5 Anzeichen, dass Sie bei einem Projekt Ihre Zeit verschwenden

„An einem Projekt zu arbeiten ist leicht. Am richtigen Projekt zu arbeiten ist schwer. Vor allem, weil sich die Definition dessen, was das richtige Projekt ausmacht, im Laufe der Projektlaufzeit ändern kann“, sagt Valentin Kravtchenko, CEO des Herstellers mobiler Hotspots Grey-box und Experte für Projektmanagement.

Wenige Dinge sind so frustrierend, wie wertvolle Ressourcen in ein Vorhaben zu stecken und dann zu merken, dass man seine Zeit verschwendet. Trotz aller Bemühungen kluger Köpfe in Organisationen jeder Art passiert das ständig.

Die zwei parallelen Leben eines Projekts

Keine Panik. Es ist besser, früher als später zu erkennen, ob Sie am falschen Projekt arbeiten. Bevor Sie zu einem Schluss kommen, sollten Sie jedoch die zwei parallelen Welten verstehen, in denen jedes Projekt existiert.

1. Teamarbeit

„Erstens existiert ein Projekt als Teamarbeit, denn komplexe Probleme lösen wir meist, indem wir Menschen dafür einsetzen“, sagt Kravtchenko. „Und Menschen brauchen Motivation, denn sie fragen sich schnell, warum sie das tun. Sind sie in guten Händen, kann ihre Führungskraft ihre Fragen beantworten und den Kontext des konkreten Problems liefern, das das Projekt lösen soll.“

Und da Führungskräfte nicht ständig da sind, kann ein Team, das die treibende Kraft hinter einem Projekt versteht, im Alltag selbstständig entscheiden und dabei motiviert bleiben, voranzukommen. Es hilft Teammitgliedern auch, Alarm zu schlagen, wenn sie in eine Richtung laufen, die ihrem ursprünglichen Ziel widerspricht, sei es beim zu lösenden Problem oder bei der geschätzten Dauer.

2. Portfolio des gesamten Unternehmens

Ein Projekt lebt aber auch außerhalb des Teams, das daran arbeitet. Es lebt in dem, was Kravtchenko die „fast abstrakte Welt des Portfoliomanagements, in der alle Projekte gleichzeitig existieren“ nennt.

Diese lassen sich „auf einer Zeitachse, in einem Finanzbericht, in einem Gantt-Diagramm, in Marktstudien, in einem idealistischen Strategieplan oder in verschiedenen KPI-Aufschlüsselungen darstellen“.

Laut Kravtchenko stehen Portfoliomanager -- oder die Führungsebene -- bauartbedingt abseits der täglichen Realität jedes einzelnen Projekts. Sie sehen meist Leistungsberichte, erhalten Updates auf hoher Ebene und müssen Entscheidungen treffen, die den Fortbestand eines Projekts massiv beeinflussen können. Dabei müssen sie teils gegensätzliche Interessen abwägen.

„Ist ein Projekt langsamer als erwartet: Sollen wir eingreifen? Mehr Ressourcen einsetzen? Ressourcen kürzen und einem neuen, glänzenden Projekt zuweisen? Wie viel Risiko sollen wir bei jedem Projekt eingehen? Ist das Projekt entscheidend für ein anderes, an dem erst in ein paar Jahren gearbeitet wird? Wie würden Stakeholder reagieren, wenn wir es streichen?“

Hinzu kommt Politik. „Diskussionen über Portfolios und ihre Projekte können sehr sachlich sein, aber auch politisch“, sagt er.

Anzeichen, dass Sie bei einem Projekt Ihre Zeit verschwenden

Jetzt kennen Sie das dynamische, komplexe Umfeld, in dem ein Projekt existiert. Damit können Sie einschätzen, ob Sie bei einem Projekt Ihre Zeit verschwenden oder ob Sie weitermachen sollten. Die folgenden fünf Anzeichen können darauf hindeuten, dass es Zeit ist, Verluste zu begrenzen -- oder das Projekt zumindest neu zu denken.

