7 conseils pour mieux prendre des notes de réunion au travail en 2026

Nous sommes tous passés par là : vous terminez enfin une réunion d’une heure, vous passez à la tâche suivante, et quelques heures plus tard, vous avez oublié vos prochaines étapes et vos actions à faire. Comme nous passons une si grande partie de nos journées en réunions consécutives, il est essentiel que le temps passé en réunion nous fasse réellement avancer au lieu de freiner la croissance. C’est pourquoi il est crucial de prendre des notes de réunion détaillées.

Chez Hive, nous croyons que rien n’est plus impressionnant qu’une réunion excellemment menée, et cela inclut aussi de très bonnes notes de réunion. Dans cet article, nous expliquons ce que sont les notes de réunion, comment elles peuvent profiter à votre équipe et comment prendre les meilleures notes possible. Plongeons dans le sujet.

Qu’est-ce que les notes de réunion?

Les notes de réunion sont exactement ce que leur nom indique : des notes qui rendent compte des actions à faire dont on a discuté et des décisions prises pendant une réunion. Idéalement, une seule personne responsable prend les notes et consigne les progrès tout au long de la réunion, que ce soit sur son ordinateur, dans un programme comme Hive, OneNote ou Evernote, ou à la main.

Prendre des notes en format numérique est assurément plus facile (nous avons tous l’habitude d’utiliser notre portable pour consigner les actions à faire), mais certaines personnes préfèrent écrire à la main. Parmi les avantages des notes manuscrites, on compte moins de distractions causées par les notifications de votre appareil, une meilleure compréhension et une meilleure mémoire, puisque écrire à la main oblige à prendre quelques secondes de plus pour assimiler les mots avant de les coucher sur le papier. 

Cependant, prendre des notes à la main vous ajoute une couche de travail : souvent, une fois les notes prises, il faut les transcrire en format numérique pour un courriel de mise à jour ou de suivi, ce qui crée plus de travail. En fin de compte, tout dépend de votre préférence personnelle et de la question de savoir si les avantages valent l’effort supplémentaire.

Les avantages de bonnes notes de réunion

Prendre de bonnes notes pendant les réunions de travail offre de nombreux avantages, surtout maintenant que plus de gens font du télétravail et suivent diverses formes de milieu de travail distribué. Que votre équipe se joigne à des réunions virtuelles, se rencontre en personne ou combine les deux, les notes de réunion sont essentielles pour garder tout le monde informé. Voici 3 des principales façons dont les notes peuvent aider votre équipe et vous à mieux travailler.

Les notes empêchent l’information de passer entre les mailles du filet.

Il est impossible que chaque participant se souvienne exactement de ce dont on a discuté et de ses prochaines étapes. Les notes de réunion aident non seulement chaque personne à comprendre les actions qu’elle doit accomplir, mais aussi tout le monde à se rappeler les actions que les autres posent pour faire avancer le projet. Vous gagnerez ainsi du temps par la suite, puisque vous n’aurez pas à vous rafraîchir la mémoire ni à demander à vos collègues de préciser les prochaines étapes.

Les notes aident à cerner les besoins futurs et à déterminer les prochaines étapes.

Si vous avez des notes d’une réunion précédente, elles peuvent alimenter les actions à faire et les points de discussion de la réunion en cours. C’est pourquoi il est utile d’employer un outil numérique de prise de notes qui regroupe les notes par réunions récurrentes ou par campagnes. Quand vous travaillez seul ou en petit groupe sur un projet, vous pouvez oublier l’objectif global du projet ou de la campagne. Les notes de réunion permettent de suivre l’évolution des objectifs au fil du temps et de diffuser toute l’information sur les étapes passées, actuelles et futures.

Les notes informent les personnes qui ont pu manquer la réunion.

Les imprévus arrivent, et les personnes concernées ne peuvent pas toujours être présentes. Avec des notes complètes, vous pouvez tenir les absents au courant de ce dont on a discuté sans entamer une longue conversation sur le contenu de la réunion. Ici encore, c’est le plus utile quand les notes sont largement accessibles en format numérique et peuvent être partagées avec les personnes invitées. Avec Hive Notes, toutes les notes peuvent être partagées avec vos collègues d’un simple clic.

Comment prendre des notes de réunion

Il existe de nombreuses stratégies pour prendre des notes de réunion utiles et productives. Voici quelques-uns des meilleurs conseils que nous avons réunis pour prendre d’excellentes notes de réunion.

