9 conseils pour mieux animer vos réunions virtuelles

Il est difficile d’imaginer une époque où les réunions virtuelles ne faisaient pas partie de notre journée de travail. D’ailleurs, quand nous avons sondé plus de 300 personnes à la fin de 2020 sur leur expérience du télétravail jusque-là, 91 % d’entre elles ont dit utiliser des outils de vidéoconférence au travail, soit beaucoup plus que toute autre catégorie d’outils de télétravail.  Même si les réunions Zoom ont envahi nos calendriers, la plupart des gens cherchent encore des moyens d’améliorer leurs réunions virtuelles. Et dans un monde où d’innombrables articles parlent de la fatigue liée à Zoom, on insiste encore plus sur l’importance de rendre les réunions productives et d’optimiser l’efficacité. Rien n’est pire que de perdre son temps dans une réunion mal menée.  Dans cet article, nous présentons les bonnes pratiques qui vous aideront à animer une réunion virtuelle efficace. Vous n’aurez peut-être pas besoin de toutes, mais vous pouvez vous servir de ce guide comme d’une référence générale pour tenir des réunions virtuelles que tout le monde appréciera vraiment. Voilà, vous êtes déjà en route vers vos meilleures réunions virtuelles.

1. Fixez l’objectif de votre réunion.

Que vous animiez une réunion sur votre propre projet ou sur une autre initiative, il est important de comprendre l’objet de la réunion et de fixer un objectif qui y correspond. Pensez au contexte de la réunion dans l’ensemble du projet : que faut-il accomplir pour passer à l’étape suivante?  Quand vous fixez un objectif avant même le début de la réunion, vous obtenez un fil conducteur pour toute la préparation. En fonction de ce que vous voulez accomplir, vous pouvez mieux décider qui inviter, de quoi discuter, de combien de temps vous avez besoin et quelles informations vous devez en retirer. 

2. Choisissez vos outils de réunion virtuelle.

Il existe sur le marché de nombreux outils de réunion qui facilitent chaque étape de vos réunions virtuelles. Nous ne savons plus comment nous faisions avant d’utiliser Hive Notes pour les réunions : ça a vraiment tout changé. Mais selon la façon dont vous comptez animer votre réunion virtuelle, vous voudrez choisir un outil de réunion en ligne doté de certaines fonctions et intégrations. Alors, de quels types d’outils de réunion avez-vous besoin? Les outils de planification aident à harmoniser les calendriers et à trouver les disponibilités, tandis que les outils de vidéoconférence sont les plateformes qui hébergent la réunion et réunissent tout le monde dans une « salle » en ligne. Prenez le temps de les explorer et de vous familiariser avec eux avant de les utiliser : on ne sait jamais quand un dépannage sera nécessaire.  Pour mieux comprendre quels outils peuvent vous aider à animer vos réunions virtuelles, posez-vous ces questions :

• À quelle plateforme de vidéoconférence tout le monde aura-t-il accès? Ce n’est pas parce que vous utilisez Zoom, Teams ou d’autres solutions de rechange à Zoom pour la vidéoconférence que les autres le font aussi. Si votre réunion compte des participants internes et externes, vérifiez au préalable qu’ils peuvent accéder à la plateforme que vous utilisez. La plupart des outils offrent des essais gratuits ou acceptent les participants externes, mais il vaut toujours mieux vérifier. 

• Ai-je besoin d’aide pour la planification? Si oui, explorez une application de planification de réunions. Si vous utilisez déjà Google Calendar pour envoyer vos invitations, il comprend heureusement des fonctions de planification qui montrent quand tous les invités sont disponibles. Pour un outil qui permet à d’autres de réserver du temps dans votre calendrier, essayez Calendly.

• Est-ce que je veux que tout le monde collabore pendant la réunion? Selon le format et l’objet de la réunion, vous voudrez peut-être choisir une plateforme où tout le monde peut collaborer. Hive Notes est un excellent outil de réunion pour la collaboration en temps réel, car il permet à chacun de modifier la note et d’y contribuer en même temps. Proposez des idées et prenez des notes de réunion avec du texte enrichi, des images et des GIF. 

• Dois-je présenter des diapositives, partager mon écran ou afficher des informations?  Si oui, assurez-vous que votre plateforme de vidéoconférence permet le partage d’écran ou s’intègre à votre logiciel de présentation. Vous pouvez aussi insérer des images, des graphiques ou des diagrammes dans une note Hive partagée, puis la partager sur l’écran Zoom, pour une présentation interactive qui encourage la participation de tous.

