Das Pareto-Prinzip für maximales Zeitmanagement nutzen

Das Pareto-Prinzip (auch 80/20-Regel genannt) besagt, dass 80 % der Ergebnisse auf 20 % der Maßnahmen zurückgehen. Für viele Vordenker ist es inzwischen ein Weg, Aufgaben zu priorisieren und die Produktivität zu steigern. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie es für sich nutzen.

Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip ist nach dem Ökonomen Vilfredo Pareto benannt. Es beruht auf der Beobachtung, dass 80 Prozent des Grundbesitzes in seiner italienischen Heimat nur 20 Prozent der Bevölkerung gehörten. Pareto prüfte die Idee in anderen Ländern und stellte dasselbe fest: Die Verteilung ist nicht immer gleichmäßig.

Paretos Entdeckung aus dem 19. Jahrhundert wurde dann vom Management-Berater Joseph M. Juran auf die moderne Wirtschaft übertragen. Er nutzte das Pareto-Prinzip in der Qualitätskontrolle und vertrat die These, dass 80 Prozent der Probleme eines Produkts auf 20 Prozent der immer gleichen Ursachen zurückgehen. So werden zum Beispiel 80 Prozent der Pannen bei Fahrzeugen von 20 Prozent der Auto- oder Lkw-Teile verursacht, oder 80 Prozent der Abstürze eines Programms von 20 Prozent der Bugs.

Diese Vergleiche lassen sich auch auf andere Bereiche des Managements übertragen. Das Pareto-Prinzip wurde bereits auf Marketing, Produkte, Öffentlichkeitsarbeit und mehr angewendet. Es kann sein, dass 80 Prozent des Traffics auf Ihrer Website von 20 Prozent Ihrer Social-Media-Beiträge stammen, oder dass 80 Prozent der Gewinne Ihres Unternehmens auf 20 Prozent Ihrer Kunden entfallen.

Was bedeutet das für mich?

Das Pareto-Prinzip gilt nicht in jeder Situation, denn es ist nur eine Hypothese auf Basis von Beobachtungen. Die grundlegende Botschaft können Sie trotzdem für sich nutzen. Forbes-Council-Mitglied Anthony Bahr nennt das Pareto-Prinzip „brutal“ und „entscheidend“. Es gilt nicht nur für den Geschäftsbetrieb. Unter Vordenkern wird die 80/20-Regel als lebensverändernde Methode gepriesen, um Fähigkeiten zu verbessern, besonders bei Produktivität und Zeitmanagement.

Wichtig ist: Nur weil etwas nicht zu den entscheidenden 20 Prozent gehört, ist es nicht unwichtig. Die übrigen 80 Prozent Ihres Einsatzes sind bei der Arbeit an Ihren Aufgaben wertvoll. Sie stehen aber vielleicht weiter unten auf der Prioritätenliste oder brauchen weniger Aufmerksamkeit.

Die Sichtweise dahinter lautet: Wer im Geschäft alles gleich behandelt, also alle Kunden, Aufgaben, Kolleginnen und Kollegen und Networking-Gelegenheiten, bremst sich am Ende selbst aus. Im Leben sind manche Dinge wichtiger als andere. Sie entscheiden, was Sie weiterbringt, auch wenn Sie dafür manches zurücklassen müssen.

Das Prinzip anwenden

Der Schlüssel zu Innovation liegt darin, mit überschaubaren Teilen Ihres Umfelds anzufangen. Deshalb ist es so wichtig, das Pareto-Prinzip täglich umzusetzen: 80 Prozent der Arbeit in 20 Prozent Ihres Tages.

Eine häufige Anwendung des Pareto-Prinzips ist die Planung Ihres Zeitbudgets für den Tag. Laut der Regel erledigen Sie 80 Prozent Ihrer täglichen Arbeit in 20 Prozent Ihres Tages. Das heißt aber nicht, dass Sie gut priorisieren. In Ihren produktivsten Stunden kann Sie ein Schub an Inspiration dazu bringen, Dinge zu tun, die am Ende kaum Einfluss auf Ihre Arbeitslast oder das Unternehmen insgesamt haben.

