6 façons de créer un milieu de travail hybride de A à Z

Que vous soyez PDG, professionnel des RH ou simplement chef d’équipe chargé de coordonner une transition vers l’hybride, bien des petites entreprises ne savent pas comment créer leur propre milieu de travail hybride de A à Z. Voici six points de départ pour planifier une réouverture en douceur.

1. Trouvez un bureau, mais soyez futé

Pour créer un milieu de travail hybride, on pourrait croire qu’en plus des différents lieux d’où vos employés se connecteront à distance, il vous faut aussi un vrai bureau pour les rencontres en personne. Mais ne vous contentez pas d’un petit espace WeWork, ni de retourner dans le bureau abandonné depuis longtemps que vous aviez avant 2020. Le monde du travail de demain n’est pas un monde où huit heures de travail doivent se dérouler cinq jours par semaine dans un cubicule étouffant. Pour trouver votre bureau idéal, vous devez d’abord le définir.

Commencez par vous demander pourquoi vous avez besoin d’un bureau. Si c’est pour faire des présentations ou tenir des réunions de groupe, louer une salle de conférence quelques jours par semaine est peut-être la bonne solution. Si c’est pour la culture d’entreprise ou la cohésion d’équipe, vous pouvez peut-être vous en tenir à un espace de cotravail abordable qui offre des commodités agréables. Et si tout le monde préfère travailler de la maison et que la productivité n’en souffre pas, vous n’avez peut-être pas besoin de bureau permanent du tout. Tout dépend des besoins précis de votre entreprise : cernez-les avant de signer un bail.

2. Ne négligez pas l’horaire

Travailleurs à distance, travailleurs au bureau et travailleurs hybrides : quel cirque! C’est un cirque à trois pistes, et vous êtes le monsieur Loyal débordé au centre, qui veille à ce que tous vos lions, funambules et clowns soient au bon endroit au bon moment. Une fois que vous avez trouvé le meilleur espace de bureau pour les besoins de votre entreprise, l’étape suivante consiste à vous assurer que chacun sait quand et pourquoi il s’y trouvera. Ne vous inquiétez pas, ce n’est pas aussi écrasant qu’il y paraît, tant que tout le monde reste organisé.

Encore une fois, la première étape est d’être à l’écoute de vos employés. Sachez qui veut aller au bureau, à quelle fréquence, et combien de personnes occuperont votre espace à un moment donné, afin de pouvoir appliquer des protocoles sanitaires COVID sécuritaires. Il est même probable que vous deviez embaucher une personne, par exemple un « coordonnateur de bureau », pour que les horaires de tous soient en ordre, car jongler avec les Google Calendars et les changements de dernière minute peut être accablant pour quelqu’un qui a déjà un autre rôle. Quoi que vous fassiez, gardez un processus organisé et simple en tout temps, car le moral de votre équipe pourrait baisser si tout devient trop chaotique.

3. Écoutez plus que vous ne parlez

Comme pour à peu près tout changement touchant toute l’entreprise, vous devez vous assurer que vos employés ont le premier et le dernier mot. Si vous prenez des décisions radicales sans consulter vos employés, vous vous retrouverez avec un personnel mécontent, qui se sent sous-estimé et ignoré. Vous ne saurez jamais ce que signifie une intégration hybride idéale tant que vous ne saurez pas ce que vos employés considèrent comme idéal. Si vous rendez le processus démocratique, vous vous épargnerez bien des tensions à l’avenir.

Commencez par une réunion générale ou une assemblée publique, et faites connaître à tous un échéancier provisoire de votre transition vers l’hybride. Vous recevrez peut-être des plaintes qui semblent très centrées sur la personne qui les formule; elles pourront être transmises au coordonnateur de bureau, qui les gardera en tête pour la suite. Mais si vous prenez des notes et révisez ensuite tous les commentaires, vous constaterez peut-être une tendance dans les propos reçus, qui pourrait guider vos choix de réouverture.

