Comment les équipes de marketing universitaires gèrent les demandes de création entre les départements

Le service des admissions a besoin de matériel pour une journée portes ouvertes qui approche. Les relations avec les diplômés préparent une invitation à un événement. Le directeur d’un département veut faire mettre à jour une brochure de programme. Le service du développement a une campagne de financement sur le point d’être lancée.

Chaque demande a son propre public, ses propres parties prenantes et son échéance. Pour l’équipe de marketing universitaire qui s’occupe des quatre, le défi consiste à décider de la suite et à tenir tout le monde informé à mesure que le travail avance.

Un flux de travail de marketing universitaire pratique relie la réception des demandes, l’établissement des priorités, la production, la révision et la livraison. Les départements disposent d’une façon claire de demander de l’aide. Le marketing obtient l’information dont il a besoin pour planifier le travail. Tout le monde peut voir qui est responsable de la prochaine étape.

Voici comment bâtir ce processus, avec des exemples tirés de l’utilisation de Hive par la Point Loma Nazarene University.

Offrez aux départements un seul endroit pour soumettre leurs demandes de création

Commencez avec Hive Forms comme processus commun de réception des demandes de marketing. Qu’une personne ait besoin d’une campagne de courriels, d’une mise à jour Web ou de documents imprimés, le formulaire rempli doit fournir assez de contexte pour que le marketing puisse évaluer la demande.

Gardez le formulaire centré sur l’information qui influe sur le travail, et partagez-le avec tous les départements susceptibles de soumettre une demande à votre équipe. Le formulaire est accessible directement par une adresse URL, et l’information sera transférée directement dans un projet ou une tâche de Hive.

Une demande de « dépliant d’ici vendredi » laisse l’équipe de marketing avec plusieurs questions. Une demande qui explique l’événement, le public, le plan de diffusion et l’approbation requise donne à l’équipe de quoi décider de ce qui est réalisable.

Dans Hive, les formulaires sont entièrement personnalisables, de sorte que l’équipe de marketing obtient immédiatement l’information dont elle a besoin pour exécuter le travail et le faire avancer. Découvrez Hive pour l’enseignement supérieur.

Examinez les demandes avant de vous engager sur une date de livraison

La soumission d’une demande par un formulaire devrait amorcer une conversation sur la portée et le calendrier.

Les équipes peuvent attribuer automatiquement la tâche créée par le formulaire à une personne de l’équipe de marketing. Cette personne (qu’il s’agisse du responsable du marketing, du graphiste, d’un adjoint, etc.) examinera les nouvelles demandes et confirmera si le brief est complet.

Un processus d’examen simple permet de répondre à quatre questions.

• L’équipe dispose-t-elle de suffisamment d’information pour commencer?

• En quoi le travail soutient-il les priorités actuelles de l’université?

• Que doit-il se passer avant que la production puisse démarrer?

• L’échéance demandée peut-elle être respectée avec les personnes et le temps disponibles?

Donnez ensuite une réponse claire à la personne qui a fait la demande. Le travail peut être planifié, retourné pour information manquante ou faire l’objet d’une discussion plus approfondie afin de convenir d’une portée réduite. Vous pouvez tout cela sur la carte d’action dans Hive, qui sera créée une fois le formulaire soumis.

Par exemple, si un événement approche rapidement, l’équipe peut convenir de produire d’abord un courriel et une mise à jour Web, et de planifier séparément les autres documents. Consignez cette entente dans Hive avec la demande pour que tout le monde travaille à partir du même accord.

Planifiez le travail récurrent avant l’arrivée de la prochaine demande

Le marketing universitaire comprend du travail qui revient au rythme du calendrier scolaire. Les campagnes de recrutement, le matériel d’orientation, les événements pour les diplômés et les initiatives annuelles de financement sont autant d’occasions de réutiliser un processus éprouvé.

Créez des modèles pour les projets récurrents qui comprennent les livrables, les responsables, les dépendances et les étapes de révision. Intégrez le temps d’approbation à l’échéancier, au même titre que la rédaction et la conception.

La Point Loma Nazarene University travaille dans Hive pour soutenir les admissions de premier cycle, les admissions aux cycles supérieurs, les relations avec les diplômés et le financement. L’équipe indique traiter de 250 à 500 demandes de projet par trimestre, dont environ 60 % de sa charge de travail se compose de projets cycliques et 40 % de travail ponctuel.

L’équipe utilise des modèles Hive comportant des tâches, des responsables et des échéanciers prédéfinis pour mettre sur pied ses projets. Ses calendriers sont établis à rebours à partir de la date d’achèvement requise, ce qui aide l’équipe à tenir compte des étapes nécessaires avant la livraison. Lisez le témoignage client complet de Point Loma.

