5 façons de changer votre état d’esprit sur les outils de gestion de projets

L’ironie de la gestion de projets, c’est que bien des équipes investissent dans un logiciel pour gagner du temps et économiser de l’argent, mais finissent par perdre les deux. Pourquoi? Parce qu’elles n’abordent pas bien le choix et la mise en place d’un outil de gestion de projets. « Très peu de gens posent des questions sur les outils, les logiciels et leur utilisation en gestion de projets. Malheureusement, cela mène souvent à une expérience extrêmement coûteuse et frustrante pour tout le monde. Je l’ai constaté moi-même. À répétition », affirme Mary Beth Imbarrato, experte en gestion de projets, en gestion du changement et en planification stratégique, forte de plus de 25 ans d’expérience.

Imaginez la scène : un membre de la direction suggère qu’il est temps d’être plus efficace dans les projets, de simplifier les efforts et de suivre davantage d’indicateurs. En théorie, l’idée est excellente, n’est-ce pas? Ensuite, une personne de cette même équipe se charge de chercher des solutions. Là encore, c’est courant et sensé. Pourtant, selon Mme Imbarrato, c’est l’approche la moins efficace, et elle réussit rarement.

1. Parlez d’abord à votre équipe

Pourquoi? D’abord, les outils de gestion de projets ne servent à rien si vous ne parlez pas d’abord aux différentes personnes concernées, à tous les niveaux de l’organisation. Les dirigeants ne choisissent pas les bons outils lorsqu’ils ne demandent pas l’avis de ceux qui devront les utiliser, explique Mme Imbarrato. « Ce sont les personnes qui devront utiliser ce système tous les jours. »

2. Posez les bonnes questions pour comprendre les besoins

Vous devez aussi vous poser, et poser aux autres, les bonnes questions. Mme Imbarrato recommande de réfléchir aux points suivants avant même d’envisager d’investir dans une solution de gestion de projets :

• De quoi avez-vous besoin dans une solution de gestion de projets?

• Qu’est-ce qui serait utile à l’équipe de projet?

• Comment voulez-vous utiliser le système?

• Quelles sont vos exigences pour une solution de gestion de projets productive, pertinente et utile?

• Comment utiliserez-vous le logiciel?

• Le logiciel X cadrera-t-il bien avec le cadre de projet de notre organisation?

• Fonctionnera-t-il bien avec notre culture de projet?

• Comment ferons-nous passer nos processus actuels dans ce logiciel X?

3. Bâtissez d’abord un cadre solide

Il est aussi important de savoir comment bâtir un cadre de projet solide. Que vous utilisiez un document Google ou une application sophistiquée, cela ne changera rien si votre stratégie et vos flux de travail n’ont pas de sens. Autrement dit, s’ils ne soutiennent pas les résultats visés ou ne cadrent pas avec la façon dont les différentes parties prenantes et équipes collaborent dans votre organisation.

« L’outil logiciel n’est qu’un élément d’une stratégie de gestion de projets réussie. Les stratégies de gestion de projets qui réussissent commencent par un cadre de projet aligné sur la culture de l’organisation, qui sert de fondation à une approche solide », explique Mme Imbarrato.

« Ce cadre doit être établi, déployé, mis à l’essai dans toutes les parties de l’organisation, ajusté au besoin, puis figé. Ensuite seulement, et pas avant, une organisation devrait chercher un outil de gestion de projets qui facilite les activités d’intégration dans tout le portefeuille de projets, en suivant les indicateurs, la gestion des ressources, les dépendances et les risques. »

Cela vous semble un casse-tête que vous seriez tenté de sauter? Détrompez-vous. « Déployer un logiciel sans cadre de projet solide et approuvé mènera au chaos », ajoute Mme Imbarrato.

Considérez tout outil de gestion de projets comme la cerise sur le gâteau de votre cadre de projet : il n’est pas là pour remplacer la conception de ce cadre.

4. Planifiez soigneusement le choix de votre outil

Quand vous investissez dans une solution, vous vous attendez à ce que tout le monde l’adopte et l’utilise avec succès. Pourtant, c’est rarement le cas. « La plupart des organisations ont plusieurs processus de gestion de projets en place, ce qui veut dire que les membres de l’équipe utiliseront la solution de façons différentes. Résultat? Des indicateurs peu concluants, des données sans valeur qui ne représentent pas l’organisation et des rapports sans intérêt », explique Mme Imbarrato.

Il est donc essentiel d’aborder le choix de tout outil de gestion de projets comme un projet à part entière. « Faites participer les utilisateurs de la solution (membres de l’équipe, superviseurs, gestionnaires, etc.) à la collecte des exigences et aux autres volets de la planification. Prévoyez des démonstrations ou des versions d’essai du logiciel à évaluer avant de choisir la solution qui convient à votre organisation. »

Plus vous y investissez d’efforts, meilleur sera votre choix, et plus l’outil retenu sera adopté et exploité concrètement.

5. Sachez qu’un logiciel ne règle pas les problèmes

Enfin, croire qu’un logiciel règle les problèmes rendra à peu près n’importe quel outil de gestion de projets inutile dès le départ. « Ce sont les projets qui règlent les problèmes, et choisir la bonne solution logicielle pour votre organisation est un projet », affirme Mme Imbarrato.

N’oubliez pas que la technologie offre des solutions formidables pour bâtir et mener des projets avec plus d’aisance, de fluidité et de perspective, mais qu’elle n’est pas une baguette magique qui règle les problèmes de fond que vous n’avez pas d’abord cernés ni analysés.

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