie werden am Ende eines Projekts übergeben. Diese Deliverables erfüllen die Anforderungen von Kunden und Stakeholdern und sind der Grund, warum es Projektmanagement überhaupt gibt. Beispiele für externe Projekt-Deliverables:

• Software-Anwendung

• Website-Entwicklung

• Produkt-Prototyp

• Content

So legen Sie ein erfolgreiches Projekt-Deliverable fest

Sie kennen jetzt die verschiedenen Arten von Projekt-Deliverables. Schauen wir uns an, wie Sie ein Deliverable erfolgreich aufsetzen. Der erste Schritt sind die grundlegenden Projektanforderungen. Wer das Endziel eines Projekts kennt, kann den Weg dorthin planen. Für gute Projekt-Deliverables folgen Sie diesen drei wichtigen Schritten:

• Definieren Sie, was das Projekt erreichen soll

• Legen Sie fest, wer für jedes Deliverable verantwortlich ist

• Erstellen Sie einen Zeitplan dafür, wann jedes Deliverable fertig sein soll

Jedes Projekt hat ein oder mehrere Arten von Deliverables. Doch egal welcher Art: Jedes Deliverable muss bestimmte Kriterien erfüllen, um erfolgreich zu sein. Diese Erfolgskriterien kennt man als das „Magische Dreieck“ des Projektmanagements. Es umfasst Folgendes:

• Umfang: Das Deliverable muss die Anforderungen und Spezifikationen erfüllen, die im Projektumfang festgelegt sind.

• Zeitplan: Das Deliverable muss pünktlich und im Budget geliefert werden.

• Qualität: Das Deliverable muss die Qualitätsstandards des Projekts erfüllen oder übertreffen.

Erfüllt ein Deliverable diese Kriterien nicht, gilt es als gescheitert. Ein klares Verständnis jedes Deliverables ist entscheidend, um zu beurteilen, ob es ein Erfolg oder ein Misserfolg war. Wenn Sie Deliverables festlegen und ihren Fortschritt verfolgen, vermeiden Sie teure Fehler und stellen sicher, dass jedes Deliverable die nötigen Erfolgskriterien erfüllt.

Projekt-Deliverables meistern und typische Fehler vermeiden

Wir haben gerade besprochen, wie Sie erfolgreiche Projekt-Deliverables aufbauen. Genauso wichtig ist es, die häufigsten Fehler in dieser Phase der Projektplanung zu kennen und zu vermeiden. Genau darum geht es in diesem Abschnitt. 

Das sind die häufigsten Fehler beim Festlegen von Projekt-Deliverables und so vermeiden Sie sie:

1. Deliverables nicht klar definieren: Jede Person im Team muss wissen, was sie am Ende einer Frist abliefern soll. Gemeint sind nicht die Aufgaben, die dafür nötig sind, sondern die tatsächliche Arbeit, die am Ende eines Zeitraums vorliegt. Wenn Teammitglieder ihre Deliverables nicht kennen, entstehen Verwirrung und Missverständnisse. 

2. Keine realistischen Zeitpläne setzen: Wenn Sie Deliverables zuweisen, fragen Sie Teammitglieder nach ihrer Einschätzung zu den Deadlines. Unrealistische Zeitpläne führen oft zu verpassten Deadlines, hastiger Arbeit und Deliverables von geringer Qualität.

3. Keine Verantwortung zuweisen: Das Hauptrisiko ist fehlende Verbindlichkeit. Die Projektleitung sollte immer wissen, wer wofür verantwortlich ist, damit die Lieferung gesichert ist. Sprechen Sie mit Teammitgliedern über ihre Verantwortung im Projekt, damit der Prozess ohne Verwirrung läuft. 

4. Nicht wirksam kommunizieren: Zu viel Kommunikation gibt es nicht. Es ist viel besser, immer im Austausch zu sein, als zu spät im Prozess überrascht zu werden. Schlechte Kommunikation kann zu Fehlern, verpassten Deadlines und Deliverables von geringer Qualität führen. 

5. Fortschritt nicht messen und verfolgen: Was Sie nicht messen können, können Sie nicht steuern. Wenn Sie Probleme im Zeitplan Ihrer Deliverables früh erkennen, wird das Projekt pünktlich fertig.

6. Keine Zustimmung der Stakeholder einholen: Ein Projekt besteht aus Menschen. Wenn Sie nicht die Zustimmung der Stakeholder einholen, kann das später zu Widerstand und Problemen führen. 

7. Nicht flexibel sein: Die Regel Nummer eins im Projektmanagement lautet: Planen Sie, aber lassen Sie Raum für Änderungen. Das heißt, Zeitpläne, Deliverables und Ressourcen bei Bedarf anzupassen. Seien Sie wie Wasser, mein Freund!

