Projektmanagement-Dashboard erstellen: Die besten Tools und Tipps

Projektmanagement-Dashboards sind visuelle Tools. Sie helfen der Projektleitung, den Projektfortschritt zu verfolgen, Risiken zu erkennen und Aufgaben effizient an Teammitglieder zu verteilen. Außerdem bieten diese Dashboards individuelle Berichte. So prüfen Sie den Projektstatus schnell und setzen Ressourcen und Zeit besser ein.

Ihr Projektmanagement-Dashboard können Sie ganz nach Wunsch aufbauen. Meist enthält es Grafiken, Diagramme und andere visuelle Darstellungen von Projektdaten für Projektverfolgung und Reporting. 

Doch woher stammen diese Daten? Ganz einfach: Sie kommen direkt aus dem Projektmanagement-System, in dem Sie arbeiten (zum Beispiel Hive). Das Dashboard basiert auf Zeiterfassung, Projektplanung und anderen Produktivitäts-Tools und arbeitet innerhalb des Projektmanagement-Tools, das Sie täglich nutzen. So wird jede Projektübersicht umfassender und leichter lesbar, als wenn Sie mehrere getrennte Berichte durchgehen.

Warum Projektmanagement-Dashboards nutzen?

Projektmanagement-Dashboards sind entscheidend für ein wirksames Projektmanagement. Ohne ein Tool wie Hive müssen Sie vielleicht Tabellen in Excel durchsehen und Texte von Hand in Word-Dokumente schreiben, um Daten abzugleichen. Die gute Nachricht: Es geht auch schneller.

Mit einem individuellen Projektmanagement-Dashboard sehen Sie in Echtzeit, was in jedem Projekt passiert. Sie müssen nicht mehr mehrere Berichte von Hand erstellen. Das kostet je nach Anzahl der Aufgaben Stunden oder sogar Tage.

Insgesamt bieten Dashboards eine leicht lesbare Übersicht über viele Projekte und Aufgaben. Sie weisen Projektteams auf Probleme hin und zeigen den Fortschritt gegenüber den Zielen. Sie helfen auch bei der Auslastung von Ressourcen, beim Budget, bei Prognosen und bei weiteren wichtigen Kennzahlen. Mit Echtzeitdaten und umfassenden Analysen liefern Projektmanagement-Dashboards Unternehmen wertvolle Einblicke in ihre Abläufe und Projekte. Sie zeigen auch mögliche Engpässe und Verbesserungspotenzial.

Diese Dashboards sind noch wichtiger geworden, seit Remote- und Hybrid-Arbeitsmodelle üblich sind. Teammitglieder müssen wissen, was im gesamten Unternehmen geschieht, und nicht nur in ihrem eigenen Bereich.

So erstellen Sie das perfekte Projektmanagement-Dashboard

Das perfekte Projektmanagement-Dashboard zu erstellen, kann eine Herausforderung sein. Es ist aber ein wichtiger Schritt, damit Projekte pünktlich und im Budget abgeschlossen werden. Was ideal ist, hängt vom jeweiligen Projekt ab. Einige zentrale Schritte gelten jedoch immer.

Bis Sie das ideale Dashboard für Ihre Kennzahlen gefunden haben, braucht es etwas Zeit und Übung. Diese Tipps helfen Ihnen beim Einstieg:

1. Richten Sie Ihr Projektmanagement-Dashboard auf die Projektziele aus.

Die Projektziele sollten im Dashboard klar benannt sein. So wissen alle, worauf sie hinarbeiten.

2. Wählen Sie ein Projektmanagement-Tool, das zu Ihren Anforderungen passt.

So verfolgen Sie den Fortschritt und verteilen Aufgaben auf derselben Plattform. Nutzen Sie also nicht Hive für die eine Hälfte Ihrer Projekte und Excel für die andere. Legen Sie alle Projekte in einem einzigen Projektmanagement-Tool an und sparen Sie sich den Ärger mit mehreren Plattformen. Auch das Risiko menschlicher Fehler beim Übertragen von Zahlen und Grafiken sinkt.

3. Zeigen Sie Projektdaten in Echtzeit mit Grafiken, Diagrammen und anderen visuellen Mitteln.

So erkennen Sie mögliche Probleme schnell und bewerten die Projektleistung in jeder Phase des Projektzyklus genau.

