Utiliser le principe de Pareto pour optimiser sa gestion du temps

Le principe de Pareto (aussi appelé règle du 80/20) établit que 80 % des conséquences découlent de 20 % des actions. Pour de nombreux leaders d’opinion, il est devenu un moyen de prioriser les tâches et d’accroître la productivité. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment il peut vous servir.

Qu’est-ce que le principe de Pareto?

Le principe de Pareto, nommé d’après l’économiste Vilfredo Pareto, repose sur un constat : 80 % des biens de son Italie natale appartenaient à seulement 20 % de la population. Après avoir testé son idée dans d’autres pays, Pareto a observé la même chose : la répartition n’est pas toujours égale.

La découverte de Pareto, au XIXe siècle, a ensuite été appliquée au monde des affaires moderne par le consultant en gestion Joseph M. Juran, qui s’en est servi pour le contrôle de la qualité. Selon lui, 80 % des problèmes d’un produit sont causés par 20 % des mêmes causes récurrentes. Par exemple, 80 % des pannes de véhicules sont causées par 20 % des pièces d’automobile ou de camion, ou encore 80 % des plantages d’un programme sont causés par 20 % des bogues.

Ces comparaisons s’étendent aussi à d’autres domaines de la gestion. Le principe de Pareto a été appliqué au marketing, aux produits, aux relations publiques et à bien d’autres secteurs. Il se pourrait que 80 % du trafic de votre site Web provienne de 20 % de vos publications sur les médias sociaux, ou que 80 % des profits de votre entreprise proviennent de 20 % de vos clients.

Quel est l’effet sur moi?

Le principe de Pareto ne s’applique pas à toutes les situations, puisqu’il s’agit seulement d’une hypothèse fondée sur l’observation. Vous pouvez toutefois en retenir le message de fond et l’utiliser avec profit dans votre vie. Qualifié de « brutal » et de « crucial » par Anthony Bahr, membre du Forbes Council, le principe de Pareto n’est pas réservé aux activités d’une entreprise. Les leaders d’opinion vantent la règle du 80/20 comme un outil qui change la vie pour perfectionner ses compétences, surtout en matière de productivité et de gestion du temps.

Il faut retenir un point essentiel : ce n’est pas parce qu’un élément ne fait pas partie des 20 % vitaux qu’il est sans importance. Les autres 80 % de vos efforts ont leur valeur quand vous vous attaquez à vos actions, mais ils peuvent se situer plus bas dans votre liste de priorités ou demander moins d’attention.

Selon ce point de vue, une approche égalitaire en affaires, qui traite de la même façon tous les clients, toutes les actions, tous les collègues et toutes les occasions de réseautage, peut finir par vous freiner. Dans la vie, certaines choses comptent plus que d’autres, et c’est à vous de déterminer ce qui vous fera avancer, même si cela signifie laisser certaines choses de côté.

Mettre le principe en pratique

La clé de l’innovation consiste à commencer par changer des portions gérables de votre environnement. C’est pourquoi il est si important d’appliquer le principe de Pareto au quotidien : 80 % du travail, 20 % de votre journée.

Une application courante du principe de Pareto consiste à planifier le temps de votre journée. Selon la règle, 80 % de votre travail quotidien s’accomplit en 20 % de votre journée. Cela ne veut toutefois pas dire que vos priorités sont bien établies. Pendant vos heures les plus productives, vous pourriez avoir un élan d’inspiration pour faire des choses qui, au bout du compte, ont un effet minime sur votre charge de travail ou sur l’entreprise dans son ensemble.

Pendant ces 20 % de la journée, quand vous vous sentez le plus inspiré, notez tout ce que vous accomplissez. Ces tâches sont-elles importantes, ou s’agit-il de petites corvées faciles? Et utilisez-vous efficacement le reste de votre journée, ou aimez-vous simplement donner l’impression d’être occupé?

Quand vous appliquez le principe de Pareto à votre propre horaire, soyez impitoyable, comme si vous élaguiez votre jardin. Si vous êtes productif à la même heure chaque jour, réservez ces quelques heures à votre travail le plus exigeant.

80 % des tâches, 20 % des ressources

Selon le principe de Pareto, un autre problème survient quand vous ne réalisez pas que 80 % de vos tâches ne demandent que 20 % de vos ressources. Dans ce cas, vous n’utilisez que 20 % de votre capacité intellectuelle quand vous vous consacrez à la plupart de votre travail, qu’il s’agisse d’une réunion, d’un courriel ou de la saisie de données dans un logiciel. Les autres 20 % de vos tâches exigent peut-être beaucoup de gymnastique mentale, et c’est pourquoi vous les remettez peut-être à plus tard. Si vous constatez qu’une bonne partie de votre travail ne demande pas un énorme effort mental, n’hésitez pas à déléguer ou à simplifier. Il existe de nombreuses façons d’accomplir des tâches qui vous permettent de vous concentrer sur des choses plus importantes, et la partie la moins productive de votre journée pourrait bien devenir la plus productive de celle d’un collègue si vous partagez simplement le travail.

80 % des communications, 20 % des collègues

Le principe de Pareto sert aussi à vous rappeler que 80 % de vos échanges au cours d’une journée pourraient se faire avec les mêmes 20 % de personnes. Vous avez des collègues, des clients et des coéquipiers avec qui vous parlez régulièrement, tandis que d’autres contacts, comme vos supérieurs ou vos subordonnés, prennent peut-être moins de votre temps. Comment optimiser ces liens sans négliger aucune relation? Investissez dans vos relations proches et assurez-vous que les personnes avec qui vous travaillez chaque jour sont satisfaites de votre collaboration. Vous pouvez leur apporter des bagels, leur faire livrer des fleurs pour leur anniversaire, ou ajouter un émoji dans un courriel quand vous voyez qu’elles traversent une journée difficile. Vous n’avez pas à écarter complètement vos contacts moins fréquents, mais vous ne pouvez pas compter sur eux pour vous soutenir sur le plan professionnel comme le fera votre équipe.

À retenir

Le principe de Pareto n’est pas qu’un simple exercice mental amusant; c’est un art de vivre qui peut changer l’allure de votre journée et, au bout du compte, la façon dont vos tâches sont accomplies. Il vous permet de vous concentrer sur l’essentiel et de laisser de côté les aspects superflus de votre journée de travail qui vous freinent. Faire le tri peut parfois sembler un peu radical, et déléguer vos responsabilités ou être plus prudent avec le temps consacré à vos relations peut sembler un peu dur. Mais cela peut simplifier et améliorer votre journée de travail, et faire de vous un meilleur employé et un meilleur collègue.

Hive est la première plateforme de productivité au monde conçue de façon démocratique. Découvrez comment nous pouvons vous aider, ici.