Konflikte in virtuellen Teams wirksam lösen

Konflikte im Job lassen sich nicht vermeiden. Doch sie zu lösen, wird deutlich schwieriger, wenn das Team nicht im selben Büro sitzt. Dazu kommt die Belastung, produktiv zu bleiben, mitten in einer Pandemie. Das ist ein Rezept für Ärger. Eine falsch formulierte Slack-Nachricht kann genügen, und aus einem Team-Meeting wird ein virtueller Streit.

Wie lösen Sie Konflikte in virtuellen Teams, wenn ein persönliches Gespräch nicht möglich ist? Dieser Artikel zeigt Ihnen die Ursachen von Konflikten in virtuellen Teams und wie Sie ihnen vorbeugen. Und wenn doch einmal ein Konflikt entsteht, erfahren Sie auch, wie Sie ihn wirksam lösen.

Ursachen für Konflikte in virtuellen Teams

Lücken in der Kommunikation

Ein Gespräch besteht nicht nur aus Worten. Nonverbale Signale wie Handbewegungen und Blickkontakt geben dem Gesagten Kontext und Klarheit. In E-Mails und Chatnachrichten gehen sie verloren. Videoanrufe erleichtern die Kommunikation in Remote-Teams, doch sie ersetzen kein Gespräch vor Ort.

Außerdem werden Nachrichten und Anfragen nicht immer sofort beantwortet. Ihre Teammitglieder können nicht kurz zum Schreibtisch einer Kollegin oder eines Kollegen gehen und sich die Information holen. Übersehene oder ignorierte Nachrichten bremsen den Workflow und können zu Feindseligkeit führen.

Zwischenmenschliche Spannungen

Vielfältige Teams sind eine Stärke, aber auch anfällig für Missverständnisse und Reibereien. Eine durchsetzungsstarke Person redet vielleicht ständig über eine ruhige hinweg. Groll, Neid und Wut, die dabei entstehen, schwelen unter der Oberfläche und führen zu Konflikten im Team.

Unterschiedliche Arbeitsstile

Die vier grundlegenden Arbeitsstile bestimmen, wie jedes Teammitglied seine Arbeit erledigt. Wer schnell arbeitet, fühlt sich von jemandem ausgebremst, der jede Aufgabe in ruhigerem Tempo angeht.

Auch die Anforderungen der Arbeit im Homeoffice während einer Pandemie haben die Arbeitsstile verändert.  Bei manchen Mitarbeitenden hat sich der Arbeitsstil stark verschoben, weil sie Kinder betreuen oder andere Projekte stemmen. Andere können bei ihrem gewohnten Stil bleiben. Jedes Teammitglied ist auf eigene Weise am produktivsten, und das kann zu Reibungen führen.

Aufgabenkonflikte

Katie Shonk beschreibt einen Aufgabenkonflikt als Konflikt, der „konkrete Fragen zu den Aufgaben der Mitarbeitenden betrifft. Dazu zählen Streit über die Verteilung von Ressourcen, unterschiedliche Meinungen zu Verfahren und Richtlinien, der Umgang mit Erwartungen bei der Arbeit sowie die Bewertung und Deutung von Fakten.“

Verfahren und Prozesse haben sich durch die Arbeit im Homeoffice verändert. Das führt fast zwangsläufig zu Konflikten darüber, wie Dinge erledigt werden.

So beugen Sie Konflikten in virtuellen Teams vor

Wenn Sie nicht im Büro sind, bemerken Sie seltener, dass sich ein Sturm zusammenbraut. Wer Konflikten in virtuellen Teams vorbeugen will, muss deshalb stärker auf kleine Details achten. Dave Nevogt, CEO von Hubstaff, sagt: Ein Konflikt ist im Anmarsch, wenn ein Mitglied des virtuellen Teams

1. den Ton in Nachrichten oder E-Mails ändert

2. sich weniger an Gruppenunterhaltungen beteiligt

Weitere Anzeichen: Jemand sagt in Videokonferenzen wenig oder nichts. Auch erhobene Stimmen und vermiedener Blickkontakt in Meetings sollten Sie aufmerksam machen.

Wie verhindern Sie also alle Arten von Konflikten in virtuellen Teams?

1. Schaffen Sie Vertrauen, um Teamkonflikte zu vermeiden.

Vertrauen und Teamerfolg hängen eng zusammen. Vertrauen lässt uns glauben, dass andere ihre Zusagen einhalten. Und wenn sie nicht rechtzeitig liefern, gewähren vertrauensvolle Menschen ihnen einen Vertrauensvorschuss.  Weniger Zweifel fördern die Zusammenarbeit und beschleunigen die Arbeit.

