Que faire dans une réunion qui aurait pu être un courriel

Un sondage de SurveyMonkey a montré que 42 % des employés finissent parfois par se dire : « cette réunion aurait vraiment pu être un courriel », et que 32 % le pensent la plupart du temps ou tout le temps. Alors, que faire quand vous vous retrouvez piégé dans une réunion qui aurait dû être un courriel? Pouvez-vous la rendre productive, ou est-elle une cause perdue?

Réunions ou courriels

Toutes les réunions ne pourraient pas être des courriels, mais il y a certainement des moments où elles sont remplies de demandes ou d’énoncés simples qui pourraient être traités dans un format plus informel. Voici quelques façons de savoir si vous êtes dans une réunion inutile ou qui fait perdre du temps.

Ce qui se prête à une réunion

• Les occasions de remue-méninges

• Les sujets qui exigent une discussion

• Les plans comportant de nombreux éléments mobiles

• Le réseautage et la création de relations

Ce qui se prête à un courriel

• La logistique simple

• Les points de suivi

• L’information destinée à de grands groupes

• Les sujets qui ne demandent aucune prise de décision

Malheureusement, vous vous retrouverez dans des situations où un chef d’équipe, un gestionnaire ou des collègues planifient une réunion sur un sujet simple, et ce n’est pas toujours pour une mauvaise raison.

Qu’est-ce qui cause une réunion inutile?

Plusieurs raisons peuvent pousser quelqu’un à transformer un courriel en réunion. L’animateur voudra peut-être préciser les prochaines étapes d’une tâche, même si la communication sur un projet a été fluide, simplement pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Si cela peut sembler pointilleux pour certains, c’est le signe d’une grande rigueur pour d’autres. Selon SurveyMonkey, 44 % des participants quittent les réunions avec des actions claires à accomplir, ce qui montre que les réunions ne sont pas aussi chronophages qu’on pourrait le croire, même quand le sujet abordé était simple.

Une autre raison pour laquelle des gens planifient une réunion inutile est qu’ils ont peut-être besoin d’une petite pause sociale dans une journée autrement remplie de travail en solo. Souvent, une réunion est la seule interaction sociale d’une personne en télétravail durant sa journée, et il faut se rappeler que l’aspect social des réunions n’est pas aussi terrible que la culture populaire le laisse entendre. Seulement 17 % des répondants de SurveyMonkey « redoutent » les réunions quotidiennes. Un autre 55 % disent se sentir complètement neutres à leur égard, ce qui signifie qu’une réunion peut être influencée par la qualité de la chimie sociale.

Comment réagir quand cela aurait pu être un courriel

Rien n’est pire qu’une réunion qui aurait pu être un courriel, mais vous n’avez pas à décrocher ni à vous fermer si vous vous retrouvez dans une telle réunion. Voici quelques façons, étape par étape, de la transformer en une expérience productive.

1. La rétroaction en temps réel

D’abord, vous devez préparer le terrain pour de la rétroaction en temps réel. Recueillir des commentaires en temps réel pour adapter la réunion aux participants a été une suggestion populaire dans le sondage de SurveyMonkey et pourrait l’être aussi dans votre prochaine réunion. Si vous animez la réunion, vous pouvez toujours prévoir des moments de rétroaction et des points de suivi au fil de la rencontre. Si vous participez sans l’animer, vous pouvez trouver des façons d’intervenir poliment et avec réflexion pour proposer de rester dans le sujet ou de garder la réunion brève.

Si vous craignez des réactions négatives à la rétroaction que vous donnez lors d’un point de suivi, rappelez-vous que la concentration et la brièveté sont des préoccupations majeures de nombreux participants. SurveyMonkey note que 54 % des répondants considèrent que prévoir un ordre du jour est un moyen facile d’améliorer les réunions, et que 53 % s’entendent pour dire que garder les réunions courtes (moins de quinze minutes) est une autre méthode pour accroître la productivité. Tant que vous formulez vos préoccupations avec bon sens, elles seront reçues avec bon sens.

2. Exprimez-vous!

Ensuite, maintenant que vous avez préparé le terrain pour des commentaires, vous devez prendre la parole et faire part de vos frustrations. Même si dire à tout le monde que cette réunion aurait pu être un courriel peut sembler brusque, il est fort probable que vous captiez l’énergie que les autres laissent tomber, surtout si votre équipe est amorphe, désintéressée ou démobilisée. Si vous sentez que c’est ce que tout le monde ressent, dites-le pour eux autant que pour vous.

Même si vous êtes la seule personne à penser que cette réunion aurait pu être un courriel, vous devez faire entendre votre point de vue de façon empathique, compréhensive et fidèle à vos besoins. Vous pourriez mentionner que votre contribution à cet objectif serait plus substantielle si vous travailliez de façon asynchrone, ou demander si quelqu’un pourrait mieux préciser votre rôle dans la réunion (si vous avez du mal à comprendre pourquoi on vous y a invité). Si vous abordez la situation avec empathie, sans frustration ni agressivité, vous serez aussi reçu avec empathie.

3. Faites un remue-méninges

Enfin, l’une des meilleures façons de redresser une réunion est de s’en servir comme occasion de remue-méninges. Une fois que vous avez partagé vos pensées et vos sentiments sur la nature de la réunion, proposez soit une nouvelle façon de voir le sujet discuté, soit une nouvelle façon de voir la réunion elle-même. Même si le sujet n’est pas le plus passionnant, vous pouvez quand même explorer les nuances de la discussion et trouver des façons de l’approfondir. Tout peut devenir plus intéressant si vous faites un petit effort de réflexion et envisagez de nouveaux problèmes ou obstacles à résoudre. Le remue-méninges comporte peu d’enjeux, se déroule à un rythme rapide et augmente la circulation d’énergie dans la pièce quand vous sentez une réunion s’essouffler. Vous pouvez aussi en profiter pour réfléchir à la façon d’animer les réunions plus efficacement à l’avenir. Proposez des idées pour votre charte d’équipe sur ce qui justifie une réunion ou un courriel, et énoncez quelques règles pour l’avenir afin que chacun se sente écouté.

À retenir

Il est facile d’arriver à une réunion qui aurait dû être un courriel et de décrocher mentalement. Mais en essayant de redresser la situation pour vous et votre équipe, vous ferez preuve de leadership, d’ingéniosité et de passion pour votre milieu de travail. Si vous créez une occasion de discuter, d’échanger et de réfléchir, tout le monde quittera la réunion avec le sentiment d’avoir contribué à la culture de réunion de votre équipe.