6 principes d’amélioration des processus que toute équipe devrait adopter

Qui ne voudrait pas profiter des avantages d’améliorer ses processus? L’amélioration des processus peut vous faire gagner du temps et de l’argent. Elle peut vous aider à faire croître vos efforts. Elle favorise un meilleur travail d’équipe et une meilleure collaboration. Bref, elle rend le travail meilleur et plus agréable pour tout le monde. Pourtant, si toutes les équipes veulent de meilleurs processus, toutes ne mesurent pas à quel point le chemin pour y arriver peut être exigeant. « L’amélioration des processus est beaucoup plus difficile qu’il n’y paraît. Si elle n’est pas bien exécutée du premier coup, vous perdrez la confiance et, au bout du compte, l’adhésion de l’équipe », affirme Amanda A. Russo, fondatrice et directrice générale de Cornerstone Paradigm Consulting, LLC, un cabinet-conseil mondial en exploitation d’entreprise. Prêt à relever le défi et à en sortir plus fort? La préparation est la clé. Voici six principes d’amélioration des processus que toute équipe devrait adopter, selon Mme Russo.

1. Investissez beaucoup d’efforts dans la préparation

Première chose : il faut investir beaucoup de travail au départ pour en récolter les fruits plus tard. La première phase de toute démarche d’amélioration des processus consiste à évaluer la situation actuelle. Sauter cette étape ne fera que vous retarder, alors prenez votre temps et faites vos recherches.

« Vous devez absolument faire tout le travail préalable avant de concevoir une feuille de route du changement. Cela signifie recueillir toutes les données, cartographier votre état actuel, comprendre votre technologie et vraiment cerner la cause profonde des problèmes de l’entreprise; cet exercice demande beaucoup de temps », explique Mme Russo.

2. Ne présumez jamais de rien

Dans la même veine, il est important de laisser de côté tout préjugé sur le processus et sur ce qui doit changer. « Ne présumez jamais que vous savez quoi que ce soit, ni le problème ni la solution. C’est très difficile quand on est à l’interne et si près du quotidien », ajoute-t-elle. Selon elle, vous devez mettre de côté vos propres biais si vous décidez de mener le projet vous-même.

« Cela veut dire ne pas présumer que vous savez ce qui ne va pas, ne pas décider des solutions, ne pas choisir trop tôt la technologie et ne pas croire qu’une ou des personnes sont responsables de l’écart ou des problèmes. »

3. Acceptez de vous tromper

Quand on dirige une initiative, il peut être difficile d’avoir tort. Si vous êtes fier de votre travail, vous voulez bien faire et avoir raison dans vos contributions. Mais il est primordial d’accepter de vous tromper quand vous cherchez à améliorer vos processus. Cela signifie être conscient que vous aurez inévitablement des angles morts, et chercher à les découvrir.

« Au cours de ma carrière, je ne peux pas vous dire combien de dirigeants d’entreprise croyaient sincèrement tout savoir de leur organisation, jusqu’à ce que nous plongions dans le détail et découvrions tout ce qui s’y passe », raconte Mme Russo.

4. Comprenez que le changement est difficile

Chaque équipe et chaque leader devraient aussi se rappeler que le changement est difficile, même quand on le souhaite vraiment. Oui, ce nouveau processus sera formidable une fois en place. Mais le changement est cahoteux et une gestion du changement sera nécessaire.

« Le passage vers l’état futur que vous souhaitez demandera une période d’adaptation », ajoute Mme Russo. Et si vous prévoyez cette adaptation au lieu de voir la vie en rose, vous pourrez soutenir votre équipe pendant les difficultés de croissance.

5. Incluez les bonnes personnes

Selon Mme Russo, vous devriez inclure tout le monde dans vos plans d’amélioration des processus. Oui, même les personnes que vous ne jugez pas concernées. Pourquoi? Pour deux raisons : obtenir leur adhésion plus tard, quand vous aurez besoin qu’elles adoptent les nouveaux processus, et recueillir des points de vue pour avoir un portrait plus complet de ce qui se passe réellement.

« Oui, vous devrez inclure tout le monde dans ce processus si vous voulez qu’il adhère aux possibilités qui peuvent mener au résultat souhaité. Vous devrez écouter et prendre en compte l’opinion de chacun, même des personnes qui, selon vous, ont peu ou pas leur mot à dire. »

Il est aussi important de confier la direction du projet d’amélioration des processus aux bonnes personnes. Optimiser les opérations exige des compétences comme la gestion de projets, et tout le monde n’est pas fait pour mener le changement.

6. Allez d’abord à la racine du problème

Enfin, un principe clé pour améliorer des processus de toute nature : allez toujours à la racine du problème avant de vous précipiter sur des solutions, en particulier des solutions technologiques.

« Les vendeurs de technologie sont là pour vous vendre une solution, la leur », dit Mme Russo. « Cela ne veut pas dire qu’ils essaient volontairement de vous orienter dans la mauvaise direction, mais vous devez vous rappeler qu’ils sont là pour vous vendre leur solution. Cela peut créer une certaine vision en tunnel. »

Si vous n’avez pas une idée claire du problème à résoudre, vous finirez par adopter des solutions dont vous n’avez pas vraiment besoin, tout en laissant de côté des enjeux clés. Alors ciblez le bon public, cernez le problème de fond et assurez-vous de cerner d’abord les problèmes de vos processus.

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