7 Tipps für bessere Meeting-Notizen im Job 2026

Das kennen wir alle: Sie beenden endlich ein einstündiges Meeting, wenden sich der nächsten Aufgabe zu, und ein paar Stunden später wissen Sie nicht mehr, was Ihre nächsten Schritte und To-dos sind. Wir verbringen so viel Zeit in Meetings, die direkt aufeinander folgen. Deshalb ist es entscheidend, dass Meetings uns tatsächlich voranbringen und das Wachstum nicht bremsen. Genau darum sind ausführliche Meeting-Notizen so wichtig.

Wir bei Hive finden: Nichts beeindruckt mehr als ein hervorragend geleitetes Meeting – und dazu gehören auch gute Meeting-Notizen. In diesem Artikel erklären wir, was Meeting-Notizen sind, wie Ihr Team davon profitiert und wie Sie die bestmöglichen Notizen anfertigen. Legen wir los.

Was sind Meeting-Notizen?

Meeting-Notizen sind genau das, was der Name sagt: Notizen zu den besprochenen To-dos und den getroffenen Entscheidungen eines Meetings. Idealerweise führt eine zuständige Person während des gesamten Meetings Protokoll und hält den Fortschritt fest, entweder am Computer, in einem Programm wie Hive, OneNote, Evernote oder von Hand.

Digitale Notizen sind sicher die einfachere Option (wir sind alle gewohnt, To-dos am Laptop festzuhalten). Manche Menschen schreiben aber lieber von Hand. Handschriftliche Notizen haben Vorteile: weniger Ablenkung durch Benachrichtigungen auf Ihrem Gerät, besseres Verständnis und ein besseres Gedächtnis. Denn wer etwas mit der Hand schreibt, verarbeitet die Worte ein paar Sekunden länger, bevor sie auf dem Papier stehen. 

Wer von Hand schreibt, schafft sich allerdings zusätzliche Arbeit. Oft müssen Sie die Notizen anschließend digital abtippen, etwa für ein E-Mail-Update oder eine Nachbereitung. Das bedeutet mehr Aufwand. Am Ende ist es eine Frage der persönlichen Vorliebe und der Abwägung, ob die Vorteile den zusätzlichen Aufwand aufwiegen.

Vorteile guter Meeting-Notizen

Gute Notizen in Arbeitsmeetings haben viele Vorteile – besonders heute, wo mehr Menschen remote arbeiten und verschiedene Formen verteilter Arbeitsplätze nutzen. Ob Ihr Team sich in virtuelle Meetings einwählt, persönlich zusammenkommt oder beides kombiniert: Meeting-Notizen sind unverzichtbar, damit alle informiert bleiben. Hier sind drei der wichtigsten Wege, wie Notizen Ihnen und Ihrem Team helfen, besser zu arbeiten.

Notizen verhindern, dass Informationen verloren gehen.

Niemand im Meeting kann sich genau merken, was besprochen wurde und was die eigenen nächsten Schritte sind. Meeting-Notizen helfen nicht nur den Einzelnen zu verstehen, was sie tun müssen. Sie helfen auch allen, sich zu merken, welche Schritte andere unternehmen, um das Projekt voranzubringen. Das spart künftig Zeit, weil Sie Ihr Gedächtnis nicht auffrischen oder Kolleginnen und Kollegen nicht nach den nächsten Schritten fragen müssen.

Notizen zeigen künftigen Bedarf und bestimmen die nächsten Schritte.

Wenn Sie Notizen aus einem früheren Meeting haben, können diese die To-dos und Diskussionspunkte des aktuellen Meetings mitbestimmen. Deshalb ist es hilfreich, ein digitales Tool für Notizen zu nutzen, das Notizen nach wiederkehrenden Meetings oder Kampagnen gruppiert. Wer allein oder in einer kleinen Gruppe an einem Projekt arbeitet, vergisst schnell das übergeordnete Ziel des Projekts oder der Kampagne. Mit Meeting-Notizen behalten Sie im Blick, wie sich die Ziele im Lauf der Zeit entwickeln. Sie verteilen alle Informationen zu vergangenen, aktuellen und künftigen Schritten.

Notizen informieren alle, die das Meeting verpasst haben.

Es kommt immer etwas dazwischen, und die relevanten Personen können nicht immer teilnehmen. Mit ausführlichen Notizen bringen Sie Abwesende auf den neuesten Stand, ohne ein langes Gespräch über den Inhalt des Meetings zu führen. Am hilfreichsten ist das wieder, wenn die Notizen digital für alle verfügbar sind und sich mit den Eingeladenen teilen lassen. Mit Hive Notes teilen Sie alle Notizen per Klick mit Kolleginnen und Kollegen.

So schreiben Sie Meeting-Notizen

Es gibt viele Strategien für nützliche und produktive Meeting-Notizen. Hier sind einige der besten Tipps, die wir für gute Meeting-Notizen gesammelt haben.

