Stratégies d’atténuation des risques en gestion de projets

Les risques font partie de la vie – et ils font assurément partie de la gestion de projets. Les chefs de projet avisés savent intégrer des stratégies d’atténuation des risques à leurs plans sans freiner le potentiel de leurs projets. « Quand nous lançons un nouveau projet, nous cherchons à accomplir quelque chose, à créer quelque chose, à essayer quelque chose de nouveau. Les risques font donc naturellement partie du processus. Si nous avons peur de prendre des chances et de nous aventurer en terrain inconnu, rien ne se réalisera », affirme Dave Garrett, chef de la stratégie & de la croissance au Project Management Institute (PMI), la plus grande association de professionnels de la gestion de projets.

« Dans le contexte commercial actuel, avec l’évolution de la technologie et une concurrence féroce, la prise de risques est devenue de plus en plus courante pour les équipes de projet. Comme en investissement, les récompenses plus élevées s’accompagnent souvent d’un risque plus grand. L’astuce consiste à garder les deux en équilibre : le « pari » que vous faites doit être un risque soigneusement calculé, assorti d’une récompense proportionnelle. »

Qu’est-ce que l’atténuation des risques en gestion de projets?

Selon M. Garrett, un projet géré efficacement repose sur une bonne compréhension des risques. L’atténuation des risques consiste à les anticiper et à employer des stratégies qui aident votre équipe à agir concrètement pour réduire la probabilité d’un événement susceptible de nuire à la réussite du projet.

« Les stratégies d’atténuation des risques doivent aussi prévoir des plans d’intervention pour les risques potentiels. Ainsi, même si un événement perturbateur survient, l’équipe peut réagir rapidement et le projet ne subit pas de reculs importants », explique-t-il.

Stratégies d’atténuation des risques pour les chefs de projet

Vous voulez connaître les stratégies d’atténuation des risques que tous les chefs de projet devraient maîtriser? Voici les favorites de M. Garrett, expert chevronné de la gestion de projets.

Animer un remue-méninges pour cerner les risques

Animer un remue-méninges pour cerner les risques est une technique efficace pour se faire une bonne idée des risques potentiels et éviter les angles morts. « Faites participer le plus de points de vue différents possible, peu importe la place des participants dans l’organigramme », dit M. Garrett. « Le nombre et la diversité des équipes sont une force. Il peut sembler naturel de n’inviter que les chefs d’équipe à ce remue-méninges, mais la diversité de pensée peut faire émerger les meilleures idées lorsque vous cernez les risques d’un projet et la façon de les atténuer tout au long de son cycle de vie. »

Cela favorise aussi l’adhésion et la cohésion de l’équipe : plus les gens sentent qu’ils ont un intérêt dans le projet, plus les chances de réussite sont grandes, surtout si des problèmes surviennent.

Créer un registre des risques et l’améliorer sans cesse

« Prendre le temps d’évaluer activement les risques que vous pourriez rencontrer et d’élaborer des scénarios pour y répondre vous permet d’être prêt si des problèmes se présentent. Vous composez toujours avec plus d’un risque. Il faut donc les détailler et les prioriser dans une forme de registre des risques », recommande M. Garrett.

Si vous vous demandez quelles informations y inclure, le minimum est de comprendre chaque risque : sa probabilité, son incidence et l’efficacité attendue de vos stratégies d’atténuation.

« Il est vrai que nous ne pouvons pas planifier chaque risque possible, mais si vous avez des scénarios en place, vous serez plus apte à pivoter, à vous ajuster et à innover pendant que votre équipe évalue ensemble les effets possibles du risque. Cela peut en retour renforcer l’unité de l’équipe par la suite, car les gens sont naturellement unis par la résolution de conflits. »

Mise en garde essentielle : selon M. Garrett, votre vision des risques ne doit jamais être figée. « Nous vivons dans un environnement en constante évolution, ce qui signifie que la probabilité et l’incidence de chaque risque changeront aussi. Les mesures que nous prenons pour atténuer ce risque changeront, fonctionneront clairement ou échoueront, et devront donc être ajustées. En général, tous les projets de nos jours exigent une gestion des risques agile et active, et non une évaluation ponctuelle. »

Prévoir de la place pour l’expérimentation en équipe

Trop d’une bonne chose peut nuire; intégrez donc un peu de liberté et d’imprévu à votre plan. « L’atténuation des risques ne veut pas simplement dire que l’on fait tout pour éviter les problèmes ou les conflits », dit M. Garrett.

« Tous les projets comportent une part de risque, qui peut se transformer en récompense. Si vous avez des garde-fous pour protéger votre projet contre les revers possibles, le risque que vous prenez pour accomplir quelque chose de plus grand pourrait se solder par une victoire pour votre équipe et pour le projet en cours. »

Autrement dit, la prise de risques permet aux équipes d’innover. Prévoir une certaine prise de risques est donc en soi une approche importante d’atténuation des risques.

Chaque projet devrait-il comporter une atténuation des risques?

Si vous vous demandez s’il faut toujours appliquer les stratégies ci-dessus, tout dépend du contexte, mais vous devriez toujours tenir compte des risques dans tout projet, grand ou petit. Il est aussi important de les réévaluer pendant toute la durée du projet, que vous soyez aux premières étapes de la planification ou plus tard, en pleine mise en œuvre.

Certains projets ont des besoins d’atténuation des risques plus poussés que d’autres. M. Garrett cite en exemple les projets liés à la sécurité des travailleurs et du public, aux soins de santé ou à tout autre enjeu de grande envergure pour la société.

Intégrer un certain niveau d’atténuation des risques à toute votre planification améliore aussi l’efficacité en matière de budget et d’échéanciers. Cela aide votre équipe à accomplir son travail, à « donner vie aux grandes idées et à passer à la prochaine tâche où ses idées et ses talents sont requis », dit M. Garrett.

« Il est irréaliste d’affirmer que tout projet qui applique des stratégies d’atténuation des risques sera protégé à 100 % contre les risques et les revers, mais l’idée est que les effets négatifs sur le projet, et donc sur les personnes touchées par les projets, seront bien connus et réduits au minimum », ajoute-t-il.