Commencez par un projet récurrent que votre équipe connaît déjà bien. Après la prochaine livraison, mettez le modèle à jour pour refléter ce qui s’est réellement passé, y compris le temps de révision qui manquait au plan initial.

Attribuez un responsable à chaque livrable et un approbateur à chaque décision

Une campagne peut mobiliser plusieurs départements tout en conservant des responsabilités claires.

Pour chaque livrable, désignez la personne chargée de le faire avancer. Désignez séparément qui fournit des commentaires et qui prend la décision d’approbation finale. Ces personnes peuvent être affectées directement comme réviseurs dans Hive.

Par exemple :

Les rôles de votre université peuvent différer, mais l’important est de s’entendre à leur sujet avant la circulation de la première ébauche.

Quand un projet compte plusieurs réviseurs, utilisez les modèles de révision de Hive pour répartir tous les réviseurs, les dates d’échéance et les obstacles potentiels qui pourraient empêcher le travail de progresser dans l’entonnoir.

Dans Hive, dès qu’un réviseur a donné son approbation, le modèle fait passer le travail à la personne suivante sur la liste.

Gardez les commentaires liés au travail

La révision créative devient plus difficile quand les commentaires arrivent par courriel, en réunion, par messages de clavardage et dans des documents distincts. Hive vous offre une ressource centrale qui regroupe toutes les approbations, tous les commentaires et toutes les rétroactions.

L’épreuvage par IA peut aussi faire une première passe sur les documents et les épreuves avant que quiconque dans votre équipe ait à y consacrer du temps de révision. Cela permet de repérer les erreurs 72 % plus vite qu’en attendant le premier réviseur humain.

À Point Loma, les membres de l’équipe conservent leurs notes de projet dans les cartes d’action de Hive et ajoutent les conversations externes sous forme de commentaires. L’équipe utilise aussi l’application Épreuvage et approbations de Hive pour faire passer le matériel de marketing par la révision finale. Découvrez comment Point Loma organise son travail de marketing.

Pour votre propre processus, définissez ce qui se passe lorsque les commentaires modifient la portée initiale. Un nouveau public, un livrable supplémentaire ou un changement de cap majeur peut exiger une échéance révisée. Consignez le changement et confirmez le nouveau plan avec la personne qui a fait la demande.

Facilitez la compréhension de l’avancement pour les départements

Une personne qui fait une demande devrait pouvoir savoir si le travail attend de l’information, est en production ou est prêt pour la révision.

Utilisez des statuts Hive qui décrivent clairement la prochaine action.

L’utilisation des statuts de tâche conjointement avec l’épreuvage et les approbations peut donner aux équipes un niveau de visibilité supplémentaire. Les tâches elles-mêmes peuvent héberger l’épreuve et l’approbation, ainsi que tout autre document ou lien dont vous pourriez avoir besoin.

Pour les campagnes plus importantes, donnez aux parties prenantes une vue de l’échéancier global ainsi que des livrables individuels. L’offre de Hive pour l’enseignement supérieur comprend des échéanciers, des dépendances, des rappels et des rapports d’état pour appuyer cette coordination. Découvrez la gestion de projets universitaires dans Hive.

Repérez où le travail prend du retard

Une fois le flux de travail en place, cherchez les sources de retard qui reviennent.

Mesurez combien de temps les demandes attendent l’information manquante, combien de temps les ressources numériques passent en révision et à quelle fréquence la portée change après le début de la production. Distinguez le temps consacré à créer le travail du temps passé à attendre une décision.

Ces mesures peuvent éclairer des changements concrets. Des briefs souvent incomplets peuvent justifier des questions de réception plus claires. Des commentaires fréquemment tardifs peuvent justifier une entente plus tôt sur les dates de révision. Une campagne récurrente qui prend toujours plus de temps que prévu peut nécessiter un modèle révisé.

Choisissez quelques mesures que votre équipe peut maintenir de façon constante, créez un tableau de bord pour les suivre et servez-vous de ces constats pour améliorer le processus avec les départements que vous soutenez.

Commencez avec un département et une campagne récurrente

Vous pouvez adopter un flux de travail commun au moyen d’un projet pilote réaliste.

Choisissez un département qui a des besoins réguliers en marketing et un projet à venir. Convenez des champs de la demande, du responsable de la production, des réviseurs et de l’échéance.

Servez-vous de ce que vous apprenez pour améliorer le processus avant d’y inviter d’autres départements.

Hive réunit dans un espace de travail commun les demandes de marketing universitaire, les calendriers de projet, les fichiers et les approbations. Commencez avec une vraie campagne et donnez à chaque partie prenante une façon claire de contribuer à mesure que le travail avance vers le lancement.

Découvrez Hive pour les équipes de marketing de l’enseignement supérieur.