9 façons de simplifier vos processus et de réduire le travail superflu

Si vous avez du mal à alléger votre flux de travail et à simplifier vos processus, un obstacle principal se dresse peut-être sur votre route : le travail superflu. Selon un nouveau sondage d'Asana mené auprès de 10 000 travailleurs, les répondants consacrent 58 % de leurs journées à du travail superflu – ce qu'ils appellent le « travail à propos du travail ». Cela comprend le va-et-vient entre les applications, les demandes d'information aux collègues, la poursuite des collègues pour obtenir des mises à jour de statut, et tout ce qui s'y rattache.

Pour garder votre équipe ou votre organisation productive, il faut s'assurer que vos processus sont simples et uniformes dans toute l'organisation. Voyons les pratiques exemplaires pour simplifier les processus.

Qu'est-ce qu'un processus simplifié?

Vous connaissez peut-être déjà les méthodes habituelles pour simplifier les processus en milieu de travail, car la définition n'a rien de compliqué.

La plupart des outils ou applications de travail, comme les logiciels de gestion de projets, sont mis en place pour cette raison. Idéalement, vous prenez un processus (une série de tâches à accomplir dans un ordre précis pour obtenir un résultat) et vous le rendez plus clair, mieux organisé et moins long à exécuter.

Il existe de nombreuses façons d'y arriver, par exemple confier le processus à une personne en particulier ou l'automatiser avec du code. La cartographie des processus peut aussi vous aider à le faire efficacement.

L'importance des processus simplifiés

De nombreux processus, dans de nombreux services, peuvent être simplifiés, et un bon logiciel de flux de travail fait parfois une bonne partie du gros du travail à votre place.

Les ressources humaines peuvent simplifier l'intégration des nouveaux employés; les responsables des opérations, les processus d'entretien; les agents de conformité, les rapports trimestriels; le marketing, les courriels de relance; les finances, la gestion des dépenses — et bien d'autres choses encore.

Malheureusement, ces processus qui devraient être simples sont parfois alourdis par des tâches excessives et inutiles – c'est pourquoi il vaut la peine de suivre ces conseils pour simplifier les processus et réduire le travail superflu.

1. Découvrez les pratiques exemplaires qui conviennent à votre équipe

De nos jours, la technologie est essentielle pour réduire le travail superflu. Heureusement, l'abondance de logiciels de flux de travail et de gestion d'entreprise répond même aux processus les plus pointus, ou convient à un usage général et peut servir à tous les services d'une entreprise. Pour savoir comment simplifier vos processus, examinez les normes de votre secteur.

Voyez notamment quelles technologies de productivité utilisent les gens de votre profession, des outils de collaboration au centre de contact infonuagique. Une fois ces options analysées, y compris les avantages et les écueils des logiciels les plus en vogue, vous saurez où trouver des ressources qui facilitent votre travail au lieu de le compliquer.

Quelques pistes pour commencer :

• Gong - Une excellente application, et une innovation technologique, pour simplifier l'ensemble de vos processus de vente et de marketing. Elle donne à tout le monde une vue d'ensemble du pipeline et des flux de travail.

• Hive - Des fonctions de gestion de projets et de collaboration qui aident les équipes à communiquer, que le travail se fasse à distance, en personne ou en mode hybride.

• Zapier - Un bon point de départ si vous voulez relier plusieurs outils entre eux et créer un processus à partir des applications que vous utilisez déjà. Zapier est un spécialiste de l'automatisation sans code ou à code minimal, et vous pouvez même créer des automatisations entre des outils comme Gmail et Excel.

• Copilot - L'IA est devenue une mine d'or pour repérer les améliorations à apporter aux flux de travail. Copilot, de Microsoft, se présente comme un « compagnon d'IA du quotidien » qui peut aider n'importe qui à simplifier, organiser, trouver des idées et plus encore.

2. Créez plusieurs processus pour le travail variable

Les flux de travail étant bien vivants, les processus doivent parfois être ajustés ou modifiés avec le temps. Plutôt que de créer un seul processus pour simplifier votre travail, essayez d'en créer plusieurs.

