Les meilleurs logiciels de gestion de projets pour les équipes qui ont besoin d’épreuvage et d’approbations

Une campagne peut sembler sur la bonne voie dans votre outil de gestion de projets, alors que le travail créatif est coincé dans la boîte de réception de quelqu’un.

Le graphiste attend des commentaires. La gestionnaire du marketing a des remarques sur une version plus ancienne. La partie prenante qui doit approuver le livrable final ne l’a pas encore vu. Pendant ce temps, la date de lancement se rapproche.

Pour les équipes de marketing, choisir un logiciel de gestion de projets, c’est examiner de près la façon dont le travail créatif circule en révision. Les affectations et les échéances comptent. Les versions de fichiers, des commentaires clairs et un moyen fiable de savoir quand un livrable est prêt à partir comptent tout autant.

Hive, Asana, Wrike et Teamwork.com offrent tous des moyens de relier la gestion de projets à la révision créative. Le bon choix dépend de votre processus d’approbation, des personnes concernées et du travail que produit votre équipe.

Comparez les outils en fonction de votre flux de travail

Commencez par la source de friction la plus fréquente dans le processus de votre équipe.

Les sources de la comparaison comprennent la documentation produit et les renseignements sur les prix de chaque fournisseur. Épreuvage Hive · Tarification d’Asana · Collaboration sur les fichiers de Wrike · Épreuves de Teamwork.com

1. Hive

Hive mérite d’être évalué lorsque la production et la révision créatives font partie du flux de travail quotidien de votre équipe.

Une équipe peut ajouter une épreuve à une carte d’action, configurer des cycles et des étapes d’approbation, et demander des commentaires à des collègues ou à des parties prenantes externes. Les approbateurs externes reçoivent un lien pour réviser le contenu. Les équipes peuvent aussi configurer le statut d’une tâche pour qu’il change après une décision d’approbation.

Ce lien aide à répondre à une question très concrète pendant une réunion de campagne : quels livrables sont prêts, et lesquels attendent encore la décision de quelqu’un?

Par exemple, une équipe de marketing qui produit une campagne d’événement pourrait garder au même endroit l’affectation de conception, l’échéance, l’épreuve et le processus d’approbation à mesure que le travail avance vers le lancement. Découvrez l’épreuvage et les approbations de Hive.

Comment une équipe de marketing universitaire utilise Hive

L’équipe de marketing centralisée de la Point Loma Nazarene University soutient les admissions de premier cycle, les admissions aux cycles supérieurs, les relations avec les diplômés et le financement.

Son témoignage client décrit la consolidation de plus de 1 000 projets dans Hive. L’équipe utilise des modèles pour bâtir ses calendriers de projet, garde les conversations de projet dans des cartes d’action et se sert de l’épreuvage et des approbations pour faire passer le matériel de marketing par la révision finale.

C’est un exemple utile pour les équipes qui servent plusieurs départements internes. Une mise en place de projet reproductible et un processus de révision commun donnent aux parties prenantes une façon plus claire de participer au travail. Lisez le témoignage client de Point Loma.

Pendant votre essai, faites passer une vraie demande créative par l’affectation, la révision et l’approbation externe. Confirmez l’ensemble d’épreuvage dont votre équipe a besoin et testez les formats de fichiers que vous utilisez le plus souvent. Consultez les forfaits actuels de Hive.

2. Asana

Asana vaut la peine d’être envisagé lorsque votre équipe veut planifier ses campagnes et recueillir des commentaires créatifs au sein de sa structure de projet existante.

Son forfait Advanced comprend les approbations et l’épreuvage, avec des annotations sur les maquettes et les PDF. Les équipes qui évaluent Asana devraient vérifier comment ces capacités s’adaptent à leurs livrables et aux personnes qui doivent donner leur accord.

Pendant votre essai, testez un livrable qui nécessite les commentaires de plus d’une partie prenante. Vérifiez comment les réviseurs laissent des commentaires, comment le responsable gère les révisions et comment l’équipe repère l’approbation finale. Consultez les forfaits actuels d’Asana.

3. Wrike

Wrike mérite d’être évalué lorsque la révision de fichiers fait intervenir plusieurs parties prenantes et des échéances d’approbation précises.

Sa documentation décrit des annotations sur les images, les vidéos, les PDF et les fichiers Microsoft Office. Les approbations de fichiers permettent aux réviseurs d’approuver des livrables ou de demander des modifications, et les révisions par des invités permettent à des clients sans compte Wrike de participer.

Pendant votre essai, recréez votre véritable séquence de révision. Vérifiez comment les réviseurs internes et invités interagissent avec le fichier, comment les décisions sont consignées et comment le responsable du projet fait le suivi des commentaires en suspens. Confirmez l’accès actuel aux fonctionnalités auprès du fournisseur. Découvrez les capacités de collaboration sur les fichiers de Wrike.

4. Teamwork.com

Teamwork.com vaut la peine d’être envisagé lorsque les livrables destinés aux clients passent par des révisions répétées avant l’approbation.

Ses outils d’épreuvage prennent en charge les versions, les réviseurs, les approbateurs et un historique des commentaires. Les personnes extérieures à votre site Teamwork peuvent recevoir l’accès à une épreuve sans être ajoutées au site.

Pendant votre essai, estimez le nombre d’épreuves que votre équipe aura d’actives chaque mois. Les limites des fonctionnalités varient selon l’abonnement; testez donc le flux de travail avec le volume de production d’un mois typique. Découvrez les épreuves de Teamwork.com.

À tester avant de choisir

Utilisez un vrai livrable pour évaluer chaque outil présélectionné. La conception d’une page de destination de campagne, une brochure d’événement ou un livrable publicitaire en révélera davantage sur le flux de travail qu’une liste de tâches fictive.

Passez en revue ces étapes avec un responsable de projet, une personne qui contribue à la création et un réviseur.

1. Soumettre la demande. Le responsable peut-il consigner clairement le brief, les livrables, l’échéance et les parties prenantes requises?

2. Attribuer le travail. Tout le monde peut-il voir qui est responsable de la production et quand la première ébauche est attendue?

3. Réviser la première version. Les réviseurs peuvent-ils laisser leurs commentaires au bon endroit et comprendre quelle version ils consultent?

4. Apporter une révision. La personne qui contribue peut-elle retrouver les commentaires et fournir aux réviseurs une version suivante claire?

5. Approuver le livrable. L’équipe peut-elle distinguer les commentaires, les modifications demandées et l’approbation finale?

6. Vérifier l’avancement du projet. La gestionnaire du marketing peut-elle déterminer ce qui est prêt à être lancé et ce qui demande encore de l’attention?

Incluez un réviseur externe si des clients, des partenaires ou d’autres parties prenantes occasionnelles participent à votre processus. Leur expérience compte tout autant que celle du responsable du projet.

Choisissez en fonction du travail que votre équipe doit livrer

La comparaison la plus utile commence par votre véritable processus d’approbation.

Une équipe qui produit des documents PDF n’a pas les mêmes besoins de révision qu’une équipe qui produit de la vidéo. Une agence qui recueille les commentaires de clients peut avoir besoin d’une configuration différente de celle d’une équipe interne qui fait passer le travail par la marque, le service juridique et les chefs de département.

Pour les équipes de marketing qui évaluent Hive, commencez avec une campagne assortie d’une échéance claire et de plusieurs livrables créatifs. Intégrez les affectations, les fichiers et les réviseurs au flux de travail, puis suivez le travail jusqu’à l’approbation finale.

Découvrez Hive pour les équipes de marketing.