1. Sie wissen nicht mehr genau, warum Sie angefangen haben

Haben Sie die richtige Lösung für das falsche Problem? „Stellen Sie sicher, dass Sie den Grund für Ihr Projekt und seine Wirkung im Zeitverlauf aus mehreren Blickwinkeln verstehen -- und erklären können“, rät Kravtchenko.

Es ist leicht, den Überblick zu verlieren, wenn man ständig mit Hindernissen und neuen Entwicklungen zu tun hat. Diese Reflexion sollten Sie deshalb im Verlauf eines Projekts mehrmals wiederholen.

2. Sie wenden bestehende Lösungen auf neue Probleme an

„Ein Projekt ist kein Spaziergang auf einer gut ausgebauten Straße. Mit Glück finden Sie einen Pfad, der teilweise über einen Feldweg führt. Trotzdem müssen Sie sich durch einen Wald neuer Probleme schlagen, für die Sie neue Lösungen finden müssen“, ergänzt Kravtchenko.

Wenn Sie versuchen, eine bestehende Lösung per Copy-and-paste auf ein neues Problem zu übertragen, arbeiten Sie laut ihm nicht mehr an einem Projekt, sondern in einer Produktionsumgebung. Auch Erfahrung kann ein blinder Fleck sein. „Ein erfahrener Java-Entwickler bleibt zum Beispiel vielleicht in seiner Komfortzone und versucht, technische Lösungen zu erzwingen, obwohl eine andere Sprache das Problem besser lösen würde.“

Wenn Sie merken, dass Sie bestehende Lösungen auf neue Probleme anwenden, ist es Zeit, die Idee Ihres Projekts in seiner jetzigen Form zu hinterfragen.

3. Sie kontrollieren jedes Detail bis ins Kleinste

Auch wenn Sie jedes Detail eines Projekts kleinteilig kontrollieren, kann das ein Zeichen dafür sein, dass Sie Ihre Zeit verschwenden.

„Mikromanagement und fehlende Motivation können auch dazu führen, dass ein Team nur tut, was Sie verlangt haben, ohne sich mit dem Ergebnis zu identifizieren“, sagt Kravtchenko. „Und trotzdem bringt sein Ergebnis dem Projekt als Ganzem keinen Wert.“

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann stoppen Sie das Projekt oder gehen Sie es neu an, sodass Ihr Team den größeren Zusammenhang versteht und keine Energie verschwendet. „Die Teammitglieder müssen verstehen, was Stakeholder wollen und brauchen, damit sie ihre Aufgaben mit diesen Punkten im Hinterkopf erledigen.“

4. Ihr Projekt läuft, solange niemand etwas anfasst

Ihr Projekt wirkt vielleicht perfekt. Bis eine einzige Anfrage sich anfühlt, als zöge man den entscheidenden Klotz aus einem filigranen Jenga-Turm. Das kann aber ein Segen sein, denn so erkennen Sie, welche Teile Ihrer Lösung nicht tragfähig sind, und können bessere entwickeln.

5. Andere sind offenbar nicht für Ihr Projekt zu begeistern

Wenn Menschen Ihr Projekt nicht einmal mit der Kneifzange anfassen wollen, ist das ein klares Zeichen, dass etwas nicht stimmt. „Wenn niemand im Team von einem Projekt motiviert ist, müssen Sie eine Pause einlegen und die Lage prüfen“, sagt Kravtchenko.

„Das Projekt kann für einen strategischen Plan des Unternehmens immer noch entscheidend sein. Aber wenn das Team nicht mit dem Herzen dabei ist, leidet die Qualität der Arbeit unweigerlich.“

Nehmen wir an, die Arbeit daran ist unumgänglich. Dann können Sie versuchen, Teammitglieder umzubesetzen, ein paar schnelle Erfolge einzuplanen, um die Stimmung zu heben, das Warum des Projekts zu wiederholen und sich Zeit zu nehmen, Ihrem Team zuzuhören. „Wenn nichts hilft, erwägen Sie, die Arbeit auszulagern und das Team interessanteren Projekten zuzuweisen. Einige Teammitglieder beaufsichtigen dann das ausgelagerte Projekt“, sagt er.

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