Comment automatiser les tâches répétitives et vous concentrer sur ce que vous aimez

Les yeux fatigués et le poignet endolori, vous envoyez un autre courriel sur l'état d'un projet, la troisième mise à jour de la journée, et cela commence à devenir répétitif. Vous avez peut-être l'impression que la seule façon d'accomplir ces responsabilités est de les faire vous-même, alors votre créativité (et parfois votre moral) passe au second plan.

Pourtant, il existe des moyens d'automatiser les tâches répétitives et de faire plus de place aux aspects de votre travail que vous aimez, pour laisser s'exprimer votre créativité et votre inspiration. Voici ce qu'il faut savoir.

Qu'est-ce qu'une tâche répétitive?

Selon des données récentes de McKinsey, le tiers des responsabilités de plus de la moitié des professions sont répétitives, et pourraient être automatisées. Mais quelles sont exactement ces tâches répétitives, et pourquoi prennent-elles autant de temps?

La planification

Réserver et planifier des réunions est un rituel répétitif qui peut prendre quelques minutes chaque heure. Mais cela peut s'accumuler en plusieurs heures par semaine. Pensez aux allers-retours par courriel, aux appels manqués ou à l'attente de réponses d'une ou deux personnes, tout cela pour fixer votre prochaine réunion.

Même une tâche aussi simple que de trouver une plage libre dans le Calendly de quelqu'un d'autre ou d'envoyer un lien Zoom peut grignoter du temps dans une journée déjà bien remplie.

Les transferts entre applications

Peu importe où vous travaillez, tous les travailleurs du savoir utilisent des applications. Et plus votre entreprise en compte dans sa pile technologique, plus vous devrez transférer de l'information d'une application à l'autre. C'est d'autant plus vrai si certains de vos clients n'utilisent pas votre application ou si votre entreprise tente de passer d'une application à une autre.

La collecte et la gestion des données

Les données sont l'élément vital de toute entreprise et sont donc de première importance. Malheureusement, leur gestion comprend certaines des tâches les plus répétitives qui soient.

Que vous saisissiez des données dans un logiciel, que vous fouilliez dans Dropbox pour trouver le tableur qui répondra à la question d'un collègue ou que vous triiez les données d'un sondage, ces tâches peuvent devenir monotones.

Les révisions et les mises à jour

Enfin, vérifier et revérifier si des actions ont été révisées et approuvées est une tâche qui peut devenir très répétitive. Dans votre clavardage Slack, cela peut prendre la forme de longs fils de discussion encombrants qu'il faut parcourir pour retrouver la dernière version de votre projet. Vous pouvez aussi passer des heures à envoyer des courriels de mise à jour après chaque ajout à votre Google Doc partagé.

L'effet des tâches répétitives sur votre rendement au travail

Les tâches répétitives ne sont pas qu'un irritant : elles peuvent nuire à votre rendement. Elles peuvent causer un stress indu et faire paraître un emploi bien plus ennuyeux ou terne qu'il ne l'est en réalité.

En effet, selon une étude d'UiPath, les employés souhaitent avoir plus de temps pour essayer de nouvelles choses au travail. Les répondants ont déclaré « perdre » en moyenne quatre heures et demie par semaine sur des tâches automatisables. Environ 68 % aimeraient assumer de nouvelles responsabilités, mais estiment ne pas en avoir le temps à cause des tâches répétitives. De nombreuses autres statistiques sur la gestion du temps appuient aussi ces constats.

De plus, les tâches répétitives sont sujettes à l'erreur humaine. Plus on exécute une tâche routinière, plus l'esprit vagabonde. On peut croire qu'on pourrait la faire les yeux fermés, mais même la saisie de données la plus simple exige une certaine attention. Des études montrent que les tâches répétitives peuvent accroître la fatigue physique et mentale, au détriment de la précision.

Enfin, les données montrent que les tâches répétitives peuvent épuiser la créativité des employés. Une étude de ServiceNow a révélé que 70 % des gestionnaires ont moins de temps à consacrer aux initiatives stratégiques en raison d'un excès de travail manuel et répétitif.

De plus, plus du tiers des gestionnaires affirment que ces processus manuels sont la partie la plus récurrente de leur travail. Dans l'étude d'UiPath, 58 % des répondants disent aspirer à être plus créatifs au travail, mais estiment que les tâches répétitives les en empêchent.

La solution : l'automatisation

Heureusement, il existe une façon efficace de gérer les tâches répétitives qui drainent l'énergie : l'automatisation. Selon des données de McKinsey, 43 % des répondants croient que si certaines tâches étaient automatisées, ils se sentiraient libres d'innover davantage avec leur équipe. Environ 72 % des personnes sondées ont aussi dit qu'avec le temps gagné grâce à l'automatisation, elles feraient un travail plus utile pour leur organisation.

Il existe plusieurs façons d'automatiser votre espace de travail pour éliminer les tâches répétitives. Il faut tout considérer, du choix du bon logiciel d'automatisation à une communication d'équipe plus efficace.

Les plateformes d'automatisation sont nombreuses, et il peut être difficile de choisir la bonne pour votre entreprise. Heureusement, avec autant d'excellents produits comme Hive Automate et des solutions de rechange à Zapier, vous avez un vaste choix pour répondre à vos besoins, à vos exigences et à votre budget.

Voyons comment trouver la meilleure solution pour automatiser vos tâches répétitives.

1. Cernez vos besoins

La façon la plus simple d'automatiser vos tâches répétitives est d'utiliser le bon logiciel, mais vous devez savoir clairement ce qui doit être automatisé pour tirer le meilleur parti de votre technologie.

Hive est une plateforme de gestion de projets dotée de fonctions d'automatisation intégrées pour vous aider à réduire le travail redondant et à relier toutes vos applications de travail dans un seul tableau de bord. Avec Hive Automate, vous pouvez mettre des projets en attente, changer la personne responsable d'une action ou même déplacer une action vers un autre projet si vous collaborez avec une autre équipe.

Pour la facturation ou les paiements, essayez un logiciel comme Gusto, et Freshdesk, Zendo ou Zintego pour le service à la clientèle. Et pour la gestion de la relation client, jetez un coup d'œil à Pipedrive.

2. Concentrez-vous sur le flux de travail

L'automatisation ne concerne pas seulement la tâche précise sur laquelle vous travaillez : elle vise à rendre tout votre flux de travail automatique, simple et opérationnel. Dans cet esprit, vous pouvez essayer d'automatiser des processus non pas avec de nouvelles technologies, mais avec de nouveaux protocoles.

En créant des chartes d'équipe originales, en simplifiant votre flux de travail et en faisant preuve d'imagination pour manualiser les tâches répétitives, vous pouvez réduire le travail de routine.

Un logiciel comme Comindware offre de la modélisation de processus d'affaires pour des modèles de flux de travail fluides.

3. Utilisez judicieusement votre temps libre

En commençant à automatiser des tâches, vous constaterez peut-être que vous avez plus de temps pour réfléchir au contenu de ce que vous partagez plutôt qu'à l'acte de le partager. Au lieu de vous concentrer sur la tâche elle-même, concentrez-vous sur l'information que vous voulez transmettre : existe-t-il une façon plus efficace de la partager?

Pouvons-nous réaliser cet échange d'information en moins de temps et avec plus d'ingéniosité? Prenez du recul et cultivez de nouvelles méthodes pour discuter, mettre à jour et partager les connaissances au sein de votre équipe.

Essayez des outils comme Nuclino ou Loom, qui peuvent être d'excellents moyens de partager les connaissances essentielles.