• Comment attribuerons-nous les prochaines étapes? Ferez-vous le suivi des prochaines étapes par courriel? Ou utilisez-vous peut-être déjà un outil de gestion de tâches ou de projets pour attribuer des actions et suivre l’avancement? Hive Notes est aussi idéal pour attribuer les prochaines étapes pendant les réunions. Avec Hive Notes, vous pouvez transformer n’importe quel point de discussion en élément à faire et attribuer les prochaines étapes directement dans la note. Au moment de la réunion suivante, il suffit de rouvrir la note pour voir ce qui a été fait (et ce qui reste à faire).

3. Créez un ordre du jour et partagez-le à l’avance.

Dans l’étude de Doodle portant sur 19 millions de réunions, 43 % des personnes ont dit que les réunions mal organisées les empêchent d’avoir assez de temps pour le reste de leur travail, et 38 % ont affirmé que le manque d’organisation leur fait perdre de vue leurs projets.  L’ordre du jour est l’un des meilleurs moyens de garder tout le monde organisé et sur la même longueur d’onde. Ne vous en passez pas sous prétexte que les réunions Zoom ne se tiennent pas en personne. En fait, l’ordre du jour est peut-être encore plus important pour les réunions virtuelles. Si l’on y pense, la nécessité de garder tout le monde sur la même longueur d’onde est encore plus cruciale avec des équipes dispersées. Grâce aux nouvelles technologies de réunion, vous pouvez dire adieu aux ordres du jour figés et poussiéreux. Avec Hive Notes pour Zoom, vous pouvez facilement créer un ordre du jour, le lier à une réunion existante et le partager avec tous les participants à l’avance. Pendant la réunion, tous les participants peuvent y écrire et y ajouter des idées en temps réel pendant que vous abordez les sujets et passez à l’action pour chaque point de discussion. Vous pouvez aussi attribuer des éléments à faire aux participants et partager les notes avec toute personne qui n’a pas pu assister à la réunion : c’est la meilleure façon de s’assurer que chacun repart avec des prochaines étapes claires et que rien ne passe entre les mailles du filet. Le plus beau, c’est que cette application Zoom intègre Hive Notes directement dans la fenêtre de votre réunion, si bien que vous n’avez pas à jongler avec plusieurs onglets pour prendre des notes. C’est une toute nouvelle expérience de réunion virtuelle, et elle est entièrement gratuite, pour toujours. Il suffit de télécharger l’application Hive Notes dans le Zoom Marketplace pour l’utiliser dans votre prochaine réunion virtuelle.

4. Envoyez un rappel.

Tout le monde est déjà passé par là. Une invitation de calendrier se perd dans votre boîte de réception, vous oubliez de cliquer sur « oui » pour accepter une invitation à une réunion, ou vous êtes simplement distrait par d’autres tâches. À mesure que les gens s’habituent au télétravail et apprennent à rester organisés dans un monde entièrement en ligne, il est plus important que jamais d’envoyer des rappels de réunion.  Pour que vos participants ne manquent pas votre réunion virtuelle, envoyez un courriel de rappel 30 minutes ou une heure avant le début. Vous pouvez aussi le faire de façon informelle dans Slack ou une autre plateforme de messagerie si c’est là que vous communiquez.  Vérifiez aussi si votre outil de réunion comprend un système de rappel ou de notification. Par exemple, avec Hive Notes pour les réunions, tous les participants reçoivent une notification 10 minutes avant le début de la réunion, qui les invite à ouvrir Zoom ou à prendre des notes. Un rappel qui simplifie les choses plus que jamais.

5. Créez un environnement positif.

Les réunions virtuelles n’ont pas à être gênantes. En fait, elles peuvent contribuer à mettre tout le monde sur un pied d’égalité et donner à chacun la chance de s’exprimer. Il est très facile de se sentir intimidé dans une salle de conférence remplie de gens, mais quand chacun est derrière un écran, une partie de la tension et de la nervosité liées à la présentation d’idées à des inconnus disparaît. En tant que leader ou organisateur de la réunion, c’est donc à vous de donner le ton et de mettre tout le monde à l’aise. L’une des façons d’y arriver est d’utiliser des activités brise-glace virtuelles, qui aident à rompre le silence gênant au début de la réunion et qui font presque toujours rire un peu. Évidemment, ce n’est pas nécessaire dans une réunion en tête-à-tête ou avec votre équipe interne, où tout le monde se connaît. Mais si vous souhaitez créer de meilleures relations et favoriser la culture d’équipe, pensez à planifier une activité virtuelle de consolidation d’équipe pour varier vos réunions habituelles. Prendre une pause pour miser sur les liens au sein de l’équipe finit toujours par être payant pour la productivité à venir.