1. Fixez des objectifs de résultat avant le début de la réunion.

Définir des objectifs de résultat détaillés pour la réunion, c’est-à-dire les problèmes que vous voulez résoudre, est important pour la réussite de la réunion et pour la prise de notes. Avec des objectifs de haut niveau, vous pouvez cerner ce qui est assez important pour mériter une note. Vous économiserez ainsi du temps et de l’énergie, à court comme à long terme.

2. Créez et partagez un ordre du jour. 

L’ordre du jour est un moyen de s’assurer que chacun commence la réunion bien préparé. Un bon ordre du jour présente les principaux points ou sujets qui seront abordés pendant la réunion. Il faut du temps pour le créer et le partager avec les participants à l’avance, mais le jeu en vaut vraiment la chandelle. Quand vous créez et partagez un ordre du jour avec Hive Notes pour les réunions, il peut aussi devenir un document vivant où tout le monde collabore et apporte ses idées tout au long de la réunion.

3. Désignez un preneur de notes.

Décidez qui prendra les notes avant le début de la réunion. Il peut suffire d’écrire « Preneur de notes : Bob » dans la description de la réunion. En pratique, il suffit d’une seule personne pour prendre des notes détaillées, mais si vous utilisez un outil collaboratif comme Hive Notes, tout le monde peut proposer ses idées en temps réel.

4. N’écrivez pas tout.

Cela peut sembler contre-intuitif, mais cela va de pair avec le point sur les résultats de la réunion présenté plus haut. Si vous notez mot à mot tout ce qui se dit pendant la réunion, vous perdez votre temps. Si vous avez déjà défini les résultats idéaux, vous pouvez ne prendre des notes que sur ce qui se rapporte à ces objectifs. Si vous manquez vraiment de temps ou si vous devez consacrer toute votre attention à la réunion elle-même, vous pouvez aussi envisager d’utiliser un convertisseur audio-texte, qui transcrit toute la réunion et vous évite de griffonner frénétiquement des notes pendant celle-ci. 

5. Attribuez les prochaines étapes le jour même.

N’envoyez jamais les suivis de réunion le lendemain. Vous risquez beaucoup plus d’oublier un élément ou de mal comprendre un point de vos notes si vous envoyez les suivis le jour ouvrable suivant. Prenez les 15 minutes supplémentaires pour rédiger un suivi le jour même, même si votre réunion se termine à 21 h. Votre futur vous vous en remerciera.

6. Rangez vos notes dans un endroit organisé. 

Bien sûr, prendre ses notes de réunion dans différents Google Drive, ça peut aller, mais les choses se perdent et les anciennes notes peuvent être difficiles à retrouver. Utilisez plutôt un outil qui vous permet de ranger vos notes de réunion à un seul endroit central. Un outil comme Hive Notes ou OneNote aide à centraliser l’information et réduit le temps passé à chercher ou à rassembler d’anciennes notes.

7. Envisagez d’utiliser un outil de prise de notes.

Facilitez-vous la vie : choisissez un outil pour prendre vos notes. Nous avons parcouru bien du chemin depuis l’époque où la « prise de notes numérique » consistait à ouvrir un document Microsoft Word et à taper frénétiquement le plus de contenu possible. Avec tous les progrès technologiques et les outils de collaboration, il existe maintenant une grande variété de logiciels de prise de notes qui aident à saisir l’information et à organiser vos idées, tout en restant engagé et en repartant avec des prochaines étapes claires.

Les erreurs courantes à éviter en prenant des notes de réunion

Prendre des notes n’est pas aussi intuitif qu’on pourrait le croire : vous voulez créer un document que tout le monde peut comprendre, y compris (et parfois surtout) les personnes qui n’étaient pas à la réunion. Si vous voulez savoir comment mener une réunion productive, voici quelques erreurs courantes à éviter en prenant des notes de réunion : 

1. Tout écrire.

Faites gagner du temps à votre équipe en vous concentrant sur l’essentiel. Par exemple : les décisions prises, les actions à faire attribuées et les prochaines étapes à franchir.

2. Manquer d’organisation.

Uniformisez votre prise de notes en créant un document qui suit un format. Vous pourriez y inclure : la date et l’heure, l’ordre du jour, les noms des participants, les notes de réunion et les actions à faire. Conseil : Hive Notes offre des modèles qui contiennent toute cette information, ce qui facilite le démarrage.

