6 conseils pour planifier votre semaine et maximiser votre productivité

Vous savez peut-être comment planifier une réunion productive ou une journée productive, mais pas forcément comment planifier toute une semaine productive. Gerald J. Leonard, PDG de Principles of Execution et auteur de Workplace Jazz: How to Improvise, donne quelques conseils pour planifier votre semaine afin de maximiser votre productivité et de tirer le meilleur parti de vos journées de travail.

1. Les grosses tâches d’abord

Il y a peut-être des éléments sur votre liste de tâches hebdomadaire que vous redoutez, mais selon Leonard, pour planifier votre semaine et maximiser votre productivité, il faut vous en occuper le plus tôt possible.

« J’ai remarqué que lorsqu’on travaille sur quelque chose qu’on n’aime pas faire ou qui n’est pas sa force, on trouve inconsciemment autre chose à faire pour passer le temps et éviter de s’y mettre », explique Leonard.

En commençant par les tâches les plus difficiles, vous vous assurez une fin de semaine tranquille, où vous pouvez être fier de vos réalisations plutôt qu’anxieux à cause de la procrastination.

« Si vous vous concentrez d’abord sur les grosses tâches, les autres ne sont pas si difficiles, et vous pouvez les terminer. »

2. Choisissez le travail selon l’endroit où vous êtes

Leonard recommande aussi de vous assurer que le travail que vous faites convient à votre lieu de travail. Le télétravail peut être l’environnement idéal pour les projets exigeants qui demandent une concentration totale. En revanche, le bureau convient peut-être mieux aux idées spontanées et à la complicité d’équipe, mais si vous prévoyez d’aller au bureau un jour où vous devez vous concentrer, vous risquez d’accomplir très peu de choses.

« Je crois vraiment que travailler au bureau fait perdre plus de temps que travailler à la maison », dit Leonard. « À la maison, une personne très disciplinée ou concentrée peut planifier son travail comme elle l’entend. »

Leonard ajoute que le temps de déplacement ou les distractions du bureau peuvent vous empêcher de réaliser des tâches urgentes. À la maison, vous pouvez peut-être fermer la porte de votre bureau et travailler en silence pendant des heures, mais ces limites sont beaucoup plus floues au bureau. Vos collègues vous feront perdre du temps sans le vouloir avec des discussions près de la fontaine, des réunions auxquelles vous assistez ou des pauses-café, ce qui peut nuire énormément à votre productivité si vous travaillez sur un projet à échéance serrée.

« [Les travailleurs à distance] peuvent faire leur routine du matin et être à leur bureau et devant leur ordinateur bien plus tôt que les autres », dit Leonard. « Ils peuvent se ménager le temps dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches, et ils peuvent bénéficier de très bonnes périodes de concentration en planifiant bien les choses. »

3. Prévoyez votre préparation à l’horaire

Vous prévoyez peut-être du temps de préparation dans votre horaire pour certaines tâches, mais ce temps peut rapidement devenir une pause involontaire. Peut-être que vous le passez à décrocher au travail, à regarder votre téléphone ou à fixer le vide. Mais pour planifier votre semaine afin de maximiser votre productivité, ne faites pas seulement semblant de réfléchir à l’avance : inscrivez-le à votre horaire.

Si vous vous surprenez à décrocher entre deux activités, Leonard recommande de prévoir délibérément du temps pour préparer vos prochaines activités, comme l’appel client de demain ou le projet de la semaine prochaine.

« Concentrez-vous sur votre objectif d’affaires », dit Leonard. « Se préparer à travailler sur un projet ou à passer un appel, sans avoir dressé une liste de tâches au préalable, c’est une mauvaise idée si vous avez procrastiné et n’y avez pas réfléchi la veille au soir ou dès le matin avant de vous y mettre. »

4. Révision de la liste de tâches chaque soir

Même si votre semaine est déjà planifiée jusqu’à un certain point, Leonard recommande de passer en revue vos listes de tâches chaque soir, car c’est l’une des meilleures façons de planifier votre semaine pour maximiser votre productivité.

« Je crois sincèrement à l’utilité d’une liste de tâches quotidienne », dit Leonard. Plutôt que de tout régler le dimanche soir ou le lundi matin, faites le point chaque jour pour garder le contrôle de vos actions à effectuer, qui changent sans cesse.

« Vous savez exactement sur quoi vous allez travailler, et vous pouvez facilement établir vos priorités. »

Leonard poursuit en expliquant que le fait de réviser ces listes la veille laisse à votre cerveau le temps de traiter, de façon implicite, l’information sur votre horaire à venir.

« Si vous travaillez sur une liste de tâches à la fin de la journée pour ce que vous devez faire le lendemain ou plus tard dans la semaine », explique Leonard, « votre subconscient s’en occupe. Puis, à votre réveil, si vous avez votre liste de tâches sous les yeux avec votre horaire, vous savez exactement ce que vous devez accomplir ce jour-là. Vous savez à quelles réunions vous devez participer. »

5. La technique Pomodoro

Le conseil suivant de Leonard est d’utiliser la technique Pomodoro pour bloquer du temps pour vos activités.

« La technique Pomodoro consiste à fixer des blocs de 25 minutes pour suivre votre temps et voir où vous en êtes dans vos tâches », explique Leonard. « Utilisez une montre ou un chronomètre pour mesurer des séances de travail de 25 minutes ou de 90 minutes. »

Après vos séances de travail, vous prenez habituellement une pause de cinq minutes. On répète le tout quatre fois sur deux heures, et à la fin des deux heures, on prend une pause prolongée de 15 à 30 minutes.

Leonard recommande aussi d’explorer vos propres techniques de concentration en appliquant la méthode, car elles peuvent différer de ce que vous lisez en ligne.

6. Écoutez votre cerveau

Si vous sentez votre énergie baisser pendant la journée ou la semaine, réglez le problème dans l’œuf avant qu’il ne se transforme en véritable épuisement professionnel. Tenez compte de l’élément humain dans votre planification et accordez-vous une certaine marge de manœuvre quand vous êtes vidé.

« Je fais ce que j’appelle des "énergisants" ou de la "gym pour le cerveau", qui me remettent essentiellement en marche pour que je puisse retourner à ce que j’ai à faire », dit Leonard.

Plutôt que de faire défiler les médias sociaux sans réfléchir, vous avez à votre disposition de nombreux exercices de concentration. Vous pouvez aussi essayer des activités physiques qui améliorent les fonctions cognitives.

Cependant, il arrive que quelques exercices ne suffisent pas, et que vous vous sentiez au ralenti ou relâché malgré un horaire bien structuré. C’est alors qu’il faut écouter votre corps et votre cerveau et peut-être prendre un jour de congé payé pour revenir ressourcé, inspiré et prêt à planifier votre semaine afin de maximiser votre productivité.

« Si vous vous sentez somnoler et incapable de vous concentrer vraiment, même après avoir essayé certaines de ces méthodes, vous avez peut-être simplement besoin d’un jour ou deux pour faire une pause et faire quelque chose d’amusant pour vous vider la tête », dit Leonard. « Vous pourrez ainsi revenir le lendemain, prêt à travailler. »

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