4 modèles d’ordre du jour pour des réunions d’équipe de qualité

Vous avez une semaine chargée devant vous, vous êtes sur le point de vous mettre au travail pour avancer sur vos livrables, et une invitation à une réunion apparaît en haut de votre boîte de réception. Vous ressentez un pincement d’appréhension à l’idée d’ajouter une autre réunion à votre liste de choses à faire, alors vous y regardez de plus près : selon le sujet, votre présence n’est peut-être pas nécessaire.

Sauf que la réunion n’a pas d’ordre du jour. Frustrant, non? Évitez d’infliger cela aux autres en vous assurant que toutes les réunions que vous planifiez ont, eh bien, un plan. Hive Notes est l’outil idéal pour créer des modèles d’ordre du jour que vous pouvez combiner selon vos besoins. Il est intégré directement à la plateforme de gestion de projets Hive et fonctionne comme une application de prise de notes, mais avec plus d’organisation et de collaboration.

Par exemple, vous pouvez attribuer des actions directement dans vos notes pour suivre les prochaines étapes discutées en réunion. Vous pouvez aussi lier des notes à des projets : si vous avez cinq réunions différentes au sujet du même client, vous aurez un historique de vos ordres du jour et de toute information importante qui y a été ajoutée, à un endroit facile à retrouver. N’oubliez pas que vous pouvez joindre une note à n’importe quelle réunion de votre calendrier, la partager avec les participants et même l’envoyer par courriel, en guise de suivi, aux parties prenantes externes qui n’utilisent pas Hive. C’est une toute nouvelle expérience de réunion.

Prêt à créer un ordre du jour et à stimuler votre productivité? Voici quatre modèles d’ordre du jour que vous trouverez déjà dans Hive Notes, ou que vous pouvez créer vous-même. Avec ces modèles, vous êtes un pas plus près de vos meilleures réunions d’équipe à ce jour.

1. Réunion individuelle récurrente

Si vous gérez des personnes, vous connaissez sans doute l’importance de faire des suivis réguliers. Pour tirer le meilleur parti de ce précieux tête-à-tête, tenez des notes de réunion récurrentes. Il est préférable que la conversation aille dans les deux sens, afin d’encourager votre employé à vous faire part de ses commentaires lui aussi. ???? Bonus : c’est l’un des modèles préchargés dans Hive Notes! Si vous utilisez un autre outil pour prendre des notes de réunion, suivez les étapes ci-dessous pour créer ce modèle vous-même.

Créez deux listes : une pour les points que vous voulez aborder, et une pour ceux que votre employé veut aborder. Servez-vous de ces listes pour guider la conversation. À la fin de chaque réunion, cochez les points dont vous avez discuté et attribuez les actions qui sont ressorties de la conversation à vous-même ou à votre employé, dans vos listes respectives.

2. Réunion d’équipe

Les réunions d’équipe peuvent vite devenir difficiles à contrôler, surtout quand elles réunissent plusieurs participants. Il est essentiel de structurer la réunion à l’avance et de rester concentré. Utilisez donc un ordre du jour détaillé, avec des sujets de discussion et des échéanciers, pour rester sur la bonne voie.

Créez un ordre du jour fondé sur les sujets à traiter, dans l’ordre. Indiquez chaque sujet ainsi que le temps qui sera consacré à en discuter. Confiez les points de discussion aux membres de l’équipe en les identifiant à côté de la description du sujet et du temps alloué. Partagez la note à l’avance en envoyant l’invitation à la réunion d’équipe, et désignez un preneur de notes.

Pendant la réunion, le preneur de notes peut ajouter des renseignements à la note et attribuer des actions au fil de la conversation.

3. Lancement de projet

Une réunion de lancement de projet donne le ton à tout le projet. Assurez-vous que la vôtre est bien organisée en y invitant les bonnes personnes et en leur transmettant les bons renseignements.

???? Bonus : c’est l’un des modèles préchargés dans Hive Notes! Si vous utilisez un autre outil pour prendre des notes de réunion, suivez les étapes ci-dessous pour créer ce modèle vous-même.

Au début de votre note, créez une liste de contacts des parties prenantes du projet (ou invitez-les à la réunion si vous utilisez Hive Notes). En dessous, indiquez l’ordre du jour de la réunion :

• Aperçu du projet

• Public cible

• Risques et occasions

• Concurrents

• Conclusion

Associez la documentation ou les tâches pertinentes à chaque section. Par exemple, si vous voulez montrer à votre équipe des graphiques de données d’étude de marché, ajoutez des liens vers ceux-ci dans la section Public cible. Identifiez des personnes dans les actions de la section des rôles et responsabilités, par exemple en confiant à votre gestionnaire de projet la tâche de créer une feuille de route du projet. Enfin, n’oubliez pas d’inscrire la date et l’heure de votre prochaine réunion dans la conclusion.

4. Remue-méninges

Faire un remue-méninges sans préparation, c’est une occasion manquée. Donnez aux participants au remue-méninges la chance de faire preuve de créativité grâce à un ordre du jour qui incite à la réflexion, et que vous pourrez ensuite utiliser pour noter vos idées en temps réel pendant la séance. Expliquez l’objectif de votre remue-méninges au début de votre note. En dessous, énumérez des questions pour aider les participants à réfléchir à l’avance. Vous pouvez diviser ces questions en sous-catégories. Par exemple, si votre objectif est de trouver des idées pour élargir votre liste de courriels, vous pouvez créer une catégorie de questions sur les idées de partenariats et une autre sur les idées de contenu. Pendant la réunion, invitez les gens à discuter des questions en temps réel et à inscrire leurs réponses sous chacune d’elles.