6 conseils pour gérer plusieurs projets à la fois, avec succès

Votre patron vous confie un projet. Votre collègue est tombée malade et a besoin d'aide pendant son absence. Et puis non, attendez : c'est vous la patronne ou le patron, et vous devez répartir les ressources et les tâches pendant que tout s'empile sur votre bureau! Une de ces situations vous dit quelque chose?

Si vous vous sentez dépassé ou si vous avez l'impression de ne plus pouvoir prendre de travail supplémentaire, misez sur la gestion de projets!

La gestion de projets est le processus qui consiste à organiser et à gérer des ressources pour atteindre un objectif précis. Dans cet article, je présente différentes façons de gérer plusieurs projets à la fois sans vous sentir dépassé. J'ajouterai aussi quelques conseils pour gérer efficacement votre temps et vos ressources afin de rester sur la bonne voie et de respecter vos échéances. Plus facile à dire qu'à faire? Pas du tout — on s'en occupe.

Nos meilleurs conseils pour jongler avec plusieurs projets

Vous n'aurez peut-être pas besoin de suivre chacun de ces conseils pour gérer plusieurs projets avec succès, mais au moins l'un d'eux vous sera sans doute utile dans votre situation. La gestion de projets peut être exigeante, et jongler avec plusieurs projets l'est encore plus. L'objectif est donc que vous repartiez avec un outil de plus dans votre boîte à outils de gestion de projets, pour vous aider au moment décisif où vous en aurez vraiment besoin.

Voyons ces conseils de gestion de projets pour gérer plusieurs projets à la fois :

• Restez attentif

• Gardez les lignes de communication ouvertes

• Connaissez vos forces et vos faiblesses

• Regardez vers l'avenir

1. Restez attentif

On oublie souvent quelque chose; essayez de commencer vos projets en pleine conscience. Avec autant de tâches et de projets dans votre assiette, avant de plonger et d'essayer de tout organiser et gérer, prenez le temps de vous détendre. Se lancer dans plusieurs projets avec de l'anxiété ou du stress mène forcément à de mauvaises décisions ou à une mauvaise gestion. Même si cela semble contre-productif, ralentissez, respirez et évaluez ce qui se présente à vous avant de commencer. Je ne dis pas d'allumer une chandelle et de commencer chaque matin par la méditation, je dis simplement de respirer et de vous détendre. Vos projets ne prendront pas feu si vous prenez 10 minutes pour remettre les compteurs à zéro.

2. Gardez les lignes de communication ouvertes

Si quelque chose vous préoccupe ou si un projet vous donne l'impression d'être dépassé, parlez-en aux personnes concernées. Une communication ouverte aide à éviter les problèmes et les malentendus qui peuvent survenir quand on travaille sur des projets avec d'autres personnes.

Des lignes de communication ouvertes favorisent aussi la transparence et la clarté, ce qui aide à ce que tout se déroule rondement. Si vous avez des questions ou besoin de précisions, demandez toujours. Pensez aux fois où il vous a manqué de l'information. Poser des questions vaut mieux que laisser les choses en suspens, car ne pas les poser entraîne souvent plus de problèmes ou de mauvaise communication.

3. Connaissez vos forces et vos faiblesses

Plus facile à dire qu'à faire, n'est-ce pas? Mais sérieusement, si vous ne connaissez pas vos forces et vos faiblesses, prenez une feuille et un stylo, tracez une ligne au centre de la page et écrivez-les. Qu'est-ce que vous faites bien? Quelles sont les tâches qui vous rendent heureux et que vous aimez accomplir? À l'inverse, quelles sont les tâches ou les travaux que vous n'aimez pas ou qui vous prennent beaucoup de temps?

Personne n'est parfait en tout, et savoir ce que vous faites bien ou moins bien vous donnera une longueur d'avance au moment de déléguer plusieurs tâches. Déléguer des tâches à d'autres personnes dont les forces se situent dans des domaines précis peut alléger votre charge et, au bout du compte, faire avancer le projet plus rapidement. Vous n'avez pas à tout assumer seul! Faites confiance à votre équipe et déléguez!

4. Regardez vers l'avenir

Même si ce conseil est lié au fait de connaître vos forces et vos faiblesses, il est essentiel de regarder aussi ce qui s'en vient. Si vous avez une semaine chargée ou beaucoup de travail à remettre en même temps, essayez de vous y préparer. Si vous avez une échéance serrée pour un projet précis, vous pouvez le savoir à l'avance et planifier vos ressources en conséquence. Pensez à long terme et ayez toujours un plan. Travailler sur des projets « à la dernière minute » n'est pas viable, et tôt ou tard, quelque chose sera oublié.

