Was ist das Parkinsonsche Gesetz? Es könnte die Produktivität Ihres Teams beeinträchtigen

Sie möchten Ihr Team vor Burnout schützen und gleichzeitig optimale Leistung fördern? Dann sollten Sie das Parkinsonsche Gesetz kennen. Es besagt: Arbeit dehnt sich so weit aus, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. „Einfach gesagt: Wenn Sie sich für eine Aufgabe zwei Stunden geben, dauert sie zwei Stunden. Geben Sie sich vier, dauert sie genau so lange“, sagt Paul Holbrook, Gründer von Diary Detox. Die Organisation entwickelt Führungskräfte und will unbeabsichtigtes Management abschaffen. Ihr Ziel sind Managerinnen und Manager, die Menschen mögen. „Das Parkinsonsche Gesetz ist die größte Ursache für verlorene Produktivität und geschwächtes Wohlbefinden. Wir lassen es in unser Leben, allein durch die Art, wie wir unsere Kalender nutzen.“ Wissen ist Macht: Mit dem richtigen Ansatz fürs Zeitmanagement können Sie dieses Prinzip für sich nutzen, statt es negativ auf Ihr Team wirken zu lassen. Holbrook teilt im Folgenden einige Tipps, mit denen Sie diese Produktivitätsfalle im Keim ersticken und die Produktivität Ihres Teams steigern.

So funktioniert das Parkinsonsche Gesetz

Angenommen, eine Aufgabe braucht 20 Minuten. Sie geben sich dafür den ganzen Nachmittag. Vielleicht denken Sie zuerst: „Ich habe noch jede Menge Zeit.“ Dann trifft eine neue E-Mail ein. Und eine LinkedIn-Benachrichtigung ist auch noch da. Vielleicht kommt ein Kollege vorbei und stellt Ihnen eine Frage. Am Ende haben Sie zwei Stunden für die Aufgabe gebraucht statt 20 Minuten.

Je mehr Zeit Sie sich für eine Aufgabe geben, desto komplexer und einschüchternder kann sie psychologisch werden, um diese Zeit zu „füllen“. Vielleicht verbringen Sie sogar mehr dieser Zeit damit, die Aufgabe aufzuschieben und sich Sorgen zu machen.

Wie das Parkinsonsche Gesetz die Produktivität beeinflusst

Dieses Produktivitätsprinzip wirkt sich direkt auf Ihre eigene Arbeit und die Ihres Teams aus. Nehmen Sie zum Beispiel Ihren Kalender.

„Die meisten von uns nutzen den Kalender für Meetings, die sie mit anderen vereinbart haben. Der Rest der Zeit bleibt leer“, so Holbrook. „Aber wenn wir nur Meetings planen und alles andere leer lassen, was passiert dann? Arbeit dehnt sich aus, um diese Zeit zu füllen … das Parkinsonsche Gesetz.“

Es kann sogar die Work-Life-Balance beeinträchtigen und zu geringerer Arbeitsleistung und sogar zu psychischen Problemen führen. „Ohne Grenze dehnt sich Arbeit auch auf unsere Freizeit aus. Wir bekommen die Krümel, wir bekommen, was für uns übrig bleibt, und das ist nicht viel.“

Das Problem: Es gibt immer mehr Arbeit, die Sie erledigen können. Genau das passiert, wenn Sie Ihre Zeit „dem Zufall überlassen“, wie Holbrook es nennt. „Bevor Sie es merken, verbringen Sie die meiste Zeit mit Arbeit und keine mehr damit, sich mit Freunden, Familie oder allein zu entspannen“, ergänzt er.

Zwei wichtige Prinzipien gegen das Parkinsonsche Gesetz

Es gibt aber auch gute Nachrichten. Wer versteht, wie allgegenwärtig das Parkinsonsche Gesetz ist, kann klare Strukturen schaffen und die Zeit bei der Arbeit besser nutzen. Intelligent zu arbeiten bedeutet, sich konsequent auf Prioritäten mit echter Wirkung zu konzentrieren und Beschäftigungstherapie zu streichen. Das ist das bestmögliche Ergebnis im Umgang mit dem Parkinsonschen Gesetz.

Laut Holbrook helfen dabei zwei Dinge: Erstens kennen Sie die wahren Kosten dessen, was in Ihrem Kalender steht. Zweitens arbeiten Sie einfach weniger (ja, wirklich!).

„Nutzen Sie Ihren Kalender nicht nur für Meetings mit anderen. Tragen Sie alles ein, was zu diesen Meetings dazugehört: Vorbereitung, Nachbereitung, Anreise und so weiter“, empfiehlt er. „Wenn Sie die wahren Kosten dessen sehen, was bereits in Ihrem Terminkalender steht, gehen Sie konsequenter mit Ihrer Zeit um und schieben weniger auf. Denn Sie merken, wie wenig Zeit Sie tatsächlich haben.“

Zum Thema weniger arbeiten: Sie verkürzen die verfügbare Arbeitszeit, damit die Arbeit schneller fertig wird. So nutzen Sie das Parkinsonsche Gesetz zu Ihrem Vorteil.

„Erstellen Sie ein Grundgerüst aus Aufgaben, die dafür sorgen, dass Sie sich um Ihr körperliches, geistiges, emotionales und spirituelles Wohlbefinden kümmern. Tragen Sie es vor allem anderen in Ihren Kalender ein“, sagt Holbrook. Dazu gehören zum Beispiel Essenspausen, Sport und vielleicht eine Freizeitaktivität oder ein Spaziergang am Ende des Tages, der Ihrem Gehirn signalisiert, dass Feierabend ist, etwa eine Runde mit dem Hund.

Klingt kontraproduktiv? Das soll es auch. „Das verringert natürlich die Zeit für die Arbeit und könnte Sie glauben lassen, dass Sie weniger schaffen. Tatsächlich schaffen Sie aber mehr, in weniger Zeit. Die Lücken für die Arbeit sind kleiner, und deshalb bleiben Sie fokussierter.“