4. Achten Sie auf Skalierbarkeit.

Wenn sich Projektziele ändern, müssen Sie Ihr Dashboard eventuell anpassen. Das Dashboard sollte flexibel genug sein, um Änderungen an Projektumfang und Anforderungen im Projektverlauf abzubilden.

5. Vergessen Sie die Sicherheit nicht.

Ihr Projektmanagement-Dashboard sollte gesichert sein, sodass nur berechtigte Teammitglieder darauf zugreifen. Das schützt sensible Informationen und vertrauliche Projektdaten wie Budgets oder Kundendaten.

Die besten Tools für Projektmanagement-Dashboards

1. Hive

Hive gehört zu den umfassendsten Projektmanagement-Dashboards für Projekte und Teams jeder Größe. Mit dem Projekt-Dashboard von Hive verfolgen Sie den Projektstatus in Echtzeit, weisen Teammitgliedern Aufgaben zu, behalten die Fortschrittsberichte aller Aufgabenverantwortlichen im Blick und überwachen Meilensteine. Das Dashboard zeigt Ihr Projekt außerdem übersichtlich in Grafiken. Das ist viel leichter zu lesen als mehrere getrennte Berichte oder Tabellen.

In Hive sind Pages Ihre persönliche Zentrale für alles, was in Ihrem Workspace passiert. Wichtige Informationen sind mit wenigen Klicks an einem Ort. Wenn Sie eine Seite erstellt haben, fügen Sie Widgets hinzu. Damit zeigen Sie Projektdaten als Tabelle, Balkendiagramm, Fortschrittsgrafik, individuelle Einbettung oder in vielen anderen Formaten. Sie können Widgets auch in Echtzeit stapeln, hinzufügen und löschen. So entsteht ein frei anpassbares Dashboard für alle Ihre Projektanforderungen.

Ob ein einfaches Projekt oder eine große Initiative mit mehreren Freigabe- und Umsetzungsphasen: Mit Hive starten Sie ideal in das perfekte Projektmanagement-Dashboard für Ihr Team.

Starten Sie mit der kostenlosen 14-Tage-Testversion von Hive und erstellen Sie noch heute Ihr eigenes Projektmanagement-Dashboard!

Einige Funktionen von Hive: 

• Anpassbare Widgets: Sie erstellen Dashboards, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind.

• Datenvisualisierung: Wählen Sie aus Diagrammen und Grafiken wie Balkendiagrammen, Liniendiagrammen, Kreisdiagrammen und Tabellen. So stellen Sie Ihre Daten leicht verständlich dar.

• Zielverfolgung, um den Fortschritt bei individuellen Zielen und Teamzielen zu messen.

• Filter und Drill-downs: Greifen Sie auf Ihre Daten zu und gewinnen Sie detailliertere Einblicke. So erkennen Sie Trends, Engpässe und Verbesserungspotenzial leichter.

• Zusammenarbeit: Hive-Dashboards lassen sich mit anderen Nutzenden teilen. Teams arbeiten so gemeinsam an Projekten und verfolgen den Fortschritt.

2. Airtable

Airtable ist eine Software für Projekt- und Aufgabenmanagement, mit der Sie auch KPI-Dashboards erstellen. Das frei anpassbare Dashboard-Layout des Interface Designers fasst Informationen zusammen, hebt Trends hervor und zeigt Verteilungen in Diagrammen und Grafiken. Die Daten für Ihren KPI-Bericht synchronisieren Sie direkt aus Ihrer Airtable-Base in ein Reporting-Dashboard.

Airtable bietet außerdem verschiedene Ansichten für Ihre Daten, etwa Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Kalenderansichten. Mit dem Dashboard-Layout holt Airtable im Bearbeitungsmodus Informationen aus anderen Tabellen. Eine weitere starke Funktion: Nutzende filtern die Informationen, die sie brauchen. Sie müssen also nicht viele Datenpunkte in Zeitleisten, Rastern und Diagrammen anzeigen.  

Airtable hat einen kostenlosen Tarif mit eingeschränktem Funktionsumfang und einen kostenpflichtigen Tarif ab 20 $/Monat. Im Enterprise-Tarif gestalten Sie Ihre Oberflächen noch dynamischer und sicherer, indem Sie die Funktion für Nutzergruppen verwenden. 