Halten Sie in diesen 20 Prozent des Tages, in denen Sie sich am inspiriertesten fühlen, fest, was Sie alles erledigen. Sind diese Aufgaben wichtig, oder sind es nur leichte Beschäftigungen? Und nutzen Sie den Rest des Tages sinnvoll, oder wollen Sie nur beschäftigt wirken?

Wenn Sie das Pareto-Prinzip auf Ihren eigenen Zeitplan anwenden, seien Sie konsequent, so wie beim Beschneiden eines Gartens. Wenn Sie jeden Tag zur selben Zeit produktiv sind, planen Sie Ihre anspruchsvollste Arbeit für diese paar Stunden ein.

80 Prozent der Aufgaben, 20 Prozent der Ressourcen

Ein weiteres Problem nach dem Pareto-Prinzip: Sie merken nicht, dass 80 Prozent Ihrer Aufgaben nur 20 Prozent Ihrer Ressourcen erfordern. In diesem Beispiel nutzen Sie nur 20 Prozent Ihrer Denkleistung, wenn Sie sich mit dem Großteil Ihrer Arbeit beschäftigen, sei es ein Meeting, eine E-Mail oder die Dateneingabe in einer Software. Die restlichen 20 Prozent Ihrer Aufgaben verlangen vielleicht einiges an Kopfarbeit, und deshalb schieben Sie sie womöglich vor sich her. Wenn Sie merken, dass ein großer Teil Ihrer Arbeit nicht viel Denkleistung braucht, scheuen Sie sich nicht, zu delegieren oder Abläufe zu vereinfachen. Es gibt viele Wege, Aufgaben zu erledigen und sich dabei auf Wichtigeres zu konzentrieren. Und der unproduktivste Teil Ihres Tages kann der produktivste Teil eines anderen Tages sein, wenn Sie die Arbeit einfach teilen.

80 Prozent der Kommunikation, 20 Prozent der Kolleginnen und Kollegen

Das Pareto-Prinzip erinnert Sie auch daran, dass 80 Prozent Ihrer Kommunikation an einem Tag mit denselben 20 Prozent der Personen stattfinden können. Mit Kolleginnen und Kollegen, Kunden und Teammitgliedern sprechen Sie regelmäßig, während andere Kontakte wie Vorgesetzte oder Mitarbeitende weniger Zeit beanspruchen. Wie pflegen Sie diese Beziehungen also gut, ohne andere zu vernachlässigen? Investieren Sie in Ihre engen Beziehungen, und sorgen Sie dafür, dass die Menschen, mit denen Sie täglich arbeiten, mit der Zusammenarbeit zufrieden sind. Sie können Bagels mitbringen, zum Geburtstag einen Blumenstrauß schicken oder in einer E-Mail ein zusätzliches Emoji einfügen, wenn jemand einen frustrierenden Tag hat. Sie müssen weniger enge Kontakte nicht ganz aus dem Blick verlieren. Sie sollten aber nicht darauf bauen, dass diese Beziehungen Sie im Berufsalltag so stärken wie Ihr Team.

Das Fazit

Das Pareto-Prinzip ist nicht nur eine nette Denkübung. Es ist eine Haltung, die verändern kann, wie Ihr Tag aussieht und wie Ihre Aufgaben am Ende erledigt werden. Es hilft Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und alles loszulassen, was Ihren Arbeitstag unnötig bremst. Das Reduzieren fühlt sich manchmal etwas radikal an, und das Delegieren von Aufgaben oder ein bewussterer Umgang mit der Zeit für Beziehungen wirkt vielleicht hart. Aber so wird Ihr Arbeitstag schlanker und besser, und Sie werden eine bessere Mitarbeiterin oder ein besserer Mitarbeiter und eine bessere Kollegin oder ein besserer Kollege.

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