Comment améliorer le travail d’équipe grâce à la communication

Vous voulez savoir comment améliorer vos compétences en travail d’équipe? On parle souvent des avantages des habiletés de communication en milieu de travail : accroître votre influence, améliorer votre leadership, obtenir l’adhésion de votre équipe, et ainsi de suite. Mais la communication a un autre avantage sous-estimé : elle peut aussi avoir un effet positif sur le travail d’équipe.

« Une meilleure communication ne vous mènera pas seulement à un meilleur travail d’équipe; elle vous permettra de redéfinir ce que “meilleur” veut même dire », affirme Daniel Juday, formateur et consultant, spécialiste du leadership, des gens et de la culture d’entreprise.

« Elle vous aidera à reformuler cette idée d’une équipe à l’autre, d’un projet à l’autre et d’un échéancier à l’autre. Elle vous aidera aussi à vous rappeler, et à rappeler à votre équipe, ce qui compte dans les périodes difficiles et devant les nouveaux défis. Une bonne communication est génératrice : elle continue de créer de la valeur bien après son effet initial. Elle crée un élan culturel dont l’équipe peut tirer parti. »

Et si vous pensez qu’il faut occuper un certain rôle pour aider votre équipe à mieux communiquer, sachez que vous pouvez quand même profiter de l’effet d’entraînement qui découle de l’ouverture des canaux de communication, même en télétravail. Selon M. Juday, une meilleure communication n’est limitée ni par la géographie, ni par le temps, ni par le rôle.

Voici ses conseils pour améliorer le travail d’équipe en communiquant mieux, plus ouvertement et avec confiance.

Comprenez que les stratégies de communication ne sont pas des pilules magiques

« Les stratégies de communication efficaces ne sont pas des pilules magiques. Elles ne font pas disparaître la douleur d’un coup. Mais elles permettent aux équipes de mieux diagnostiquer le problème, ce qui augmente les chances qu’on le voie comme une difficulté qui peut se résoudre », selon M. Juday.

Il donne l’exemple des conflits intergénérationnels en milieu de travail, un irritant courant dans les organisations : « Jamais autant de générations n’ont travaillé ensemble qu’aujourd’hui. Et chacune de ces générations a ses propres attentes et ses propres idées sur ce que signifie le travail, sur sa place dans la société et sur la façon dont chaque membre de l’équipe devrait exprimer tout cela. »

Sans culture de confiance et de communication transparente, les conflits intergénérationnels peuvent devenir toxiques et même favoriser la formation de clans. « Les querelles internes peuvent créer un environnement de travail toxique, freiner presque toute innovation et finir par se refléter dans les résultats. Presque toutes les attentes différentes et toutes les expériences de vie variées peuvent ainsi soit rapprocher, soit diviser. »

La communication améliore donc le travail d’équipe : elle vous permet de mieux comprendre vos collègues, de définir les attentes dans votre équipe et de trouver un terrain d’entente plutôt que de la division.

« Tout, de l’origine ethnique au sexe, en passant par le style de travail, les diplômes, la situation géographique ou l’ancienneté, peut pousser les membres d’une équipe à se diviser et à se polariser, ou, grâce à un plan de communication efficace et convaincant, à s’unir autour de perspectives variées et d’idées novatrices », ajoute M. Juday.

Partagez l’information et posez beaucoup de questions

Si vous voulez améliorer le travail d’équipe grâce à l’art de communiquer, il est important de partager beaucoup d’information et d’entretenir le flux d’information en posant beaucoup de questions.

« La base de la communication, c’est le partage d’information. C’est ce qui se passe, au fond, quand deux personnes communiquent : elles s’échangent de l’information », explique M. Juday.

Selon lui, le véhicule fondamental du partage d’information, ce sont les questions et les réponses. Les questions ouvrent la conversation, invitent les participants à s’y joindre, donnent un cadre au dialogue, montrent de la vulnérabilité et indiquent une volonté d’apprendre.

Cependant, les questions et les réponses n’ont pas le même poids quand il s’agit d’améliorer le travail d’équipe par la communication. Les réponses sont importantes, mais, sur le plan de la communication, elles marquent une fin.

« Aider les équipes à mieux poser des questions, et explorer ce que cela peut même signifier, leur permet de mieux susciter des conversations inclusives et collaboratives, parce que tous les participants se concentrent sur la démarche de questionnement, d’exploration et de cadrage plutôt que sur la fin du parcours. »

Évitez la communication à sens unique et créez un climat de sécurité

Si vous ne parlez que pour donner des réponses, vous risquez aussi de créer sans le vouloir un environnement qui n’est pas sécurisant et qui nuit à la collaboration.

« Devenir une “personne à réponses”, c’est se faire percevoir comme un interlocuteur peu sûr. Si vous ne posez jamais de questions, ou si vous ne participez pas à l’exploration, vous vous excluez de la collaboration et de l’innovation qui en découlent », affirme M. Juday.

Et créer un climat de sécurité est important pour favoriser un travail d’équipe efficace, car il encourage plus de gens à poser plus de questions et à aborder des enjeux de fond qui ne seraient pas abordés autrement.