So vermeiden Sie diese typischen Fehler: 

• Nutzen Sie ein Projektmanagement-Tool, um den Fortschritt zu verfolgen, Ressourcen zu steuern und mit Teammitgliedern zu kommunizieren. Achten Sie darauf, dass jedes Deliverable klar nach Umfang, Zielen und Ergebnissen definiert ist.

• Sorgen Sie dafür, dass Zeitpläne realistisch sind und die Komplexität des Deliverables sowie die verfügbaren Ressourcen berücksichtigen.

• Stellen Sie sicher, dass jedes Deliverable eine klare Verantwortliche oder einen klaren Verantwortlichen hat, die oder der es pünktlich und im Budget abschließt.

• Kommunizieren Sie klar und konsequent über Projekt-Deliverables. Dazu gehört, produktive Meetings zu meistern, regelmäßige Updates zu geben, Statusberichte zu erstellen und Probleme zu verfolgen. 

• Zerlegen Sie große Deliverables in kleinere Aufgaben. So wirken sie weniger einschüchternd, und der Fortschritt lässt sich leichter verfolgen.

• Nutzen Sie eine Checkliste, damit alle Schritte zum Abschluss eines Deliverables erledigt werden.

• Holen Sie früh und oft Feedback der Stakeholder zu den Deliverables ein. Binden Sie sie  in das Definieren, Planen und Umsetzen der Projekt-Deliverables ein.

• Feiern Sie Erfolge unterwegs. So bleiben Teammitglieder motiviert.

Projekt-Deliverables im Vergleich mit ähnlichen Begriffen

Begriffe aus dem Projektmanagement werden manchmal verwechselt oder falsch benannt. Damit das nicht passiert, finden Sie hier einige gängige Begriffe und Aktivitäten im Projektlebenszyklus, die oft mit Projekt-Deliverables verwechselt werden.

Projekt-Deliverable und Meilenstein

Ein Projekt-Meilenstein markiert den Abschluss einer entscheidenden Projektphase. Er ist nicht dasselbe wie ein Projekt-Deliverable, also das tatsächliche Ergebnis der Projektphase.

Projekt-Deliverable und Zielsetzung

Eine Projektzielsetzung ist das übergeordnete Ziel, das das Projekt erreichen will. Sie ist nicht dasselbe wie ein Projekt-Deliverable, also das tatsächliche (externe oder interne) Ergebnis des Projekts.

Projekt-Deliverable und Aufgabe

Eine Projektaufgabe ist eine Handlung, die im Projekt erledigt werden muss, um einen Meilenstein oder ein Ziel zu erreichen. Aufgaben werden innerhalb der Projekt-Deliverables erledigt, sind aber selbst keine Deliverables.

Beispiele für Projekt-Deliverables

Wir haben nun Arten, Erfolgskriterien und die Schritte zum Festlegen von Projekt-Deliverables besprochen. Jetzt folgen einige Beispiele aus bestimmten Branchen. Es sind nicht alle denkbaren Deliverables, aber einige der gängigeren branchenspezifischen.

Deliverables in Softwareentwicklungsprojekten

• Technische Spezifikation

• Testplan

• Software-Prototyp

Deliverables in Bauprojekten

• Bauzeitenplan

• Materialliste

• Lageplan

Deliverables in Marketingkampagnen-Projekten

• Kampagnenplan

• Creative Brief

• Budgetaufstellung

Software für die Verwaltung von Projekt-Deliverables

Viele verschiedene Softwareanwendungen auf dem Markt eignen sich zur Verwaltung von Projekt-Deliverables. Es gibt außerdem Software für bestimmte Branchen, von Flottenmanagement-Software für Behörden über Softwaresysteme für die Fertigung bis hin zu Biotech-Plattformen. Manche dieser Anwendungen sind umfassender als andere und bieten mehr Funktionen und Vorteile. Wenn Sie die passende Software für Ihre Projekt-Deliverables wählen, achten Sie auf eine flexible und benutzerfreundliche Plattform.

Hive ist eine hervorragende Projektmanagement-Software, mit der Sie Projekt-Deliverables einfach verfolgen und verwalten.

Wenn Sie eine Projektmanagement-Software suchen, die Sie beim Aufbau Ihrer Projekt-Deliverables unterstützt, ist Hive die ideale Lösung. Mit Hive können Sie:

• Eine Vorlage für Projekt-Deliverables erstellen

• Projekt-Deliverables Teammitgliedern zuweisen

• Fälligkeitsdaten für Projekt-Deliverables festlegen

• Den Fortschritt von Projekt-Deliverables verfolgen

• Die Leistung von Projekt-Deliverables überwachen

Projekt-Deliverables aufzubauen muss keine schwierige Aufgabe sein. Mit den richtigen Tools und Prozessen wird jedes Deliverable zum Erfolg. Starten Sie eine kostenlose 14-tägige Testphase von Hive und setzen Sie Ihre Projekte noch heute um.