4. Peaufinez vos espaces de collaboration

Les bureaux à aire ouverte font fureur, et ils semblent parfaits pour un personnel qui respecte la distanciation. Mais avant de vous lancer dans un aménagement à aire ouverte, rappelez-vous que, pour la plupart des employés, c’est un cauchemar. Selon un récent sondage Gensler sur le milieu de travail, 47 % des gens veulent une forme d’espace de travail privé, mais 69 % (avant la COVID) travaillaient en aire ouverte. Les gens veulent un bureau attitré, ils ne veulent pas partager, et ils veulent en même temps avoir la possibilité de socialiser au besoin. Ça semble assez simple, non?

Cette étape surtout logique est facile à concevoir, mais plus difficile à mettre en œuvre. Si vous tenez beaucoup de réunions, il vous faut beaucoup de salles de réunion; si vos employés manipulent des renseignements sensibles, il vous faut de l’intimité et de l’insonorisation. Vous n’avez peut-être pas le choix, et un bureau à aire ouverte ou des bureaux non attitrés sont les seules options. Cherchez simplement à savoir ce que votre équipe n’aime pas dans ces formules, et voyez s’il existe des solutions de rechange.

5. Numérisez votre espace

Créer un espace confortable à la fois pour les travailleurs à distance et pour ceux sur place est peut-être l’un des aspects les plus difficiles de la transition vers l’hybride. Auparavant, nous ne connaissions que des visages projetés au bout d’une salle de conférence. Et maintenant que nous sommes devenus si avancés sur le plan technologique à la maison, nous savons à peine comment transposer ce savoir dans un espace de travail numérique efficace et fonctionnel. Ne reléguez pas vos collègues à un ordinateur dans un coin, car une fois la réunion terminée, il y aura des conversations parallèles et des questions de suivi qui les feront se sentir exclus. Vous pouvez trouver des moyens créatifs et abordables d’inclure vos travailleurs à distance au-delà des réunions d’une heure. Si votre budget de bureau ne permet pas d’acheter la technologie la plus avancée, comme un robot de téléconférence sur roulettes, vous pouvez toujours opter pour quelque chose de simple, comme un iPad sur un support roulant. Et si la diffusion vidéo constante ne fait pas vraiment partie de la culture de votre entreprise, assurez-vous au moins que tout le monde reste au courant grâce à des comptes rendus, des notes et des systèmes de messagerie coordonnés.

6. Investissez dans les commodités nécessaires

Le dernier élément d’un bon bureau ne concerne pas seulement le bureau lui-même. Il s’agit de tout ce qui l’accompagne, de la machine à café à la bière en fût. Cela tient moins au type de travail que vous faites qu’aux éléments plaisants de la vie de bureau que vous aimeriez rétablir ou repenser. Pour la première fois depuis la création de votre entreprise, vous pouvez réinventer ce que signifie travailler en personne et, par conséquent, ce que signifie créer des liens entre collègues. Pour y arriver, vous devez savoir exactement ce qui permettrait à vos employés de donner le meilleur d’eux-mêmes.

Réfléchissez au type de culture de bureau que vous voulez créer. Si votre bureau compte surtout des milléniaux jeunes, en santé et vaccinés qui adorent la bière en fût et les cours de vélo stationnaire, trouvez un bureau avec un gymnase dans l’immeuble ou à côté. Si beaucoup de baby-boomers travaillent pour votre entreprise, le sondage Gensler montre qu’ils accordent plus d’importance au stationnement gratuit qu’à tout le reste. Toutes ces options, et bien d’autres, vous attendent dans le nouveau monde hybride; il suffit d’être assez attentif pour envisager toutes les possibilités.

Vous en êtes capable!

Même si cela semble répétitif, chaque point ramène à ceci : si vous adaptez votre réouverture à vos employés, vous assurerez leur santé, leur bonheur et leur loyauté. Quelle que soit votre prochaine étape dans la transition vers l’hybride, assurez-vous que votre équipe a son mot à dire. Plus vos employés se sentiront responsabilisés et investis dans l’avenir de l’entreprise, moins ils risqueront de s’épuiser ou d’accumuler du ressentiment.

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