Pourquoi chaque équipe a besoin d’un coordonnateur de projet

Vous pensez qu’un coordonnateur de projet est un rôle superflu, un simple « petit plus »? Détrompez-vous : une fois que vous en aurez embauché un ou en aurez affecté un à votre équipe, vous ne voudrez plus jamais vous en passer. Un coordonnateur de projet connaît les détails d’un projet sur le bout des doigts. Il participe aux rouages quotidiens pour faire avancer le projet, d’une façon que ne peuvent pas faire les membres de l’équipe au mandat restreint ni les gestionnaires de projet qui ont une vue d’ensemble.

Gestionnaire de projet ou coordonnateur de projet

Si vous vous demandez quelle est la différence entre un gestionnaire de projet et un coordonnateur de projet, tout tient à l’étendue de leur travail.

Les gestionnaires de projet sont responsables du succès global d’un projet. Ils peuvent fixer les objectifs et créer des processus opérationnels de haut niveau pour assurer le bon déroulement du projet.

Le coordonnateur de projet soutient le gestionnaire de projet dans cette exécution, de l’organisation et de la gestion des tâches administratives jusqu’au maintien des canaux de communication ouverts entre les différentes parties prenantes. Il veille à ce que tout se passe bien et règle les problèmes à mesure qu’ils surviennent. Il peut transmettre l’information entre l’équipe et le gestionnaire de projet, tandis que ce dernier rend compte directement aux parties prenantes de la haute direction ou aux clients.

Le travail du coordonnateur de projet complète le rôle du gestionnaire de projet, et inversement. Ce ne sont pas des rôles interchangeables.

Les avantages d’avoir un coordonnateur de projet

Selon Travis Lindemoen, directeur général de l’agence de placement en TI Nexus IT Group, qui compte 15 ans d’expérience en recrutement et en orientation de carrière, un coordonnateur de projet apporte trois avantages essentiels à votre équipe : de meilleurs flux de travail, une meilleure gestion du budget et une meilleure circulation de l’information.

1. De meilleurs flux de travail

« Les flux de travail sont généralement établis et mis en place par un gestionnaire de projet au début d’un projet. C’est lui qui décide des outils qui seront utilisés, du temps nécessaire et de la personne responsable de chaque étape », explique-t-il.

« Les coordonnateurs de projet, eux, doivent s’assurer que tout se déroule comme prévu une fois le travail initial terminé. Avant de soumettre un problème au gestionnaire de projet, le coordonnateur essaiera de trouver une solution si un outil pose problème ou si une équipe ne respecte pas ses échéances. »

Un coordonnateur de projet facilite donc le travail du gestionnaire de projet, mais aussi celui des membres de l’équipe, qui n’ont plus à régler seuls les problèmes de flux de travail et peuvent simplement les signaler au coordonnateur. Celui-ci comprend la réalité quotidienne de l’exécution d’un projet et peut aussi recommander au gestionnaire de projet des ajustements et des améliorations aux flux de travail.

2. Une meilleure gestion du budget

Une meilleure gestion du budget est une autre raison pour laquelle chaque équipe a besoin d’un coordonnateur de projet. Celui-ci peut être chargé de surveiller le budget et de gérer les ressources.

« Pour économiser de l’argent, il surveillera les dépenses et cherchera les endroits où l’on peut réduire les coûts, afin que ces sommes soient ensuite affectées à d’autres besoins », affirme M. Lindemoen.

Le gestionnaire de projet peut alors se concentrer sur les décisions budgétaires de plus haut niveau sans se soucier du détail des dépenses. Et l’équipe se sent plus responsable à l’égard du budget en sachant que le coordonnateur de projet est chargé de le suivre.

3. L’information et la documentation

Enfin, travailler avec un coordonnateur de projet permet à votre équipe non seulement d’améliorer sa communication, mais aussi de tenir une documentation en bonne et due forme, une pratique souvent mise de côté faute de ressources.

« Chaque projet génère une véritable avalanche de documents, au sens propre comme au figuré : des documents comme les dossiers de conception et les rapports d’étape, ainsi que des documents de soutien », dit M. Lindemoen. Selon lui, il faut aussi tenir compte de tous les messages échangés au sein des équipes et entre elles. S’il se passe quelque chose, il faudra les retrouver; mieux vaut donc être organisé.

« Quand un gestionnaire de projet doit retrouver un document ou un courriel précis, c’est le coordonnateur de projet qui s’en charge. Trouver un moyen efficace de recueillir et d’organiser tous les documents et toute la correspondance du projet revient généralement au coordonnateur », ajoute-t-il.

De l’organisation des disques Google à la mise en place de pratiques de rapports, un coordonnateur de projet peut jouer un rôle crucial pour garder votre équipe informée et à jour, tout en donnant à toutes les parties prenantes un accès facile aux ressources importantes dont elles peuvent avoir besoin pour travailler efficacement.

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