4 trucs simples au papier et au crayon pour en faire plus en moins de temps

Les cartes remplacent l’argent comptant. Les tablettes remplacent les cahiers. « Pourtant, malgré toutes ces inventions extraordinaires, le papier et le crayon restent rois en matière de productivité et de créativité », affirme Adrian Shepherd, auteur à succès et consultant en productivité (son site).

Selon lui, l’écriture à la main est certes plus lente et plus fastidieuse que la saisie au clavier, mais elle nous oblige à traiter l’information et à la résumer d’une façon qui a du sens pour nous. Il n’y a pas de correcteur orthographique, ce qui aide à améliorer la littératie et la compréhension en lecture. Et écrire favorise une meilleure rétention à court terme.

Un téléphone ou une application peut donc vous donner l’impression de gagner du temps sur le coup, mais, de façon surprenante, miser sur les outils simples peut vous aider à en faire plus en moins de temps à plus long terme.

« Il y a quelque chose de magique dans la simplicité. Notre cerveau est beaucoup plus engagé dans le processus. En somme, quand on écrit, on est forcé de réfléchir. En plus, aucune distraction n’est à portée de main, contrairement à un ordinateur portable ou à un iPad », ajoute M. Shepherd.

Voici quatre trucs simples au papier et au crayon pour stimuler votre productivité sans le moindre écran.

1. Le système d’index japonais

Adrian Shepherd vit au Japon depuis 25 ans. Au début de sa carrière, il était enseignant et a appris de ses élèves de nombreux trucs qui fonctionnent tout aussi bien en entreprise. L’un de ses conseils de productivité préférés, inspiré de la salle de classe, consiste à utiliser la dernière page d’un cahier comme index pour organiser vos notes. Voici comment cela fonctionne :

« Un nouveau projet arrive. Vous prenez un cahier, vous vous mettez au travail et vous remplissez les trois premières pages. Vous tournez ensuite le cahier à la dernière page et, sur la première ligne, vous inscrivez un titre pour ce projet, disons “Nouveau système de comptabilité” », explique-t-il.

« Ensuite, retournez aux pages où vous avez pris vos notes et, exactement à la même hauteur que le titre dans votre index, faites une marque au stylo ou au marqueur sur le bord droit de ces pages. »

Vous feuilletez ainsi vos notes plus rapidement et vous les gardez organisées, de sorte que vous pouvez vraiment vous en servir et vous épargner des conversations de suivi. Parce que, avouons-le, vous avez probablement déjà pris des notes que vous n’avez jamais relues, faute de vous rappeler où elles se trouvent ou de quoi elles parlent.

« Cette méthode permet d’utiliser un seul cahier pour plusieurs projets sans se soucier de réserver assez de pages pour chacun, et de passer rapidement d’une section à l’autre. »

2. Les astuces avec les papillons adhésifs

Des tableaux de gestion de projets à code de couleurs aux pages importantes d’un document repérées d’un coup d’œil, en passant par les mots laissés à vos collègues, les papillons adhésifs permettent de faire bien des choses. Mais une utilisation simple qui change la vie consiste à s’en servir à la place des rappels du téléphone cellulaire. Si vous avez la tête en l’air, difficile d’ignorer, puis d’oublier de nouveau, des papiers fluo.

« Le plus pratique avec les papillons adhésifs, c’est de pouvoir les coller n’importe où dans la maison. Sur nos miroirs, ils font d’excellents rappels. Ils sont là pendant qu’on se lave le visage et qu’on se brosse les dents le matin au lever ou le soir avant de se coucher. Le réfrigérateur est aussi un excellent endroit pour les rappels », explique M. Shepherd, qui s’en sert également pour écrire des affirmations positives et des citations.

« Sur mon miroir, j’en ai un avec ma citation préférée de Jim Rohn : “Ne souhaitez pas que ce soit plus facile, souhaitez être meilleur.” Il est collé là depuis 12 ans, et ce n’est pas étonnant que j’aie connu des changements incroyables pendant cette période. »

3. Des listes de tâches améliorées

Au début des années 1900, un consultant nommé Ivy Lee est entré dans le bureau de Charles M. Schwab, bras droit d’Andrew Carnegie, qui ne lui avait accordé que 20 minutes de son temps. Il lui a demandé de dresser la liste des choses les plus importantes à faire chaque jour pour réaliser sa vision. Il lui a ensuite demandé d’accomplir ces tâches par ordre d’importance et de les rayer au fur et à mesure, tous les jours. Schwab l’a ensuite remercié et lui a versé 25 000 $ pour ce conseil (soit environ 800 000 $ aujourd’hui, selon ce calculateur d’inflation!).

Cette méthode à un million de dollars est aujourd’hui encore aussi pertinente et efficace. « Les listes de tâches sont assez simples, mais je suis toujours étonné de voir combien de gens choisissent de ne pas les utiliser », dit M. Shepherd, qui aime ajouter quelques petites choses à ses propres listes.

« D’abord, ma tâche n° 1 doit occuper deux fois plus de place que tous les autres éléments. Le but d’une liste de tâches n’est pas de tout terminer, mais de venir à bout de l’essentiel. Faire de mon objectif le plus important le plus gros de ma liste me rappelle, sur le plan psychologique, à quel point il compte. »

Il écrit aussi en rouge, à côté des tâches concernées, le nom des personnes qu’il doit mobiliser pour chaque point d’action, afin de s’assurer d’impliquer rapidement les bonnes parties prenantes.

4. La rédaction d’un texte de présentation

Si vous avez une présentation à venir, essayez de l’écrire en entier. Oui, vous avez bien lu. « Aujourd’hui, la plupart des gens se tournent vers leur ordinateur pour le faire. La révision devient un jeu d’enfant. On peut couper et coller, déplacer des éléments et chercher des expressions ou des phrases pour éviter de les répéter. C’est pratique », dit M. Shepherd.

« Mais pour maîtriser une présentation, écrire à la main est votre meilleur allié. Vous vous en souviendrez mieux et vous la livrerez mieux si vous l’avez écrite plutôt que simplement tapée. » Cela demande du temps au départ, mais vous n’aurez pas à vous exercer encore et encore. Et votre présentation sera plus engageante et plus percutante, ce qui peut vous aider à obtenir l’adhésion et à faire avancer plus vite les résultats souhaités.

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