Einige Funktionen von Airtable: 

1. Anpassbarer Interface Designer

2. Verschiedene Ansichten: Kanban, Kalender, Gantt-Diagramm und Liste

3. Automatisierungen und Integrationen 

4. Daten über Teams und Tabellen hinweg synchronisieren

5. Umfassende Berichte

Sie sind unsicher, ob Airtable die beste Lösung für Ihr Projektmanagement-Dashboard ist? Sehen Sie, wie Airtable im Vergleich zu anderen Tools der gleichen Kategorie abschneidet.

3. Monday.com

Monday.com ist eine Projektmanagement-Software für die Organisation von Workflows und die Projektplanung. Die visuellen Dashboards zeigen den Status und Fortschritt Ihrer Projekte auf einen Blick. Mit anpassbaren Vorlagen bilden Sie Ihren Workflow ab. Monday.com bietet über 30 Widgets und Apps, um Dashboards anzupassen und Fortschritt, Budget und Deadlines der Projekte leichter zu verfolgen.

Beachten Sie: Wie viele Widgets und Anpassungen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von Ihrem Tarif bei Monday.com ab. Im Enterprise-Tarif sehen Sie zum Beispiel über das Content-Verzeichnis grundlegende Details eines privaten Dashboards, etwa Name, Abonnenten und Erstellungsdatum. Der Basic-Tarif von Monday.com beginnt bei 8 $ und erlaubt ein Dashboard auf Basis eines Boards. Für mehr Dashboard-Optionen zahlen Sie mehr. Der Standard-Tarif beginnt bei 10 $ pro Platz und Monat. Damit erstellen Sie ein Dashboard, das bis zu 5 Boards kombiniert.

Einige Funktionen von Monday.com:

• Anpassbare Vorlagen

• Visuelle Dashboards

• Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

• Umfangreiche Integrationen mit vielen beliebigen Apps und Tools von Drittanbietern

• Zeitleisten- und Gantt-Ansichten

• Gemeinsame Workspaces und Teamkommunikation innerhalb der Plattform

Sehen Sie sich einige Alternativen zu Monday.com an und vergleichen Sie sie, um die beste Plattform für das Aufgabenmanagement in Ihrem Unternehmen zu finden.

4. Wrike

Bei Dashboards zeigt Wrike visuelle Daten solide in einem klaren Rahmen. Allerdings kann jedes Dashboard in Wrike nur zu einem Space gehören. Das Dashboard kann zwar Daten aus beliebig vielen anderen Ordnern, Projekten und Spaces enthalten. Die Zahl der Dashboards, die Sie erstellen können, ist aber begrenzt. Nutzende mit Professional-Konten haben bis zu 10 Dashboards, mit Business-Konten bis zu 50 und mit Enterprise-Konten bis zu 200. Dashboards sind in Wrike eine exklusive kostenpflichtige Funktion. Die Software bietet integrierte Zeiterfassung, erweitertes Reporting und Ressourcenplanung. Damit eignet sie sich eher für größere Teams mit komplexen, mehrstufigen Projekten. Wrike hat einen kostenlosen Tarif mit eingeschränktem Funktionsumfang. Der beliebteste Tarif beginnt bei 24,80 $ pro Monat und Nutzer. Starke Funktionen erhalten Sie aber schon in der niedrigeren Stufe „Team“ für 9,80 $ pro Monat und Nutzer.

Einige Funktionen von Wrike: 

• Integration mit Anwendungen wie Google Drive, Slack, Salesforce und Adobe Creative Cloud

• Personalisierte Dashboards für wichtige Aufgaben, Updates und Projektübersichten

• Integrierte Tools für Proofing und Freigaben

• Workflow-Automatisierung, die manuelle Aufgaben überflüssig macht

• Sicherheitsfunktionen wie rollenbasierter Zugriff, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Datenverschlüsselung

Sehen Sie sich einige Alternativen zu Wrike an und vergleichen Sie sie, um die beste Plattform für das Aufgabenmanagement in Ihrem Unternehmen zu finden.

Wir hoffen, Sie kennen jetzt die Vorteile von Projektmanagement-Dashboards und wissen, wie Sie das perfekte Dashboard erstellen, das nahtlos in Ihren Workflow passt. Und wenn Sie noch kein Projektmanagement-Dashboard nutzen, wird es meiner Meinung nach Zeit, damit anzufangen.