Même si cela semble demander beaucoup de travail, vous trouverez des moyens emballants et ingénieux de retirer certains éléments de votre flux de travail, vous verrez où se cachent les répétitions et vous pourrez éventuellement réorganiser ou repenser les mises à jour de statut qui freinent le processus. Il est toujours plus facile de décrire quelques processus différents au départ, puis de réduire le nombre une fois que vous avez trouvé les quelques-uns qui conviennent à votre équipe.

Par exemple, si vous préparez une automatisation Zapier pour simplifier la réception de courriels de Gmail vers Hive, essayez de configurer deux flux ou plus pour voir lequel convient le mieux à votre équipe.

3. L'automatisation

Quelle est la façon la plus efficace et la plus directe de se débarrasser du travail superflu? L'automatiser! Comme nous l'avons mentionné plus haut, des outils comme Zapier, ou même Copilot, sont très faciles à prendre en main. Avec la bonne technologie, vous pouvez envoyer automatiquement des bons de commande dès qu'une tâche est terminée, installer un code qui envoie un courriel de relance à toute une liste, transférer de l'information d'une application à une autre, ou accomplir bien d'autres tâches essentielles.

Dans la mesure où vous savez repérer les parties du processus les plus faciles à simplifier et comment vous y prendrez, tout est possible en matière d'automatisation des tâches. Vous cherchez un excellent outil d'automatisation pour simplifier tous vos processus de travail au même endroit? Découvrez Hive Automate, un créateur de flux de travail sans code intégré à la plateforme de gestion de projets Hive. La suite de productivité par excellence, quoi.

5. Chronométrez vos tâches

Si vous avez du mal à réduire le travail superflu pour simplifier vos processus, vous passez peut-être trop de temps sur certains aspects et pas assez sur d'autres. Si vous ne savez plus quelle étape alléger ensuite, chronométrez chaque tâche de votre processus et voyez laquelle vous prend le plus de temps. Demandez-vous ensuite si certaines parties de cette tâche pourraient être automatisées, déléguées ou faites autrement. Et si vous choisissez de déléguer des tâches à d'autres membres de l'équipe, un geste aussi simple que d'utiliser Excel pour planifier les horaires des employés peut grandement optimiser l'utilisation des ressources et vous aider à maximiser la quantité et la qualité du temps de travail de chacun. Bonus - Hive offre une fonction de suivi du temps que vous pouvez utiliser pour suivre le temps passé sur les tâches ou les projets, ce qui vous aide à mieux comprendre où va l'effort de votre équipe. Il vous sera ainsi plus facile de simplifier les BONS processus et de passer peut-être moins de temps sur ceux qui comptent moins.

6. Gardez le temps à l'œil

Simplifier les processus peut parfois signifier éliminer complètement le travail superflu, mais cela peut aussi vouloir dire accomplir les tâches le plus rapidement possible pour éviter le travail superflu qu'entraînerait leur report.

Nous connaissons tous cette impression de remettre une tâche à plus tard jusqu'à ce qu'elle devienne énorme, ou qu'elle ajoute du travail superflu à notre semaine.

Si vous avez un moment de libre, essayez de commencer par une tâche rapide et facile de votre processus et de découper une tâche plus grosse en morceaux plus faciles à gérer. De cette façon, vous pourrez vous attaquer concrètement à ce que vous remettez habituellement à plus tard parce que c'est peu stimulant ou répétitif.

7. Demandez des commentaires (c'est un cadeau)

Une autre excellente façon de réduire le travail superflu est de faire examiner votre travail par un regard neuf, qui verra peut-être du travail superflu que vous ne repérez pas vous-même. Demandez à un gestionnaire, à un collègue, à un coéquipier ou à quelqu'un d'une équipe semblable à la vôtre d'examiner votre processus, de voir ce que vous faites bien et ce que vous pourriez améliorer. Vous pouvez aussi recueillir les commentaires des personnes qui participent au processus au moyen de sondages ou de réunions d'équipe.

