Guide pour former l’équipe allégée idéale

Vous avez remarqué que les processus de votre service prennent un peu plus de temps depuis quelque temps et que votre propre flux de travail s’essouffle. Mais pourquoi faire appel à un expert externe quand vous pouvez former, au sein de votre organisation, une équipe allégée (« lean ») prête à agir? Lisez la suite pour savoir ce que sont ces équipes et ce qu’elles peuvent faire pour vous.

Qu’est-ce qu’une équipe allégée?

Le concept de gestion allégée (« lean ») a été conçu à l’origine par le Dr Shigeo Shingō, un ingénieur qui étudiait la gestion des usines. Il est surtout connu pour son étude de la méthode de production allégée de Toyota, appelée Toyota Production System ou TPS.

Avec la production allégée, Toyota cherchait à offrir le plus de valeur possible au client grâce à des ressources parfaitement optimisées, en éliminant tout gaspillage. Les étapes d’un flux de travail ont été analysées, et tout ce qui semblait gaspiller des ressources, créer des incohérences ou surcharger le système a été supprimé. Dépouiller la production jusqu’à l’essentiel s’est révélé très rentable pour Toyota, qui a ainsi dépassé General Motors pour devenir le plus grand constructeur automobile du monde. Après la production allégée est venue la culture allégée, avec la gestion allégée, les principes de l’approche allégée et les équipes allégées. Tous ces éléments ont été créés dans un but précis : réduire l’encombrement des processus et rendre les entreprises plus efficaces. Voilà le rôle d’une équipe allégée : examiner le flux de travail de l’entreprise et l’améliorer.

Les cinq pourquoi de Shingō

« Une avalanche incessante de “pourquoi” est le meilleur moyen de préparer votre esprit à percer le voile brumeux de la pensée que crée le statu quo. Utilisez-la souvent. » ­– Shigeo Shingō

Dans ses recherches sur le système de Toyota, le Dr Shingō a avancé que la production allégée réussit surtout parce que, chaque fois qu’un problème survient, cinq questions permettent d’arriver à une réponse. Il a appelé cette méthode les 5W, ou « cinq pourquoi » : lorsqu’un problème survient, on demande pourquoi cinq fois de suite, jusqu’à ce que le problème soit cerné. Voici quelques questions courantes du modèle des 5W :

• Pourquoi cet objet est-il nécessaire?

• Pourquoi ce sujet est-il nécessaire?

• Pourquoi utiliser cette méthode?

• Pourquoi l’espace est-il utilisé de cette façon?

• Pourquoi cela prend-il autant de temps?

Fait intéressant, les questions que posent les équipes allégées renferment aussi les composantes qui forment la base de toute équipe allégée bien structurée : les 5W sont, en somme, une version de qui, quoi, quand, où et pourquoi.

Comment former une équipe allégée

En suivant le modèle de questions du Dr Shingō, on peut dégager cinq composantes d’une équipe allégée performante : les objets, les sujets, la méthode, l’utilisation de l’espace et le temps. Sans une remise en question en profondeur de ces cinq pourquoi, votre équipe allégée risque de répéter les erreurs que la culture de votre entreprise commet quand elle forme des équipes et crée des flux de travail, c’est-à-dire les erreurs mêmes que les équipes allégées cherchent à corriger.

1. Les objets

D’abord, votre équipe allégée doit avoir un objectif à atteindre avant que tout le reste se mette en place. Que souhaite-t-elle analyser et améliorer? Y a-t-il des processus que vous pourriez rendre plus « allégés » ou moins complexes? Le travail d’une équipe allégée consiste à simplifier et à condenser des projets. Tout aspect de votre entreprise, de votre communication ou de votre flux de travail à améliorer peut donc être mis sur la table.

2. Les sujets

Vous ne pouvez pas choisir les membres de l’équipe les mieux adaptés aux objectifs de la mission si vous n’avez pas de mission. Mais une fois que vous savez ce que votre équipe allégée doit accomplir, vous êtes prêt à choisir les bonnes personnes. Le sondage Lean Business Survey de Planview a montré que même 88 % des équipes allégées qui se disent « débutantes » rapportent un projet réussi. Tant que votre équipe est choisie avec soin, les résultats seront donc bons. Comme l’équipe d’Ocean’s Eleven, il vous faudra un expert dans chaque domaine pour réussir. Mais surtout, il vous faut des traits de caractère qui unissent les membres de l’équipe et créent un climat de leadership, d’honnêteté et d’empressement. Tout le monde doit être sur la même longueur d’onde et se montrer aussi ouvert que responsable et axé sur les résultats. Après tout, des études montrent que plus vos employés sont connectés, plus ils sont productifs.

3. La méthode

Maintenant que vous avez vos objets et vos sujets, il vous faut une méthode derrière votre folie. Les équipes allégées créent généralement des systèmes qui soutiennent l’amélioration à long terme, des systèmes qui définissent ou redéfinissent la valeur et éliminent le gaspillage.

La culture de la gestion allégée est riche et regorge de ressources utiles. Même une nouvelle équipe allégée dispose donc des outils nécessaires pour atteindre ses objectifs. Selon le Lean Business Survey, près de 70 % des équipes allégées performantes citent le parrainage de la direction comme leur plus grande ressource. Il existe aussi des indicateurs de l’approche allégée et, bien sûr, des technologies qui suivent la gestion du temps, la productivité et bien plus encore.

4. L’espace

Dans la production allégée, l’utilisation de l’espace est généralement plus concrète et tourne autour de l’espace physique d’une usine. Dans une équipe allégée, toutefois, vous cherchez la meilleure utilisation de votre espace mental, et en particulier de votre disponibilité. Cela signifie que, si vous faites partie d’une équipe allégée, votre flux de travail doit être planifié méticuleusement et vous devez aborder votre travail avec enthousiasme et application. Les équipes allégées ne sont pas faites pour les personnes épuisées, et elles ne conviennent pas à celles qui doivent lever le pied sur la culture de l’acharnement et avancer à petite vitesse.

La clé secrète d’une équipe allégée performante, c’est le perfectionnement des compétences. Sans amélioration constante, les équipes allégées ne maîtriseront pas en permanence les dernières tendances de leur secteur. Une personne qui voit le perfectionnement comme un élément essentiel de sa vie professionnelle révèle aussi un type de personnalité qui s’intègre bien à une équipe allégée : quelqu’un qui continue de s’améliorer en même temps que son entreprise.

5. Le temps

Enfin, il faut garder à l’esprit le temps que prend votre projet. Les équipes allégées ne sont pas forcément pressées, mais elles sont conçues pour l’optimisation. Les projets ont donc peu de chances de traîner ou de s’enliser. Les équipes allégées ont beaucoup de responsabilités : plus elles passent de temps sur un projet, plus leur objet reste longtemps dans l’inefficacité.

La responsabilité et le leadership occupent une grande place dans les équipes allégées, et les membres sont souvent choisis pour leur fort sens des responsabilités et leur empressement à accomplir les tâches. Le temps consacré à un projet est donc important au sein d’une équipe allégée, et il est absolument nécessaire d’établir un échéancier calculé avec minutie.

À retenir sur les équipes allégées

Les équipes allégées ne conviennent évidemment pas à tout le monde, mais elles sont certainement un atout pour toute entreprise, un peu comme un consultant interne qui vous dit comment optimiser les choses. Et avec les bonnes personnes et le bon soutien, ces groupes peuvent retrancher le gras de votre organisation pour créer une organisation simplifiée et… eh bien, plutôt allégée.