1. Legen Sie Ziele fest, bevor das Meeting beginnt.

Klare Ziele für das Meeting, also die Probleme, die Sie im Meeting lösen wollen, sind wichtig für den Erfolg des Meetings und für das Notieren. Mit übergeordneten Zielen erkennen Sie, was wichtig genug für eine Notiz ist. Das spart kurz- und langfristig Zeit und Energie.

2. Erstellen und teilen Sie eine Meeting-Agenda. 

Mit einer Agenda sorgen Sie dafür, dass alle vorbereitet ins Meeting gehen. Eine gute Meeting-Agenda skizziert die wichtigsten Gesprächspunkte oder Themen, die im Meeting behandelt werden. Es kostet Zeit, eine Agenda zu erstellen und vorab mit den Teilnehmenden zu teilen, aber der Aufwand lohnt sich. Wenn Sie die Agenda mit Hive Notes for Meetings erstellen und teilen, kann sie außerdem als lebendiges Dokument dienen, in dem alle während des Meetings zusammenarbeiten und ihre Ideen beitragen.

3. Bestimmen Sie eine Person für die Notizen.

Klären Sie vor Beginn des Meetings, wer die Notizen schreibt. Das kann so einfach sein wie „Notizen: Bob“ in der Beschreibung des Meetings. Realistisch betrachtet braucht es nur eine Person für ausführliche Notizen. Nutzen Sie aber ein Tool für die Zusammenarbeit wie Hive Notes, können alle in Echtzeit Ideen beitragen.

4. Schreiben Sie nicht alles auf.

Das klingt widersinnig, hängt aber eng mit dem oben genannten Punkt zu den Meeting-Zielen zusammen. Wenn Sie alles, was im Meeting gesagt wird, wörtlich mitschreiben, verschwenden Sie Ihre Zeit. Haben Sie die gewünschten Ergebnisse bereits skizziert, notieren Sie nur, was mit diesen Zielen zu tun hat. Haben Sie wenig Zeit oder müssen dem Meeting Ihre volle Aufmerksamkeit widmen, können Sie auch einen Audio-zu-Text-Konverter nutzen. Er transkribiert das gesamte Meeting und erspart Ihnen hektisches Mitschreiben. 

5. Verteilen Sie die nächsten Schritte noch am selben Tag.

Verschicken Sie die Nachbereitung eines Meetings nie erst am nächsten Tag. Am nächsten Arbeitstag vergessen Sie viel eher etwas oder missverstehen einen Punkt in Ihren Notizen. Nehmen Sie sich die zusätzlichen 15 Minuten und schreiben Sie die Nachbereitung noch am selben Tag, auch wenn Ihr Meeting um 21 Uhr endet. Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken.

6. Speichern Sie Notizen an einem geordneten Ort. 

Klar, Meeting-Notizen in verschiedenen Google-Drive-Ordnern zu speichern ist in Ordnung. Doch dabei geht schnell etwas verloren, und alte Meeting-Notizen sind schwer zu finden. Nutzen Sie stattdessen ein Tool, das alle Ihre Meeting-Notizen an einem zentralen Ort speichert. Ein Tool wie Hive Notes oder OneNote bündelt Informationen und verkürzt die Zeit, die Sie mit der Suche nach alten Notizen verbringen.

7. Erwägen Sie ein Tool für Notizen.

Machen Sie es sich leichter und suchen Sie sich ein Tool für Notizen. Wir sind weit gekommen seit den frühen Tagen, als „digitale Notizen“ hieß, ein Microsoft-Word-Dokument zu öffnen und so viel Inhalt wie möglich hektisch einzutippen. Dank vieler technischer Entwicklungen und Tools für die Zusammenarbeit gibt es heute eine Vielzahl von Software für Notizen. Sie hilft Ihnen, Informationen festzuhalten und Gedanken zu ordnen. Zugleich bleiben Sie im Meeting aufmerksam und gehen mit klaren nächsten Schritten daraus.

Häufige Fehler bei Meeting-Notizen

Notizen zu schreiben ist weniger intuitiv, als man denkt. Sie wollen ein Dokument erstellen, das jeder versteht, auch (und manchmal besonders) Personen, die nicht im Meeting waren. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie ein produktives Meeting leiten, finden Sie hier einige häufige Fehler, die Sie bei Meeting-Notizen vermeiden sollten: 

1. Alles aufschreiben.

Sparen Sie Ihrem Team Zeit, indem Sie sich auf die wichtigsten Erkenntnisse konzentrieren. Zum Beispiel auf getroffene Entscheidungen, zugewiesene To-dos und die nächsten Schritte.

2. Unstrukturiert arbeiten.

Vereinheitlichen Sie Ihre Notizen, indem Sie ein Dokument mit festem Format erstellen. Dazu können gehören: Datum und Uhrzeit, Agenda, Namen der Teilnehmenden, Meeting-Notizen und To-dos. Profi-Tipp: Hive Notes bietet Vorlagen mit all diesen Angaben, die den Einstieg leicht machen.