6. Accordez-vous pleinement.

Comme dans une réunion en personne, évitez de manger et de regarder votre téléphone pendant la réunion. Si possible, activez votre caméra et encouragez les autres à faire de même. Rien n’est pire que de diriger une réunion sans voir les réactions des autres. Si vous ne pouvez pas activer votre caméra, essayez d’interagir avec la personne qui parle à l’aide des réactions et des émojis. Pensez à couper votre micro pour ne pas distraire ni interrompre la personne qui parle. En cas de doute sur la bonne conduite en réunion, parlez à vos collègues de leurs préférences quant à la caméra activée ou désactivée. Si vous êtes l’animateur, prévoyez du temps pour les questions et les échanges. Si vous êtes participant et que vous avez une question, posez-la dans le clavardage plutôt que d’interrompre la personne qui parle, à moins que l’animateur n’indique le contraire.

7. Clarifiez les prochaines étapes avant la fin de la réunion.

Nous connaissons tous le courriel de suivi envoyé après la réunion, dans lequel le responsable résume ce qui a été discuté et présente les prochaines étapes. C’est excellent en théorie, mais combien de fois oublie-t-on de l’envoyer? Et que dire des heures (ou des jours) qui s’écoulent entre la fin de la réunion et l’envoi du suivi? Ce délai ouvre la porte aux malentendus et nuit aussi à la productivité.  C’est pourquoi il est important de clarifier les prochaines étapes et de préciser les responsabilités avant la fin de la réunion. Avec Hive Notes pour les réunions, vous pouvez attribuer les prochaines étapes directement à partir de la note de réunion partagée. Hive Notes vous permet d’attribuer des actions à des participants internes et externes, de fixer des échéances pour les tâches, puis de suivre l’avancement même après la fin de la réunion.   Tout cela se fait directement dans la note que vous utilisez pour votre réunion, de sorte que tout le monde reste (littéralement) sur la même page. N’attendez donc pas la fin de la réunion pour commencer à travailler sur vos projets. Attribuez les prochaines étapes au fur et à mesure : ainsi, chacun quitte la réunion virtuelle en sachant exactement ce qu’il doit faire et pour quand. 

8. Faites un suivi après la réunion.

Votre équipe a quitté la réunion, et il est maintenant temps de faire le suivi pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Si vous avez discuté des prochaines étapes avant la fin de l’appel, votre courriel de suivi doit être clair, court et direct. Choisissez un objet direct, de préférence une incitation à l’action. Au besoin, donnez un peu de contexte et indiquez les tâches et responsabilités précises. Une bonne étiquette du courriel peut grandement vous aider à améliorer votre communication avec une équipe à distance et à aller plus loin dans votre carrière.

9. Améliorez la participation grâce aux éléments interactifs.

Les réunions virtuelles peuvent parfois susciter moins de participation, en raison de l’absence de présence physique et des occasions plus nombreuses de se laisser distraire. Il peut être utile d’intégrer des éléments interactifs pour encourager l’engagement et assurer l’efficacité de la réunion. Vous pouvez par exemple proposer des sondages, des périodes de questions et réponses, des salles de sous-groupes pour des discussions en petits groupes ou des tableaux blancs virtuels pour les séances de remue-méninges. Et le mieux, c’est que vous trouverez la plupart de ces outils dans Hive! Les éléments interactifs stimulent non seulement la participation, mais vous aident aussi à recueillir de précieuses idées auprès des membres de votre équipe. Favorisez la discussion ouverte et sollicitez des commentaires pendant la réunion pour que chaque voix soit entendue. Inviter votre équipe à participer peut grandement améliorer les résultats de vos réunions virtuelles et la satisfaction générale de l’équipe. N’oubliez pas : la clé d’une réunion réussie ne tient pas seulement aux outils et à la technologie, mais aussi à la création d’un environnement inclusif et collaboratif pour tous les participants. Avec ces stratégies, vous êtes certain d’augmenter la participation et la productivité de vos réunions virtuelles. Nous espérons que ces conseils vous guideront vers vos meilleures réunions virtuelles. Avez-vous d’autres bonnes pratiques à ajouter à cet article? Parlez-nous de vos conseils pour les réunions virtuelles dans les commentaires ci-dessous. Nous serions ravis de vous lire! Et en attendant, découvrez Hive Notes pour les réunions et commencez gratuitement.