5 Dinge, die in jede Leistungsbeschreibung gehören

Erfahrene Projektleiter wissen: Wenn Arbeit erledigt werden soll, ist es entscheidend, „die Beziehung zu definieren“. Genau so ist es. Klare Erwartungen tun dem Liebesleben gut, und sie zählen auch im Job, wenn Sie ein Projekt starten. Hier kommt die Leistungsbeschreibung (Scope of Work) ins Spiel, ein Dokument, das Ihnen später viel Ärger erspart.

„Ich wünschte, mehr Teams wüssten, dass eine Leistungsbeschreibung auf lange Sicht Frust und Aufwand verringert. Wer sich die Zeit nimmt, die Anforderungen des Projekts zu verstehen und zu klären, wie die Projektziele erreicht werden, gibt dem Team die Chance, Fragen zu stellen und Risiken aufzuzeigen. Das schärft den Projektkontext und stärkt die Ausrichtung auf die Definition von Erfolg“, sagt die Organisationscoachin und Beraterin Allison Pollard. „Wenn das Team die Leistungsbeschreibung mit erstellt, kann es seine Pläne später auch besser anpassen, wenn Probleme und Änderungen auftreten.“

Was ist eine Leistungsbeschreibung und was enthält sie?

Eine Leistungsbeschreibung ist eine Aufschlüsselung eines Projekts und der Arbeit, die für den erfolgreichen Abschluss nötig ist. Alle relevanten Stakeholder haben sich darauf geeinigt. Sie enthält Angaben wie Projektziele, Zeitpläne und Meilensteine, Liefergegenstände, einzelne Aufgaben und erwartete Ergebnisse. Einfach gesagt: Es geht darum, was erledigt werden muss, wer es tut, bis wann und welche Ergebnisse zu erwarten sind. Damit definieren Sie das Projekt, verteilen Verantwortung und bringen alle bei der Umsetzung auf den gleichen Stand. So können alle klar weiterarbeiten.

Wichtige Faktoren in einer Leistungsbeschreibung

Neben den Grundangaben oben sollten Sie laut Pollard zwei wichtige Faktoren in jede Leistungsbeschreibung einbauen, damit sie ihren Zweck bestmöglich erfüllt:

„Für den Erfolg sollte eine Leistungsbeschreibung (1) die Kunden des Projekts und den Wert des Produkts für sie beschreiben und (2) qualitative und quantitative Indikatoren für die Ergebnisse des Projekts enthalten“, sagt sie.

• Beschreibung der Projektkunden und des Werts des Produkts für sie

„Die Beschreibung der Projektkunden und des Produktwerts für sie sollte betonen, was das Produkt besonders und für Kunden überzeugend macht. Sie enthält auch Angaben zum Produkt und dazu, welche Schritte das Team unternimmt, um das Produkt an die Kunden zu liefern“, ergänzt sie.

Ihrer Ansicht nach klärt diese Definition die Grenzen der Arbeit für das Team und für alle, die am Projekt beteiligt sind.

• Qualitative und quantitative Indikatoren für die Ergebnisse des Projekts

Sie denken vielleicht, es genügt, das Projekt zu liefern und den Plan umzusetzen. Das bedeutet aber noch keinen Erfolg. Deshalb muss die Leistungsbeschreibung unbedingt Kennzahlen enthalten, die den Erfolg definieren. „Um die Vision des Unternehmens zu erreichen, sollte die Leistungsbeschreibung die Indikatoren für ein erfolgreiches Projektergebnis enthalten. Beschreiben Sie diese Indikatoren als qualitative und quantitative Absicht für ‚fertig‘ im Gesamtprojekt. Dann hat das Team Filter für künftige Entscheidungen, die es auf Erfolgskurs halten“, sagt Pollard.

Häufige Fehler bei der Leistungsbeschreibung

Bevor Sie Ihre Leistungsbeschreibung erstellen, sollten Sie die häufigen Fehler kennen, die Ihre Ambitionen im Projektmanagement ausbremsen können.

Der erste Fehler: Nur eine Person erstellt die Leistungsbeschreibung, etwa die Produktverantwortliche oder jemand anderes. Sie ist dann eine Liste vorgeschlagener Liefergegenstände mit Zeitplan, und das Team wird erst später zur Prüfung und Zustimmung einbezogen, so Pollard.

„Dahinter steckt oft die Überzeugung, dass wir die Produktivität der Teams maximieren und alles streichen müssen, was sie vom Programmieren und Testen der Software abhält. Leider führt das dazu, dass Teams nur noch Aufträge abarbeiten“, erklärt sie.

„Wenn das Verständnis des Teams für die Projektanforderungen zu kurz kommt und die Liefergegenstände zu stark im Vordergrund stehen, ärgern sich Unternehmen über Verzögerungen. Auch Umfang und Prioritäten sind dann schwer zu steuern, weil Teams nicht selbst das Richtige tun oder Empfehlungen geben können.“

Vermeiden sollten Sie außerdem den unscheinbaren Fehler, nicht zu besprechen, was nicht zur Leistungsbeschreibung gehört. Mary Beth Imbarrato, Beraterin für Projektmanagement, Change-Management und strategische Planung, sagt: Wer bespricht, was nicht im Umfang liegt, stellt sicher, dass allen genau klar ist, was „drin“ und was „draußen“ ist.

Sie sagt auch, dass eine Leistungsbeschreibung von Anfang an so weit wie möglich feststehen sollte. „Sehr viele Projekte sind nicht erfolgreich, weil der Umfang nie festgelegt wurde und immer wieder etwas dazukommt. Zur Definition eines Projekts gehört, dass es ein Ende hat. Wenn ständig Umfang dazukommt, haben Sie ein Projekt ohne Ende.“ Und wenn es ewig weitergeht, ist es kein echtes Projekt mehr. Das ist ein deutliches Zeichen, dass Ihre Leistungsbeschreibung ihren Zweck nicht erfüllt hat.

Checkliste für die Leistungsbeschreibung

Imbarrato hat eine hilfreiche Checkliste für die Leistungsbeschreibung geteilt. Sie hilft Ihnen beim Abschluss Ihres Dokuments. Wenn Sie die folgenden Fragen sicher beantworten können, haben Sie eine solide Leistungsbeschreibung:

1. Welches Problem wollen wir mit diesem Projekt lösen?

2. Entspricht der Umfang dem, was geliefert werden muss, um dieses Problem zu lösen?

3. Ist der Umfang greifbar genug, um ihn wirksam zu planen und zu liefern?

4. Woran erkennen wir den Erfolg, sobald wir diesen Umfang geliefert haben?

5. Ist das Projekt abgeschlossen, sobald wir diesen definierten Umfang geliefert haben?

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