5 conseils pour gérer efficacement les équipes en télétravail

Comment gérer des équipes en télétravail : la question à un million de dollars. Nous travaillons à distance depuis une année complète, et le télétravail semble appelé à demeurer un mode de travail principal pour longtemps. Des entreprises du monde entier, comme Slack, Dropbox, Skillshare et Twitter, ont ouvert la voie en proposant à leurs employés du télétravail permanent. Le travail à distance comporte une foule d’avantages : plus de temps en famille, moins d’émissions de gaz à effet de serre liées aux déplacements, plus de flexibilité et un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Mais il comporte aussi de réels inconvénients, et nous devons être attentifs à la façon dont nous travaillons avec nos collègues ou dirigeons notre équipe.

Comment gérer des équipes en télétravail

Parce que le télétravail est devenu si important dans notre quotidien, nous avons rassemblé cinq conseils qui nous en apprennent un peu plus sur la gestion d’équipes à distance. Si vous dirigez une équipe, suivez ces conseils et regardez la productivité de votre équipe grimper en flèche.

1. Dirigez avec empathie

Quand on pense à la gestion d’équipes en télétravail, l’empathie est peut-être l’élément le plus important. Chacun a ses propres défis et un environnement de travail unique; il est donc essentiel d’apprendre à être sensible à la situation de travail de chaque personne. Par exemple, quelqu’un travaille peut-être tout en gardant trois enfants. Sa capacité de participer à des réunions Zoom sporadiques tout au long de la journée sera peut-être différente de celle de vos autres membres d’équipe.

Lorsque vous dirigez avec empathie, surtout en ces temps difficiles, vous montrez à vos employés qu’ils sont importants et précieux, et que vous tenez à travailler en collaboration avec eux. Quand un employé se sent valorisé, la qualité de son travail augmente, tout comme son engagement envers son équipe et son organisation. Diriger avec empathie est peut-être le conseil le plus important que nous puissions offrir en matière de gestion d’équipes en télétravail.

2. Ne présumez pas que tout le monde suit le même horaire

S’il y a une chose que le télétravail nous a apprise, c’est que chacun travaille vraiment très différemment. Quand on réfléchit à la gestion d’équipes à distance, il faut se rappeler que l’un de vos membres d’équipe aime peut-être se lever à 7 h pour commencer sa journée, alors qu’un autre préfère se lever à 9 h. Chacun travaille à sa façon, et il faut comprendre que les méthodes et les horaires qui vous conviennent ne conviennent peut-être à personne d’autre.

C’est aussi important pour la planification des réunions. Encouragez votre équipe à indiquer ses heures de travail dans son calendrier, ce qui se fait facilement dans Gmail, afin de signaler les moments où elle est disponible pour se réunir. Il est aussi très utile d’encourager les membres de l’équipe à bloquer leur calendrier lorsqu’une échéance approche et qu’ils ont besoin de concentration pour terminer un projet, qu’ils ont un rendez-vous chez le médecin ou qu’ils doivent s’éloigner de leur ordinateur pour toute autre raison. Faire preuve de souplesse dans la planification est un conseil majeur en matière de gestion d’équipes en télétravail.

3. Écoutez, écoutez, écoutez

Puisque nous ne travaillons plus côte à côte au bureau, il devient de plus en plus important, comme gestionnaire, d’écouter votre équipe. Saviez-vous que 73 % des signaux de communication que nous captons en tant qu’humains sont perçus visuellement? Cela signifie que la communication par Slack, Hive ou Zoom reflète beaucoup moins bien nos véritables sentiments, notre humeur ou nos besoins.

Qu’est-ce que cela veut dire? Cela veut dire qu’il est plus important que jamais d’écouter votre équipe lorsqu’elle vous fait part de préoccupations, de sentiments ou d’idées. Cela peut prendre différentes formes : pour une personne de votre équipe, cela peut vouloir dire lui demander plus souvent comment elle va. Pour une autre, cela peut vouloir dire lui laisser de l’espace si elle a dit se sentir débordée.

En règle générale, il est judicieux de prévoir une rencontre individuelle hebdomadaire avec chacune des personnes qui relèvent de vous, par Zoom, avec la vidéo activée. Ces réunions virtuelles aideront à établir une base de communication au sein de l’équipe.

4. Adoptez un outil de gestion de projets ou de collaboration

Quand vous travaillez avec votre équipe et que vous la dirigez, il est important d’avoir une idée générale de ce sur quoi elle travaille la plupart du temps. Au lieu de demander constamment à votre équipe où en sont certains projets, ne serait-il pas préférable de consulter une liste de tâches ou un échéancier dans un outil de gestion de projets? C’est là qu’un outil comme Hive entre en jeu. Avec Hive et d’autres outils de gestion de projets, vous pouvez facilement gérer des équipes en télétravail, car vous suivez activement leurs progrès, leurs tâches et les éventuels obstacles à mesure qu’ils se présentent. Il est également très utile que l’outil comprenne une fonction de clavardage intégrée, comme Hive, pour prendre rapidement des nouvelles de votre équipe sur une base régulière. Nous vous recommandons de parler aux personnes qui relèvent de vous par clavardage au moins deux fois par jour.

Vous voulez d’autres recommandations d’outils de gestion de projets? Voici quelques autres outils que nous recommandons :

• Trello

• Basecamp

• Notion

5. Fixez des objectifs et des attentes clairs

Fixer des objectifs et des attentes clairs est toujours important lorsqu’on réfléchit à la façon de gérer une équipe, à distance ou en personne. Bien communiquer et fixer des objectifs clairs est particulièrement important en télétravail, car la communication y est moins fluide et moins régulière. Du simple fait de ne pas être dans la même pièce ou le même bureau chaque jour, certaines tâches et certaines informations seront inévitablement moins communiquées.

Pour y remédier, assurez-vous de fixer dès le départ des objectifs et des attentes clairs pour votre équipe et pour chaque personne. Cela aide de plusieurs façons. D’abord, si ces objectifs clairs sont établis, la personne qui relève de vous n’aura pas à demander constamment des mises à jour ou de nouveaux objectifs à atteindre. Elle pourra simplement consulter un document ou un outil de suivi des objectifs pour voir où elle en est. De plus, fixer des objectifs clairs avec votre équipe l’aide à se sentir valorisée et appréciée, puisqu’elle travaille en vue de quelque chose de concret.

Un moyen mnémotechnique utile pour fixer des objectifs est SMART. Assurez-vous que les objectifs sont :

• Spécifiques

• Mesurables

• Acceptables

• Réalistes

• Temporels

Il est essentiel de vous assurer que tout objectif que vous fixez à votre équipe respecte ces cinq critères; cela aidera à simplifier l’ensemble du processus. Fixer des objectifs est important, mais il faut parfois aussi tenir compte des inconvénients du télétravail. Si vous craignez la procrastination des employés, l’évitement de tâches ou la fuite de données d’entreprise, il pourrait être utile d’envisager un logiciel de surveillance de l’activité des utilisateurs. Ce n’est pas toujours nécessaire, mais ces outils existent si vous avez besoin de plus de visibilité.

Avec ces cinq conseils, nous espérons que vous avez tiré de précieuses leçons sur la gestion d’équipes en télétravail. Si vous avez d’autres conseils à nous proposer, n’hésitez pas à nous les faire connaître dans les commentaires ci-dessous.