Si vous avez vraiment du mal à mettre en place vos processus et vos flux de travail, des consultants peuvent vous aider à établir le meilleur déroulement du travail pour vous. Nous collaborons avec d'excellents consultants Hive, et sachez qu'il existe une foule d'experts en flux de travail capables de vous guider vers le meilleur processus pour votre équipe.

8. Étudiez les résultats

Une façon raisonnable de savoir si votre processus fonctionne est d'examiner vos résultats et de voir s'ils sont satisfaisants. Vos processus nouvellement simplifiés ont-ils réduit les erreurs? Réduit le temps perdu en réunion?

Une fois que vous avez décidé de simplifier vos processus, il est important de mesurer ce qu'ils vous rapportent vraiment.

S'ils répondent à vos attentes sur le plan de la qualité, du respect des délais ou du contenu, vous saurez que votre processus n'a besoin que de quelques ajustements. Sinon, vous pourrez cerner les parties qui vous déçoivent et réunir votre équipe pour refondre votre processus.

9. Créez des normes et des modèles

Quand vous simplifiez votre flux de travail, certaines étapes peuvent disparaître. Il est important de s'assurer que les étapes retirées du processus n'ont pas d'effet sur la qualité du résultat du projet. Les modèles et les listes de vérification peuvent être d'une grande aide pour uniformiser votre charge de travail, éviter les erreurs et renforcer l'excellence opérationnelle.  Ils peuvent aussi faire gagner du temps à l'intégration et à la formation polyvalente de votre équipe. Un guide pas à pas pour accomplir une tâche peut aussi beaucoup aider à repérer les étapes inutiles et contribuer à la simplification globale de votre flux de travail. 

Comment simplifier dans la vraie vie

Alors, comment simplifier les processus dans la vraie vie? Il y a plusieurs façons de le faire, comme nous l'avons mentionné plus haut. Vous pouvez simplifier vos processus avec des outils faciles comme Zapier, ou vous plonger dans des outils de gestion de projets pour obtenir un flux de travail parfaitement abouti.

Ci-dessous, nous décrivons des moyens de simplifier les processus d'affaires de votre organisation ou de votre équipe avec Hive. Avez-vous des questions précises sur la façon de simplifier vos processus d'affaires, auxquelles nous n'avons pas répondu ici? Écrivez-nous un courriel et nous organiserons un premier appel avec vous.

Hive : le meilleur outil pour simplifier les processus

Heureusement, des outils comme Hive vous aident à mettre en place, à exécuter et à simplifier vos processus en toute efficacité. Voici quelques façons dont Hive peut vous aider :

1. Utilisez les fonctions de planification de Hive pour fixer des échéances et garder vos projets sur la bonne voie.

2. Profitez des fonctions de communication de Hive (clavardage, courriel, intégration de Zoom) pour que tout le monde reste au courant des changements et des mises à jour, et que chacun travaille avec la même information.

3. Tirez parti des fonctions de gestion des documents de Hive pour garder tous les documents et livrables du projet organisés et accessibles.

4. Profitez des fonctions de gestion des tâches de Hive pour déléguer des tâches, assurer la responsabilisation, suivre l'avancement et mesurer le rendement.

5. Utilisez la fonction de rapports de Hive pour analyser rapidement l'état actuel d'un projet et vous servir des données pour cerner les points à améliorer.

6. Misez sur les fonctions de collaboration de Hive pour créer un espace de travail unifié où la communication et la collaboration entre les membres de l'équipe sont encouragées et facilitées.

7. Intégrez Hive à des outils tiers comme Dropbox, Google Drive et Slack, pour avoir sous la main tous les outils dont vous avez besoin.

8. Utilisez les modèles et les listes de vérification de Hive. Appliquer un modèle de projet à un projet nouveau ou existant permet d'y intégrer facilement un ensemble d'actions avec des responsables, des échéances et des renseignements prédéfinis. Inutile de réinventer la roue chaque fois que vous lancez le même flux de travail, ni de chercher de nouveaux processus à simplifier. Laissez les modèles faire le travail pour vous!

Découvrez comment utiliser les modèles de Hive pour travailler plus vite.

Regardez ici notre vidéo de présentation de Hive!