6 Prinzipien der Prozessverbesserung, die jedes Team beherzigen sollte

Wer würde nicht gern von besseren Prozessen profitieren? Prozessverbesserung spart Zeit und Geld. Sie hilft Ihnen, Ihre Arbeit zu skalieren. Sie ermöglicht stärkere Teamarbeit und Zusammenarbeit. Kurz: Sie macht die Arbeit für alle Beteiligten besser und angenehmer. Doch auch wenn jedes Team bessere Prozesse will, ist nicht jedem klar, wie herausfordernd der Weg dorthin sein kann. „Prozessverbesserung ist viel schwieriger, als es klingt. Wenn sie beim ersten Mal nicht richtig umgesetzt wird, verlieren Sie das Vertrauen und letztlich die Zustimmung des Teams“, sagt Amanda A. Russo, Gründerin und CEO von Cornerstone Paradigm Consulting, LLC, einer globalen Beratung für Geschäftsabläufe. Sind Sie bereit, die Herausforderung anzunehmen und gestärkt daraus hervorzugehen? Entscheidend ist die Vorbereitung. Hier sind sechs Prinzipien der Prozessverbesserung, die laut Russo jedes Team beherzigen sollte.

1. Investieren Sie viel Aufwand in die Vorbereitung

Zuerst müssen Sie am Anfang viel Arbeit investieren, um später zu profitieren. Die erste Phase jedes Vorhabens zur Prozessverbesserung sollte die Bestandsaufnahme des aktuellen Stands sein. Wer diesen Schritt überspringt, wirft sich später zurück. Nehmen Sie sich also Zeit und recherchieren Sie gründlich.

„Sie müssen unbedingt die gesamte Vorarbeit leisten, bevor Sie überhaupt eine Roadmap für die Veränderung entwerfen. Das heißt: alle Daten sammeln, den Ist-Zustand abbilden, Ihre Technologie verstehen und wirklich die Ursache der Probleme im Unternehmen finden. Das braucht viel Zeit“, sagt Russo.

2. Nehmen Sie nie etwas als gegeben an

Dazu gehört auch, vorgefasste Meinungen über den Prozess und das, was sich ändern muss, beiseitezulegen. „Gehen Sie nie davon aus, dass Sie etwas wissen, weder das Problem noch die Lösung. Das ist sehr schwierig, wenn man intern arbeitet und so nah am Tagesgeschäft ist“, ergänzt sie. Wer das Projekt selbst durchführt, muss laut Russo die eigene Voreingenommenheit beiseitelassen.

„Das heißt: nicht davon auszugehen, dass man weiß, was falsch läuft, nicht schon Lösungen festzulegen, nicht voreilig eine Technologie zu wählen und nicht zu glauben, dass eine Person oder mehrere Personen für die Lücke oder die Probleme verantwortlich sind.“

3. Seien Sie offen dafür, falsch zu liegen

Wer eine Initiative leitet, tut sich oft schwer damit, falsch zu liegen. Wer stolz auf seine Arbeit ist, will gute Arbeit leisten und mit seinen Beiträgen richtigliegen. Wer Prozesse verbessern will, muss aber offen dafür sein, sich zu irren. Das heißt: sich bewusst machen, dass man unweigerlich blinde Flecken hat, und versuchen, sie aufzudecken.

„In meiner Laufbahn habe ich unzählige Führungskräfte erlebt, die wirklich glauben, alles über ihre Organisation zu wissen – bis wir uns hineinbegeben und aufdecken, was alles passiert“, sagt Russo.

4. Verstehen Sie, dass Veränderung schwierig ist

Jedes Team und jede Führungskraft sollte außerdem daran denken, dass Veränderung schwierig ist, selbst wenn man sie wirklich will. Ja, der neue Prozess wird großartig sein, sobald er läuft. Aber Veränderung verläuft holprig, und ein Change-Management ist nötig.

„Der Weg zu dem Zustand, den Sie sich wünschen, bedeutet eine Umstellung“, ergänzt Russo. Wenn Sie damit rechnen, dass es eine Umstellung wird, statt die Dinge durch die rosarote Brille zu sehen, können Sie Ihr Team bei den Startschwierigkeiten unterstützen.

5. Beziehen Sie die richtigen Personen ein

Laut Russo sollten Sie alle in Ihre Pläne zur Prozessverbesserung einbeziehen. Ja, auch Menschen, die Sie für nicht relevant halten. Warum? Zwei Gründe: Sie gewinnen später Zustimmung, wenn die Menschen die neuen Prozesse übernehmen sollen, und Sie sammeln Erkenntnisse, um ein vollständigeres Bild davon zu bekommen, was tatsächlich passiert.

„Ja, Sie müssen alle in diesen Prozess einbeziehen, wenn sie hinter den Möglichkeiten stehen sollen, die zum gewünschten Ergebnis führen können. Sie müssen die Meinungen aller anhören und berücksichtigen, auch die von Menschen, die Ihrer Ansicht nach in dieser Sache kaum oder gar nichts mitzureden haben.“

Wichtig ist auch, die richtigen Personen mit der Leitung des Projekts zur Prozessverbesserung zu beauftragen. Die Optimierung von Abläufen erfordert Fähigkeiten wie Projektmanagement, und nicht jede und jeder ist dafür geeignet, Veränderungen zu leiten.

6. Finden Sie zuerst die Ursache des Problems

Ein zentrales Prinzip für jede Art von Prozessverbesserung lautet schließlich: Gehen Sie immer zuerst der Ursache des Problems auf den Grund, bevor Sie voreilig Lösungen wählen – besonders technische.

„Vertriebsleute für Technologie sind dazu da, Ihnen eine Lösung zu verkaufen, nämlich ihre Lösung“, sagt Russo. „Das heißt nicht, dass sie Sie absichtlich in die falsche Richtung lenken wollen. Aber Sie müssen bedenken, dass sie Ihnen ihre Lösung verkaufen wollen. Das kann leicht zu einem Tunnelblick führen.“

Wenn Sie nicht klar wissen, welches Problem Sie lösen wollen, greifen Sie am Ende zu Lösungen, die Sie gar nicht brauchen, und lassen zentrale Probleme liegen. Sprechen Sie also die richtige Zielgruppe an, ermitteln Sie die Ursache des Problems und klären Sie zuerst Ihre Prozessprobleme.

Hive ist die erste demokratisch entwickelte Produktivitätsplattform der Welt. Erfahren Sie hier, wie wir Ihnen helfen können.