Dana Brownlee, Trainerin für Unternehmen, erklärt: „Ein hohes Maß an Vertrauen ist nötig, damit Teammitglieder sich sicher fühlen, offen zu sprechen, Fragen zu stellen oder Vorschläge zu machen. Sie müssen weder Vergeltung noch Schaden für ihre Beziehungen oder ihren Ruf fürchten.“ Auch wenn Ihr Team über viele Kilometer verteilt ist: Vertrauen aufzubauen sorgt dafür, dass sich alle nah genug fühlen, um Ängste, Meinungen und Absichten zu teilen. So beugen Sie Konflikten in virtuellen Teams vor.

2. Erstellen Sie eine Teamvereinbarung.

Teamvereinbarungen helfen Ihnen, drei Fragen zu beantworten:

1. Welche Informationen brauchen Sie für Ihre Projekte?

2. Welche Kommunikationswege nutzen Sie, um Ihre Arbeit zu erledigen?

3. Woher wissen Sie, was alle anderen gerade tun?

Wenn Sie Annahmen über Informationen, Kommunikation und Zusammenarbeit abbauen, verhindern Sie Konflikte. Sobald Sie festgelegt haben, wie Ihr Remote-Team arbeitet, können Sie mit einem Tool wie Hive Notizen in Meetings machen, Aufgaben zuweisen und gemeinsam an Projekten arbeiten.

3. Pflegen Sie die Unternehmenskultur auch im Remote-Betrieb.

Die Kultur der Remote-Arbeit unterscheidet sich zweifellos vom Gewohnten. Doch Ihr virtuelles Team muss die Werte und Gepflogenheiten des Unternehmens nicht aufgeben.

Damit Ihre Teammitglieder auch emotional verbunden bleiben, sollten Sie Aktivitäten in den virtuellen Arbeitsraum übertragen. Winshen Liu, Product Managerin bei Hive, hält mit ihrem Team ein tägliches virtuelles Stand-up-Meeting ab. Wie im Büro berichten alle, was sie erledigt haben, was sie für den Tag planen und vor welchen Herausforderungen sie stehen. Denken Sie auch an virtuelle Teambuilding-Aktivitäten nach Feierabend oder in der Happy Hour. Sie halten Mitarbeitende engagiert und binden sie in die Unternehmenskultur ein.

4. Teilen Sie einen virtuellen Workspace.

Keith Ferrazzi empfiehlt, virtuelle Arbeitsräume zu nutzen, damit Konflikte unter Mitarbeitenden nicht schlecht gehandhabt werden. Nutzen Sie Projektmanagement-Software wie Hive, um Dokumente zu teilen, Workflows zu steuern, schnell zu kommunizieren und den Arbeitsfortschritt in einem einzigen Tool zu verfolgen. Dieser gemeinsame Raum hilft, Konflikte in virtuellen Teams insgesamt zu verringern.

5. Verbessern Sie die Kommunikation, um Teamkonflikte zu vermeiden.

Im virtuellen Arbeitsraum ist ein Zuviel an Kommunikation etwas Gutes. Teammitglieder sollten regelmäßig über ihren Fortschritt berichten und nachfragen, wenn etwas unklar ist. Häufige Kommunikation verringert Konflikte in virtuellen Teams.

Für eine wirksame Kommunikation über Aufgaben brauchen Sie die passenden Tools für die Remote-Arbeit. Eine Projektmanagement-Plattform wie Hive gibt Ihrem Team in einem gemeinsamen Workspace einfachen Zugriff auf alle Aufgaben und Projekte, an denen Sie zusammenarbeiten. Nutzen Sie Aufgabenbeschreibungen und Teilaufgaben, damit Ihr Team weiß, woran Sie arbeiten und wo Sie Unterstützung brauchen. Wenn Sie über Slack oder Hive Chat schreiben, ermutigen Sie Ihr Team zu kurzen Nachrichten: erst das Wichtigste, dann der Kontext, damit die Empfänger alles leicht verstehen. Nutzen Sie außerdem so oft wie möglich Videoanrufe, damit verbale und visuelle Signale sichtbar werden. Achten Sie in all den Zoom-Meetings darauf, dass alle die Chance haben, zu sprechen und ihre Gedanken zu teilen. Meeting-Notizen sind eine weitere gute Möglichkeit, die virtuelle Kommunikation zu verbessern. Mit einer Notizen-App wie Hive Notes sind alle auf dem gleichen Stand und gehen mit klaren nächsten Schritten aus dem Meeting.

