Qu'est-ce que la loi de Parkinson? Elle nuit peut-être à la productivité de votre équipe

Vous voulez protéger votre équipe de l'épuisement professionnel tout en favorisant des niveaux de performance optimaux? Vous devez connaître la loi de Parkinson, selon laquelle le travail s'étire pour occuper le temps disponible. « En termes simples, si vous vous donnez deux heures pour accomplir un travail, il vous prendra deux heures. Si vous vous en donnez quatre, il vous prendra exactement quatre heures », explique Paul Holbrook, fondateur de Diary Detox, un organisme de perfectionnement du leadership qui s'emploie à éliminer la gestion improvisée et à former des gestionnaires qui aiment les gens. « La loi de Parkinson est la première cause de perte de productivité et de bien-être compromis, et nous l'accueillons dans notre vie simplement à cause de la façon dont nous utilisons nos calendriers. » Puisque savoir, c'est pouvoir, la bonne méthode de gestion du temps peut vous aider à tirer parti de ce principe au lieu de le laisser nuire à votre équipe. M. Holbrook partage ci-dessous quelques conseils pour couper court à ce piège de productivité et améliorer celle de votre équipe.

Comment fonctionne la loi de Parkinson

Supposons qu'une tâche demande 20 minutes. Vous vous donnez tout l'après-midi pour l'accomplir. Vous commencez peut-être en pensant : « J'ai amplement le temps de finir. » Puis, un nouveau courriel arrive dans votre boîte de réception. Ah, et vous venez aussi de recevoir une notification LinkedIn. Votre collègue passe peut-être vous poser une question. Avant que vous vous en rendiez compte, la tâche vous a pris deux heures au lieu de 20 minutes.

Plus vous vous donnez de temps pour accomplir une tâche, plus elle peut devenir complexe et intimidante sur le plan psychologique, comme pour « remplir » ce temps. Vous risquez même de passer une bonne partie de ce temps à procrastiner et à vous stresser à propos de la tâche.

Comment la loi de Parkinson influe sur la productivité

Ce principe de productivité a un effet direct sur vos efforts individuels et ceux de votre équipe. Prenons votre calendrier, par exemple.

« La plupart d'entre nous utilisons notre calendrier pour y inscrire les réunions fixées avec d'autres personnes. Le reste de notre temps demeure vide », selon M. Holbrook. « Mais si nous ne planifions que les réunions et laissons tout le reste en blanc, devinez quoi? Le travail s'étire pour occuper ce temps… la loi de Parkinson. »

Elle peut même nuire à l'équilibre travail-vie personnelle et entraîner une baisse de rendement au travail, voire des problèmes de santé mentale. « Sans limite, le travail s'étire aussi pour occuper notre temps personnel. Nous récoltons les miettes : ce qui reste pour nous-mêmes, et ce n'est pas grand-chose. »

Le problème, c'est qu'on peut toujours trouver plus de travail à faire, et c'est ce qui se produit quand on laisse son temps « au hasard », comme le dit M. Holbrook. « Avant de vous en apercevoir, vous passez presque tout votre temps à travailler et aucun à vous détendre avec vos amis, votre famille ou seul », ajoute-t-il.

Deux principes essentiels pour contrer la loi de Parkinson

Tout n'est pas noir pour autant. Comprendre le caractère omniprésent de la loi de Parkinson peut vous aider à mettre en place des structures claires pour tirer le meilleur du temps passé au travail. Travailler intelligemment, c'est-à-dire se concentrer sans pitié sur les priorités qui font avancer les choses et éliminer le travail inutile, est le meilleur résultat possible lorsqu'on contre la loi de Parkinson.

M. Holbrook affirme qu'il faut faire deux choses pour y arriver : d'abord, connaître le vrai coût de ce qui figure dans votre calendrier. Ensuite, tout simplement, travailler moins (eh oui!).

« N'utilisez pas votre calendrier seulement pour y consigner des réunions avec d'autres personnes. Ajoutez tout ce qui les accompagne : le temps de préparation, le suivi, les déplacements, etc. », recommande-t-il. « Quand vous voyez le vrai coût de ce qui se trouve déjà dans votre agenda, vous devenez plus rigoureux avec votre temps et vous procrastinez moins, parce que vous réalisez le peu de temps dont vous disposez vraiment. »

Quant à travailler moins, il s'agit de réduire le temps disponible pour le travail afin d'en accélérer l'achèvement, et ainsi de détourner la loi de Parkinson à votre avantage.

« Créez une ossature de tâches visant à prendre soin de votre bien-être physique, mental, émotionnel et spirituel, et inscrivez-la dans votre calendrier avant toute autre chose », dit M. Holbrook. Incluez des éléments comme les pauses repas, l'exercice et peut-être une activité de loisir ou une promenade en fin de journée pour signaler à votre cerveau qu'il est temps de s'arrêter, par exemple promener votre chien.

Cela vous semble contre-productif? C'est voulu. « Cela réduit évidemment le temps dont vous disposez pour travailler et pourrait vous laisser croire que vous en ferez moins. Mais vous en faites plus, en moins de temps. Les plages dont vous disposez pour travailler sont plus courtes, et vous restez donc plus concentré. »