5. Soyez flexible

Ce conseil est essentiel quand on travaille avec d'autres sur des projets : soyez prêt à changer les choses au besoin. Les échéances changent souvent, les tâches sont réattribuées et la disponibilité des gens varie. Si vous ne savez pas vous adapter, gérer plusieurs projets sera très difficile. Envisagez d'ajuster votre façon de gérer vos projets et d'adopter un logiciel de gestion de projets comme Hive, qui vous permet de déplacer les tâches, les ressources et les échéances.

6. Préparez-vous à faire des compromis

Il faut parfois faire des compromis pour respecter les échéances et garder tout le monde content (y compris vous-même). Cela peut signifier que quelqu'un prend plus de travail ou qu'une tâche est reportée d'un jour ou deux. Cela peut aussi signifier dépasser le budget, voire abandonner du travail hors portée. Mais comme j'aime le dire, choisissez vos batailles. Certaines ne valent pas la peine d'être menées, et faire des compromis sur certaines tâches et échéances aidera à apaiser les esprits et à rassurer les parties prenantes. Rappelez-vous que personne n'est heureux tout le temps, et que ce n'est pas grave!

Être une gestionnaire ou un gestionnaire de projets efficace demande du travail

Tout n'est pas rose quand on est gestionnaire de projets. C'est un travail exigeant, et on a souvent l'impression de rassembler des chats les yeux bandés. Pourtant, pour réussir dans ce rôle, que ce soit en gérant plusieurs projets ou un seul, vous devez toujours gérer efficacement votre temps et vos ressources.

Respecter les projets et les échéances, communiquer avec toutes les parties prenantes et savoir vous adapter au besoin : voilà les compétences sur lesquelles vous devez compter pour traverser chaque journée. Servez-vous des outils à votre disposition, que ce soit un excellent logiciel de gestion de projets ou simplement le bon vieux papier et crayon, pour rester organisé et concentré. Et surtout, n'hésitez pas à demander de l'aide au besoin! Il n'y a aucune honte à admettre que vous ne pouvez pas tout faire seul : nous ne sommes après tout que des humains.

Gérer plusieurs projets avec Hive

Hive est un outil de gestion de projets de premier plan qui réunit tous vos outils de travail dans un seul tableau de bord, pour que vous puissiez gérer des projets, clavarder avec vos collègues, envoyer des courriels et même lancer des appels Zoom sans jamais quitter la fenêtre.  Hive offre six vues flexibles, dont les vues Gantt, Kanban, Calendrier et Tableau, pour mieux voir et comprendre vos projets. La vue Portefeuille de Hive Quand vous gérez plusieurs projets, la vue Portefeuille de Hive vous offre tout ce qu'il faut pour voir tous vos projets au même endroit. Elle combine le détail du navigateur de projets et la flexibilité de la vue Tableau. 

Imaginez la vue Portefeuille comme un tableau où les projets sont listés à la verticale, à gauche, et où les champs et les tâches individuelles sont sur l'axe horizontal. Voici comment ils fonctionnent : 

• Les champs sont les renseignements de base sur un projet, comme sa description, sa date d'échéance, son statut et la description de son statut.

• Les champs personnalisés peuvent être ajoutés au niveau du projet pour suivre d'autres renseignements, comme le budget du projet ou les membres de l'équipe qui y sont affectés.

La vue Portefeuille de Hive permet de voir facilement quelles tâches sont terminées, quelles tâches sont communes à plusieurs projets et quelles tâches sont en retard. Vous pouvez aussi cliquer sur un projet pour l'examiner plus en détail dans la vue Kanban, Gantt, Tableau ou Calendrier. Avec les champs personnalisés, le ciel est la limite : vous pouvez ajouter autant d'information que vous le voulez dans votre vue Portefeuille. Astuce : découvrez comment personnaliser la vue Portefeuille de Hive. Simplifier la gestion des tâches de plusieurs projets avec les étiquettes de Hive Quand on jongle avec plusieurs tâches et qu'on a une échéance à respecter, établir les priorités est essentiel. Le système d'étiquettes de Hive peut vous aider à y arriver facilement.

• Repérez les tâches urgentes avec une étiquette « Priorité élevée ».

• Attribuez une étiquette « Critique » aux tâches qui demandent une attention immédiate.

• Utilisez une étiquette « Priorité faible » pour les tâches moins urgentes.

• Appliquez les étiquettes de façon uniforme pour garder clarté et organisation.

• Passez régulièrement en revue les étiquettes et mettez-les à jour pour refléter l'évolution des priorités.

En plus de ces conseils pour gérer plusieurs projets à la fois avec succès, pensez à déléguer des tâches lorsque c'est possible pour alléger votre charge de travail. Utilisez les clavardages de Hive et le courriel intégré pour collaborer avec vos coéquipiers. Vous pouvez facilement changer les vues de projet des membres de l'équipe pour voir qui est plus disponible et pourrait prendre une partie de votre charge.