6. Gehen Sie jedes Problem sofort an.

Ein Konflikt beginnt nicht erst, wenn zornige Worte fallen und die Stimmen laut werden. Er beginnt mit kleinen Unterschieden im Team.

Wenn Sie Probleme bemerken oder eine Meldung erhalten, ignorieren Sie sie nicht. Finden Sie aktiv heraus, wo Menschen aneinandergeraten und wie Sie helfen können. Schlechte Situationen eskalieren schnell. Sie wollen keinen Konflikt lösen müssen, den Sie hätten verhindern können.

7. Fragen Sie bei einzelnen Teammitgliedern nach.

Die Anspannung ist groß. Alle in Ihrem Remote-Team brauchen etwas mehr Aufmerksamkeit als früher. Eine unfreundliche, knappe Nachricht an einen Kollegen hat vielleicht gar nichts mit der Sache zu tun, sondern damit, wie es dem Teammitglied in diesem Moment geht. Private Nachrichten an Ihre Teammitglieder helfen ihnen, sich besser zu fühlen.

Doch was tun, wenn all das nicht greift?

So lösen Sie Konflikte in virtuellen Teams

Das Schlimmste ist eingetreten. Es hat gekracht, und alle schauen auf Sie, dass Sie eingreifen. Doch niemand löst gern Konflikte. Hier finden Sie wirksame Strategien für das Konfliktmanagement in der virtuellen Arbeitswelt.

Sprechen Sie darüber

Es ist verlockend, sofort einzugreifen, ohne die Lage von allen Seiten zu betrachten. Setzen Sie stattdessen ein Meeting mit Ihren Teammitgliedern an und besprechen Sie, was passiert ist. Eine Studie zeigt: Getrennte Gespräche, gefolgt von moderierten gemeinsamen Gesprächen, bringen die besten Ergebnisse. Führen Sie die Beteiligten zu einer Lösung, die für beide Seiten akzeptabel ist.

Erwarten Sie aber nicht, jeden Konflikt in einem Meeting zu lösen. Wenn ein Konflikt mehrere Meetings braucht, legen Sie für jedes Meeting Agenda, Dauer und Gesprächsregeln fest. Nutzen Sie dafür keine schriftlichen Nachrichten, sondern Videoanrufe.

Hören Sie genau zu und bleiben Sie neutral. Geben Sie außerdem Feedback und Hinweise, wie die Beteiligten künftige Konflikte vermeiden oder selbst lösen können.

Fördern Sie Empathie und Verständnis im Team.

Alle versuchen, mit voller Kraft zu arbeiten. Aber es wird nicht mehr so sein wie früher.

Für manche Menschen ist das Arbeiten von zu Hause eine harte neue Realität. Gerade erleben alle möglichen Gefühle, und Empathie und Verständnis sind der einzige Weg, damit umzugehen. Erinnern Sie Ihre Teammitglieder daran, bei der Kommunikation die vielen Gefühle im Blick zu behalten, die gerade alle erleben.

Legen Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten fest

Wenn Ihr Team immer wieder Konflikte um Aufgaben hat, sollten Sie Hierarchie und Arbeitsabläufe neu aufstellen und an virtuelle Teamarbeit anpassen. Die Produktivität kommt zum Erliegen, wenn Sie in der Remote-Arbeit Prozesse einsetzen, die nur für das Büro gemacht sind.

Weisen Sie außerdem zu Beginn eines neuen Projekts den Teammitgliedern klar Aufgaben mit Deadlines zu und nehmen Sie sie in die Verantwortung. Verbindlichkeit macht Streit über unerledigte Arbeit seltener.

Teambuilding-Aktivitäten bei Teamkonflikten

Konfliktmanagement am Arbeitsplatz endet nicht mit einem Gespräch. Danach sollten Sie Ihre Bemühungen mit Teambuilding-Aktivitäten stützen. Mary Scannell, Autorin des Big Book of Conflict Resolution Games, erklärt: „Wenn Teammitglieder an Spielen zur Konfliktlösung teilnehmen, bauen sie Vertrauen auf, verbessern die Kommunikation und hinterfragen ineffektive Prozesse. So entsteht ein Team, das produktiver und wirksamer ist.“ Nehmen Sie sich also Zeit für eine Aktivität ohne Arbeitsbezug. Hier finden Sie eine Liste der besten virtuellen Teambuilding-Aktivitäten als Inspiration. Denken Sie daran: Konflikte in Teams wird es immer geben. Entscheidend ist, wie Sie damit umgehen. Sehen Sie sie als Chance, ein stärkeres und produktiveres Team aufzubauen.

Wie sind Sie mit Konflikten in virtuellen Teams umgegangen? Schreiben Sie es uns in die Kommentare.