3. Ne pas partager vos notes.

La réunion est terminée, vous avez vos notes, et maintenant? Il est essentiel de les partager avec l’équipe pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Conseil : si vous animez une réunion inscrite à votre calendrier Hive, une fois que vous avez créé une note sur cette réunion, vous pouvez la partager avec toutes les personnes invitées. Hive offre aussi l’option des notes privées, au cas où il y aurait quelque chose que vous voulez garder pour vous seulement.

Hive Notes pour les réunions

Hive Notes pour les réunions est un prolongement du logiciel de gestion de projets de Hive, accessible à tous, que vous soyez abonné à Hive ou non. Avec Hive Notes pour les réunions, vous pouvez accomplir toutes les étapes décrites plus haut tout en augmentant la productivité et la collaboration. C’est une application de prise de notes comme vous n’en avez jamais vu. 

L’un des grands atouts de Hive Notes pour les réunions, c’est qu’il ne s’adresse pas qu’aux clients de Hive. Cet outil peut aider tout le monde à vivre ses réunions les plus productives à ce jour, même sans utiliser Hive. Quand une note est partagée avec des participants externes, ils sont redirigés vers un écran de connexion simple et obtiennent un accès complet à la note après quelques clics seulement. Une fois dans la note, tous les participants à la réunion peuvent la modifier, collaborer en temps réel et suivre les tâches, même après la fin de la réunion.

Alors, que pouvez-vous faire avec Hive Notes pour les réunions?

• Créer et partager un ordre du jour avant le début de la réunion, puis l’utiliser comme plan pour prendre des notes et collaborer en temps réel. 

• Transformer n’importe quel point de discussion en prochaine étape, que vous pouvez aussi attribuer à des membres de l’équipe et assortir d’une échéance. 

• Lier des notes de réunion à des projets existants dans votre espace de travail Hive.  

• Recevoir dans Hive des notifications qui vous invitent à prendre des notes ou à vous joindre à la réunion 5 minutes avant son début.

• Lier une même note à des réunions récurrentes, pour revoir facilement les notes passées et suivre les progrès depuis votre dernière réunion.

Et si votre équipe utilise effectivement Hive, vous profitez d’un outil de réunion intégré directement à votre logiciel de gestion de projets. Assurez-vous simplement que « Hive Mail » est activé dans vos applications, et vous pourrez lier n’importe quelle note à n’importe quelle réunion de votre calendrier. Consultez l’article du centre d’aide ici pour en savoir plus sur l’accès à cet outil dans Hive.

Hive Notes pour Zoom

Si vous avez déjà essayé de prendre des notes pendant une réunion Zoom, vous avez probablement connu la frustration de passer sans cesse d’un onglet à l’autre entre votre vidéo Zoom et votre outil de prise de notes. Taper dans un document Google n’est pas facile quand on essaie d’être présent à la réunion, et « caméras allumées » perd de son effet quand tout le monde jongle avec plusieurs fenêtres et ne prête pas attention à la réunion en cours.

C’est là que Hive transforme complètement l’expérience des notes de réunion virtuelle. Avec l’application Hive Notes pour Zoom, toute personne qui utilise Zoom peut profiter de toute la puissance de Hive Notes directement dans sa fenêtre Zoom. Quand vous téléchargez l’application Hive Notes dans la place de marché Zoom, vous pouvez créer une note, la partager avec les participants à la réunion et taper en collaboration en temps réel. Vous pouvez aussi attribuer des actions à faire aux participants et partager la note par courriel après la réunion, pour que tout le monde reparte avec des prochaines étapes claires.

Hive Notes est une façon tout à fait nouvelle de vivre les réunions, surtout en cette nouvelle ère du télétravail et des réunions Zoom. Et le meilleur, c’est que c’est entièrement gratuit, pour toujours, que vous utilisiez ou non Hive Teams. Avec Hive Notes, vous êtes sur la voie de vos réunions les plus productives à ce jour. 

En conclusion

En fin de compte, les réunions font partie de la vie (parfois à contrecœur). Tirons-en le meilleur parti en restant organisés, en assurant un bon suivi et en faisant gagner le plus de temps possible à notre futur moi. Si vous voulez en savoir plus sur Hive et Hive Notes, essayez Hive gratuitement pendant deux semaines ici.