3. Die Notizen nicht teilen.

Das Meeting ist vorbei, die Notizen liegen vor – und jetzt? Es ist wichtig, sie mit dem Team zu teilen, damit alle auf demselben Stand sind. Profi-Tipp: Findet ein Meeting in Ihrem Hive-Kalender statt, können Sie die Notiz dazu mit allen Eingeladenen teilen. Hive bietet auch private Notizen, falls Sie etwas Bestimmtes nur für sich behalten möchten.

Hive Notes for Meetings

Hive Notes for Meetings ist eine Erweiterung der Projektmanagement-Software von Hive und steht allen offen, ob mit oder ohne Hive-Abo. Mit Hive Notes for Meetings setzen Sie alle oben beschriebenen Schritte um und steigern dabei Produktivität und Zusammenarbeit. Es ist eine Notiz-App, wie Sie sie noch nie gesehen haben. 

Besonders gut an Hive Notes for Meetings ist: Das Tool ist nicht nur für Hive-Kunden gedacht. Es hilft allen, ihre bisher produktivsten Meetings zu erleben, auch wenn sie Hive nicht nutzen. Wird eine Notiz mit externen Teilnehmenden geteilt, gelangen diese zu einem einfachen Anmeldebildschirm und haben nach wenigen Klicks vollen Zugriff auf die Notiz. In der Notiz können alle Teilnehmenden die Notiz bearbeiten, in Echtzeit zusammenarbeiten und Aufgaben verfolgen, auch nach dem Ende des Meetings.

Was können Sie mit Hive Notes for Meetings tun?

• Erstellen und teilen Sie vor Beginn des Meetings eine Agenda und nutzen Sie sie dann als Gliederung, um Notizen zu schreiben und in Echtzeit zusammenzuarbeiten. 

• Machen Sie aus jedem Gesprächspunkt einen nächsten Schritt, den Sie Teammitgliedern zuweisen und mit einem Fälligkeitsdatum versehen können. 

• Verknüpfen Sie Meeting-Notizen mit bestehenden Projekten in Ihrem Hive-Workspace.  

• Erhalten Sie Benachrichtigungen in Hive, die Sie 5 Minuten vor Meetingbeginn auffordern, Notizen zu schreiben oder dem Meeting beizutreten.

• Verknüpfen Sie eine einzelne Notiz mit wiederkehrenden Meetings, damit Sie frühere Notizen leicht wieder aufrufen und den Fortschritt seit dem letzten Meeting verfolgen können.

Und wenn Ihr Team Hive nutzt, profitieren Sie von einem Meeting-Tool, das direkt in Ihre Projektmanagement-Software integriert ist. Stellen Sie einfach sicher, dass „Hive Mail“ in Ihren Apps aktiviert ist. Dann können Sie jede Notiz mit jedem Meeting in Ihrem Kalender verknüpfen. Weitere Details zum Zugriff auf dieses Tool in Hive finden Sie im Hilfeartikel hier.

Hive Notes for Zoom

Wenn Sie schon einmal während eines Zoom-Meetings Notizen gemacht haben, kennen Sie wahrscheinlich den Frust, ständig zwischen den Tabs hin- und herzuwechseln: zwischen Ihrem Zoom-Video und Ihrem Notiz-Tool. In einem Google Doc zu tippen ist nicht leicht, wenn Sie im Meeting präsent sein wollen. Und „Kameras an“ wirkt nicht mehr so stark, wenn alle mehrere Fenster jonglieren und dem laufenden Meeting nicht folgen.

Genau hier verändert Hive das Erlebnis virtueller Meeting-Notizen von Grund auf. Mit der Hive-Notes-App für Zoom erleben alle, die Zoom nutzen, die volle Leistung von Hive Notes direkt in ihrem Zoom-Fenster. Laden Sie die Hive-Notes-App im Zoom Marketplace herunter. Dann können Sie eine Notiz erstellen, mit den Teilnehmenden teilen und gemeinsam in Echtzeit schreiben. Außerdem können Sie den Teilnehmenden To-dos zuweisen und die Notiz nach dem Meeting per E-Mail teilen. So gehen alle mit klaren nächsten Schritten aus dem Meeting.

Hive Notes ist eine völlig neue Art, Meetings zu erleben, besonders in der neuen Ära der Remote-Arbeit und der Zoom-Meetings. Und das Beste: Es ist komplett und dauerhaft kostenlos, egal ob Sie Hive Teams nutzen oder nicht. Mit Hive Notes sind Sie auf dem Weg zu Ihren bisher produktivsten Meetings. 

Fazit

Am Ende des Tages gehören Meetings (manchmal unwillkommen) zum Leben dazu. Machen wir das Beste daraus: Seien wir organisiert, bereiten wir Meetings gut nach und sparen wir unserem zukünftigen Ich so viel Zeit wie möglich. Wenn Sie mehr über Hive und Hive Notes erfahren möchten, testen Sie Hive hier zwei Wochen lang kostenlos.