« Si vous n’arrivez pas à créer un environnement sécurisant – parce que toute question comporte un risque pour celui qui la pose –, vous passerez à côté de la magie qui opère quand la transparence rencontre la confiance. »

Poser des questions et écouter dans le but de comprendre est l’un des meilleurs moyens de cultiver la sécurité dans vos échanges avec vos coéquipiers. Gardez ce principe directeur en tête.

Exemples de grandes compétences en travail d’équipe

1. La responsabilisation

On peut s’attendre à la réussite de tout projet lorsque chaque coéquipier assume la responsabilité de ses tâches. Un espace de travail qui encourage chacun à partager ses engagements, ses échéanciers et ses objectifs à court et à long terme affiche de meilleurs taux de rendement et, par conséquent, une meilleure rétention des talents. Les outils de gestion de projets comme Hive peuvent aider à cultiver la responsabilisation, en permettant aux équipes de créer des plans d’action visuels et personnalisés pour chaque personne et chaque projet.

2. L’aptitude à établir des liens

Dale Carnegie est sûrement le premier nom qui vient à l’esprit quand il est question de relations interpersonnelles. Son livre « How to Win Friends and Influence People » s’est vendu à plus de 15 millions d’exemplaires parce que ses conseils sont simples et faciles à appliquer. Vous partirez du bon pied en souriant, en apprenant et en prononçant correctement les noms des gens, et en exprimant une appréciation sincère. En mode virtuel, il peut falloir un petit effort de plus pour que ces échanges aient lieu; vous pouvez par exemple essayer ces activités virtuelles de rapprochement. Si vous utilisez Hive comme outil de gestion de projets, vous pouvez recourir aux émojis personnalisés pour exprimer exactement ce que vous ressentez.

3. Le sens de l’organisation

Le travail d’équipe suppose de comprendre que chaque personne travaille différemment. Chacune a son propre rythme, ses propres méthodes et ses propres traits de personnalité. Quand on collabore, il est important d’avoir une façon uniforme de suivre le temps et d’organiser les tâches. La fonction « Mes actions » de Hive est un outil pratique pour y arriver. Vous pouvez créer un endroit où voir tout ce que vous avez à faire et prioriser vos tâches.

4. La gestion du temps

Savoir combien de temps une tâche prendra peut aider les équipes à évaluer les échéances et à suivre l’avancement d’un projet. Le suivi du temps de Hive est un excellent moyen de mesurer le temps nécessaire pour terminer une tâche et d’évaluer votre rendement.

5. Comprendre la diversité

Quand une équipe composée de personnes de différents horizons, nationalités, langues et croyances collabore, il peut en naître quelque chose de spécial et d’innovant. Pour que cette singularité émerge, il est important de respecter et de comprendre chaque personne. Par exemple : utilisez un langage inclusif et évitez les références qui peuvent aliéner des personnes ayant un parcours professionnel et des expériences différents.

6. Encourager la rétroaction ouverte

Pour obtenir l’adhésion des parties prenantes internes et externes à vos projets, il est essentiel de définir clairement les attentes. Une rétroaction ouverte et continue peut aider dans ce processus. Pour mener une séance de rétroaction efficace, évaluez d’abord ce qui motive le mieux votre équipe à s’engager. Serait-elle plus encline à participer à l’aide d’outils de collaboration comme un formulaire ou un sondage? Si c’est le cas, les formulaires personnalisés de Hive peuvent être la solution idéale pour votre équipe. Cette fonction intégrée à Hive vous permet de créer des formulaires personnalisés que n’importe qui (à l’interne comme à l’externe) peut remplir dans son navigateur. Mais si votre équipe est plus à l’aise en tête-à-tête, planifiez des rencontres mensuelles ou hebdomadaires pour encourager le partage régulier de commentaires constructifs. Certains groupes préfèrent des séances ouvertes où tout le monde peut venir présenter son évaluation. Conseil de pro : Hive Notes vous permet de prendre des notes de réunion, ce qui vous aide à consigner les séances de rétroaction, à mesurer les progrès, à suivre l’avancement et à déterminer les prochaines étapes directement dans Hive. Cherchez ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe et dites-le-nous dans les commentaires.

7. Critiquer de façon constructive, et le faire tôt

L’une des belles choses chez les humains, c’est que nous sommes tous différents. Être différents, cela veut dire que nous avons tous des façons variées de faire les choses, et qu’il y aura des moments où nous ne serons pas tous sur la même longueur d’onde. Quand nous voulons maintenir de bonnes relations et garder tout le monde motivé à donner le meilleur de soi-même, la façon dont nous formulons nos critiques est cruciale. Parfois, nous avons du mal à nous entendre avec un collègue parce que son idée a besoin d’être précisée ou qu’elle est peut-être trop compliquée. Pourquoi ne pas l’inviter à une conversation vocale? Rappelez-vous d’être patient et de lui faire part de vos réflexions d’une manière qui l’aidera à s’améliorer. Nous voulons aussi nous assurer d’agir tôt face aux problèmes. Si les demandes sont vagues ou si les objectifs ne sont pas clairement expliqués, les malentendus peuvent retarder les projets et nuire à la relation de l’équipe dans son ensemble.