9 habitudes pour des rencontres individuelles remarquables

Les rencontres individuelles vous donnent du fil à retordre? Vous n'êtes pas seul : selon un rapport de Hypercontext, le plus grand défi des gestionnaires lors des rencontres individuelles est d'apporter de la valeur aux membres de leur équipe. « Tenir un ordre du jour évolutif, solliciter des commentaires constructifs sur votre style de gestion, avoir des conversations sur l'avancement de carrière, donner des commentaires constructifs à vos subordonnés directs, leur faire savoir que leur vie en dehors du travail vous importe et poser des questions ouvertes plutôt que fermées sont autant d'habitudes essentielles pour des rencontres individuelles remarquables », explique Tajan Renderos, coach et consultante en développement du leadership (site de Tajan Renderos). Cela fait beaucoup de choses à avoir en tête en même temps. Voici donc neuf habitudes concrètes à adopter pour des rencontres individuelles remarquables.

1. Préparez un ordre du jour

« Présentez-vous avec un ordre du jour et assurez-vous que les deux parties sont prêtes à discuter du sujet », dit Kathryn Montbriand, ancienne dirigeante d'une entreprise du palmarès Fortune 500, cheffe de cabinet et coach de direction chez Montbriand Services, LLC. Veillez à ce que vous et votre subordonné puissiez tous deux contribuer à l'ordre du jour à l'avance, et à ce que vous ayez assez de contexte et de temps pour préparer une discussion productive.

2. Soyez constant

Mme Montbriand recommande aussi de tenir vos rencontres individuelles hebdomadaires à peu près le même jour et à la même heure. Un horaire constant réduit le travail administratif pour tout le monde, et il est aussi important pour la confiance et le moral.

« Du temps en tête-à-tête avec un leader peut être un grand moment, que les gens planifient et préparent à l'avance. Les membres de l'équipe gardent des questions et des idées pour leur courte conversation avec vous; traitez donc cette rencontre comme l'occasion spéciale qu'elle est », dit-elle. « Ne déplacez pas la rencontre, n'arrivez pas en retard, et ne venez pas parler d'un autre sujet "plus important" qui vous préoccupe. »

3. Soyez pleinement présent

Vous devez aussi être pleinement présent et engagé. « Accordez toute votre attention à la conversation : mettez vos notifications en sourdine, fermez votre messagerie et fermez votre portable si vous êtes en personne », ajoute Mme Montbriand. « N'acceptez aucune interruption, sauf en cas de réelle urgence. J'ai remarqué que les montres Apple ou les appareils semblables attirent l'attention de leur porteur à chaque notification pendant au moins quelques secondes. Le porteur ne le remarque probablement même pas, mais pour l'autre personne, il peut être déroutant de voir la conversation s'arrêter et reprendre chaque fois que son interlocuteur y jette un œil. »

4. Respectez l'horaire de la rencontre

Il est aussi important de respecter l'horaire de la rencontre : commencez et terminez à l'heure. Ne tenez pas pour acquis que l'autre personne peut dépasser l'heure et continuer à parler au moment où la rencontre doit se terminer, dit Mme Montbriand : « Cela peut être très stressant pour quelqu'un qui doit se rendre à la conversation suivante. »

5. N'allez pas droit au but

Même si beaucoup des meilleures habitudes de rencontre individuelle concernent la façon de traiter le travail, vous ne voulez pas parler affaires en tout temps. « Commencez les rencontres par un petit moment de rapprochement personnel. Plonger tout de suite dans le "cœur" de la conversation peut être déroutant, surtout si vous sortez tout juste d'une autre rencontre. Prendre une minute ou deux pour demander des nouvelles et se réinitialiser donne à votre cerveau le temps de se préparer au prochain grand sujet », selon Mme Montbriand.

Selon Mme Renderos, transformer les rencontres individuelles en pures rencontres de travail est une erreur courante. Concentrez-vous plutôt sur une prise de nouvelles sincère et sur la création d'une occasion de bâtir la confiance et la relation.

6. Donnez des commentaires précis

Les commentaires font aussi partie importante des rencontres individuelles. « Recevoir des commentaires précis et honnêtes donne aux gens le sentiment d'être satisfaits de leur travail. Une étude récente de Gallup le confirme : les employés qui ont reçu des commentaires détaillés et constructifs avaient un taux de roulement inférieur de 14,9 % à celui des employés qui n'ont reçu aucun commentaire en plus de ceux liés à leurs tâches quotidiennes », selon Roberta Moore, coach EQ-i et auteure de « Emotion at Work: Unleashing the Secret Power of Emotional Intelligence ». C'est encore plus important en télétravail et dans les milieux de travail hybrides, où « mettre en place des pratiques structurées de rétroaction pour donner des commentaires à la fois valorisants, formateurs et évaluatifs, utiles et efficaces, est encore plus essentiel qu'en présentiel », selon Mme Moore. « Cela veut dire : planifiez ces rencontres individuelles avec vos subordonnés directs, augmentez-en la fréquence et ne les annulez pas quand d'autres exigences de travail s'imposent. En en faisant une priorité, vous signalez à vos employés qu'ils sont une priorité pour vous », dit-elle.

Si vous devez donner des commentaires négatifs, veillez à ce que votre message passe avec délicatesse. Pour faire preuve de tact et d'efficacité, Mme Moore recommande de demander à votre subordonné son point de vue sur son travail, de souligner ce qu'il a bien fait, de vous assurer qu'il sait que vous le soutenez, et de vérifier qu'il comprend les grandes lignes à retenir de la rétroaction.

7. Sollicitez des commentaires constructifs

Les commentaires doivent aller dans les deux sens. « Des questions de style coaching, comme "À quoi ressemblerait un meilleur soutien de ma part?", permettent de solliciter des commentaires constructifs auprès de vos subordonnés directs sans qu'ils se sentent mal à l'aise », dit Mme Renderos.

8. Parlez du développement de carrière

Une autre habitude à adopter pour des rencontres individuelles remarquables est de faire du développement de carrière de votre équipe une priorité. « Vous devez avoir des conversations sur l'avancement de carrière avec vos subordonnés directs, puis faire tout en votre pouvoir pour que les démarches nécessaires pour un poste ou un changement d'équipe deviennent votre mandat, et créer une stratégie et un plan de travail pour cela », ajoute Mme Renderos. Autrement dit, montrez que vous vous souciez de vos gens et faites suivre vos paroles d'actions.

9. Planifiez intelligemment

Enfin, ne sous-estimez pas l'habitude toute simple de planifier vos rencontres individuelles de façon stratégique. « Si vous avez des rencontres à la suite, essayez de décaler l'heure de début à cinq minutes après l'heure ou la demi-heure. Vous aurez ainsi le temps de vous lever, de boire un verre d'eau et de faire une mini-pause entre les conversations. C'est plus efficace que d'essayer de terminer plus tôt, car les rencontres ne semblent jamais finir en avance », selon Mme Montbriand.

Elle suggère aussi de planifier vos rencontres individuelles aux moments où votre énergie s'y prête le mieux, afin de bien accueillir votre équipe : « Si vos matinées servent à régler des problèmes de production, planifiez les conversations individuelles en après-midi, quand votre journée est plus calme et que vous pouvez être présent. Si c'est le vendredi que vous avez le plus de temps pour réfléchir, planifiez les conversations de développement ce jour-là, quand vous savez que vos idées seront claires et que vous serez prêt à aider votre équipe à grandir. "