5 signes que vous perdez votre temps sur un projet

« Travailler sur un projet, c'est facile. Travailler sur le bon projet, c'est difficile. Surtout si l'on considère que la définition du bon projet peut changer pendant sa durée de vie », affirme Valentin Kravtchenko, PDG de l'entreprise de points d'accès portables Grey-box et expert en gestion de projets.

Peu de choses sont aussi frustrantes que d'investir de précieuses ressources dans une initiative pour réaliser ensuite qu'on perd son temps. Pourtant, malgré les meilleurs efforts de gens brillants dans des organisations de toutes sortes, cela arrive tout le temps.

Les deux vies parallèles d'un projet

Pas de panique. Mieux vaut savoir plus tôt que tard si vous travaillez sur le mauvais projet. Mais avant de tirer une conclusion, il est important de comprendre les deux mondes parallèles dans lesquels existe tout projet.

1. L'effort d'équipe

« D'abord, un projet existe comme un effort d'équipe, puisque nous avons tendance à résoudre les problèmes complexes en y affectant des personnes », explique M. Kravtchenko. « Et ces personnes ont besoin de motivation, parce qu'elles se demanderont vite pourquoi elles font cela. Si elles sont entre bonnes mains, leur gestionnaire pourra répondre à leurs questions en leur fournissant le contexte du problème précis que le projet cherche à résoudre. »

Et comme les gestionnaires ne sont pas là en tout temps, comprendre la force motrice d'un projet permet à une équipe de prendre des décisions de façon autonome au quotidien tout en restant motivée à progresser. Cela aide aussi les membres de l'équipe à lancer l'alerte s'ils s'orientent dans une direction qui contredit leur cible initiale, quant au problème à résoudre et au temps estimé pour y arriver.

2. Le portefeuille de l'entreprise

Mais un projet vit aussi à l'extérieur de l'équipe qui y travaille, dans ce que M. Kravtchenko appelle le « monde presque abstrait de la gestion de portefeuille, où tous les projets existent en même temps ».

On peut les « représenter sur une ligne du temps, dans un rapport financier, un diagramme de Gantt, des études de marché, un plan stratégique idéaliste ou diverses ventilations d'indicateurs clés ».

Selon M. Kravtchenko, les gestionnaires de portefeuille -- ou les cadres supérieurs -- sont, par définition, éloignés de la réalité quotidienne de chaque projet. Ils voient surtout des rapports de rendement et reçoivent des mises à jour de haut niveau, et ils doivent prendre des décisions qui peuvent avoir une incidence considérable sur l'existence d'un projet. Ils doivent aussi tenir compte d'intérêts parfois concurrents.

« Si un projet avance plus lentement que prévu, devrions-nous intervenir? Lui ajouter des ressources? Retirer des ressources pour les affecter à un nouveau projet attrayant? Quel risque devrions-nous prendre sur chaque projet? Ce projet est-il vital pour un autre projet qui sera réalisé dans quelques années? Si nous annulons ce projet, comment les parties prenantes réagiraient-elles? »

De plus, la politique s'en mêle. « Les discussions sur les portefeuilles et leurs projets peuvent être très factuelles, mais aussi politiques », dit-il.

Les signes que vous perdez votre temps sur un projet

Maintenant que vous comprenez l'écosystème dynamique et complexe dans lequel existe un projet, vous pouvez commencer à évaluer si vous perdez votre temps ou si vous devriez continuer. Les cinq signes ci-dessous peuvent indiquer qu'il est temps de limiter vos pertes -- ou, à tout le moins, de réinventer le projet.

1. Vous ne vous rappelez plus très bien pourquoi vous avez commencé

Avez-vous la bonne solution au mauvais problème? « Assurez-vous de comprendre -- et de pouvoir expliquer -- la raison d'être de votre projet et son incidence à long terme sous quelques angles différents », suggère M. Kravtchenko.

Il est si facile de perdre sa perspective quand on affronte régulièrement des obstacles et de nouveaux développements. C'est donc un exercice de réflexion à répéter quelques fois pendant la durée de vie d'un projet.

2. Vous appliquez des solutions existantes à de nouveaux problèmes

« Un projet n'est pas une promenade de santé sur une route bien pavée. Avec de la chance, vous trouverez peut-être un bout de sentier sur un chemin de terre, mais vous devrez quand même vous frayer un chemin dans une forêt de nouveaux problèmes qui exigeront de trouver de nouvelles solutions », ajoute M. Kravtchenko.

Selon lui, si vous essayez de copier-coller une solution existante sur un nouveau problème, vous ne travaillez plus sur un projet : vous êtes dans un environnement de production. Et l'expérience peut être un angle mort. « Par exemple, une développeuse Java expérimentée voudra peut-être rester dans sa zone de confort et tenter d'imposer des solutions techniques à un problème qu'un autre langage résoudrait mieux. »

Si vous vous surprenez à appliquer des solutions existantes à de nouveaux problèmes, il est temps de remettre en question l'idée de votre projet dans sa forme actuelle.

3. Vous microgérez chaque détail

De même, si vous vous surprenez à microgérer chaque détail d'un projet, c'est peut-être le signe que vous perdez votre temps.

« La microgestion et le manque de motivation peuvent aussi faire en sorte qu'une équipe se contente de faire ce que vous lui avez demandé, sans s'attacher au résultat », dit M. Kravtchenko. « Et pourtant, son travail n'apporte pas de valeur au projet dans son ensemble. »

Cela vous dit quelque chose? Abandonnez le projet ou revoyez-le de façon à permettre à votre équipe de comprendre le contexte global et à éviter de gaspiller de l'énergie. « Elle doit comprendre ce que veulent et ce dont ont besoin les parties prenantes, afin de travailler sur ses tâches en tenant compte de ces éléments. »

4. Votre projet fonctionne à condition que personne n'y touche

Votre projet a peut-être l'air parfait. Jusqu'à ce qu'une seule demande donne l'impression de retirer le bloc fatal d'une structure de Jenga complexe. Mais cela peut être une chance déguisée, car cela peut vous aider à repérer les parties de votre solution qui ne sont pas viables et à en créer de meilleures.

5. Les autres semblent incapables de se motiver à travailler sur votre projet

Enfin, si les gens ne veulent pas toucher à votre projet, même avec des pincettes, c'est un signe clair que quelque chose cloche. « Si personne dans l'équipe n'est motivé par un projet, vous devez faire une pause et évaluer la situation », explique M. Kravtchenko.

« Le projet est peut-être encore vital pour un plan stratégique de l'organisation, mais si l'équipe n'y met pas son cœur, la qualité du travail en souffrira invariablement. »

Mais supposons qu'il soit impératif d'y travailler. Vous pouvez essayer de réorganiser les membres de l'équipe, de prévoir quelques gains rapides pour remonter le moral, de rappeler le pourquoi du projet et de prendre le temps d'écouter votre équipe. « Si rien ne fonctionne, envisagez d'externaliser le travail et de réaffecter l'équipe à des projets plus intéressants, tout en demandant à certains membres de superviser le projet externalisé », dit-il.

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