Que fait un gestionnaire de projet? Rôle et responsabilités expliqués

Un gestionnaire de projet planifie et coordonne le travail pour qu’une équipe livre le résultat convenu à temps, dans les limites du budget et selon la qualité attendue. Au quotidien, cela signifie préciser la portée, bâtir le plan, désigner des responsables, gérer les risques et les dépendances, communiquer l’état d’avancement et lever les obstacles.

Le rôle consiste moins à exécuter toutes les tâches qu’à créer les conditions pour que les autres puissent le faire. Les meilleurs gestionnaires de projet gardent les décisions visibles, protègent l’équipe des remaniements évitables et offrent aux parties prenantes une vue honnête des progrès et des compromis.

Responsabilités principales d’un gestionnaire de projet

La plupart des responsabilités d’un gestionnaire de projet se répartissent en quatre volets pratiques :

• Définir la portée, les résultats, les jalons et les critères d’acceptation

• Bâtir et tenir à jour l’échéancier, le budget et le plan des ressources

• Coordonner les personnes, les dépendances, les risques, les décisions et les changements

• Communiquer l’état d’avancement et aider l’équipe à lever les obstacles

Les gestionnaires de projet établissent aussi un rythme de travail fiable : planification, points de contrôle, registres de décisions, revues de risques et rétrospectives. Les méthodes varient, mais l’objectif reste le même : des responsabilités claires et une livraison prévisible.

Compétences essentielles d’un gestionnaire de projet

1. Communication et planification

Il faut veiller à ce que toutes les parties prenantes du projet soient tenues au courant de son avancement. Le gestionnaire de projet doit aussi être capable d’élaborer des plans pour que les tâches soient terminées à temps. Cela comprend de décider quelles tâches prioriser et comment utiliser au mieux les ressources disponibles. Le gestionnaire de projet est aussi responsable d’établir un échéancier et de s’assurer que l’équipe le respecte.

2. Gestion des risques

Cela comprend de cerner les risques potentiels et de trouver des stratégies pour les atténuer. Il doit aussi pouvoir créer des plans d’urgence au cas où le projet rencontrerait des obstacles imprévus. Il doit être capable de repérer les occasions potentielles et de trouver des solutions pour en tirer parti.

3. Organisation et suivi

Il doit pouvoir gérer plusieurs tâches à la fois et garder le cap sur tout. Il est aussi responsable du suivi des progrès de l’équipe et du respect des échéances. Il doit également bien communiquer avec les autres parties prenantes et bien connaître les logiciels de gestion de projets.

Les meilleurs gestionnaires de projet allient ces compétences opérationnelles à du jugement : savoir quand escalader, quand simplifier, quand protéger la concentration et quand le plan doit changer.

Comment devenir gestionnaire de projet

Il existe de nombreuses façons de lancer votre carrière de gestionnaire de projet, de la formation officielle à la gestion de projets concrets, en passant par le développement de compétences importantes pour ce type de rôle. Voici 5 étapes pour vous aider à le devenir :

1. Acquérir de l’expérience en gestion de projet

Si vous débutez, commencez par acquérir une expérience pertinente, par exemple en travaillant sur de petits projets dans votre entreprise, en faisant du bénévolat dans un organisme local ou en acceptant un poste de direction dans un club Toastmasters. Conseil : chez Toastmasters, il existe des rôles comme président, vice-président à la formation, vice-président à l’effectif, vice-président aux relations publiques, sergent d’armes, trésorier et secrétaire. Voyez lequel correspond à vous et à votre parcours, puis mettez-vous au travail! Cela vous aidera non seulement à améliorer vos habiletés de communication, mais aussi à mettre à profit votre leadership, votre collaboration et vos compétences en gestion de projet.

2. Obtenir une certification en gestion de projet 

Maintenant que vous avez de l’expérience, vous voudrez peut-être obtenir une certification de gestionnaire de projet. La plus populaire est la certification Project Management Professional (PMP) du Project Management Institute (PMI). Pour l’obtenir, vous devrez répondre à des exigences d’admissibilité précises et réussir un examen. Conseil : lorsque vous cherchez une certification, plusieurs facteurs sont à considérer, dont le coût, la durée et la réputation de l’établissement qui offre la formation. Consultez cette liste des meilleures certifications en gestion de projet en ligne (gratuites et payantes).

3. Suivre un programme de gestion de projet

Vous pourriez choisir la voie officielle et suivre un programme de gestion de projet dans un collège ou une université. Vous en apprendrez davantage sur l’histoire, la théorie et la pratique de la gestion de projets. Cela peut aussi vous aider à bâtir un réseau de contacts dans le secteur.

4. Devenir expert dans un domaine précis

Vous pourriez vous spécialiser dans un domaine de la gestion de projet, comme l’éducation, les soins de santé ou la construction. Essayez d’acquérir de l’expérience concrète dans ce domaine en faisant du bénévolat ou un stage auprès de chefs de file du secteur qui vous intéresse. Assistez à des événements du secteur et joignez-vous à des organisations professionnelles pour apprendre d’autres experts et tisser des liens avec eux. Partagez votre expertise en écrivant sur des sujets de gestion de projet. Avec le temps, vous bâtirez votre profil et pourrez peut-être partager vos connaissances et votre expérience en prenant la parole lors de conférences ou d’ateliers.

5. Apprendre les outils du métier

Les gestionnaires de projet ont besoin d’un système pour la portée, les tâches, les responsables, les dépendances, les dates, les fichiers, les décisions et l’état d’avancement. Comparez les plateformes de gestion de projets à l’aide d’un projet réel plutôt que d’une liste de fonctionnalités. Une plateforme comme Hive permet à un nouveau gestionnaire de projet de s’exercer à la planification, à l’attribution des responsabilités, aux vues, à la communication et à la production de rapports dans un seul espace de travail.

Les 5 principales erreurs de gestion de projet à éviter 

1. Mal communiquer

Nous avons vu que la communication est une compétence clé en gestion de projet, et pourtant certains professionnels commettent l’erreur de ne pas transmettre les informations importantes à leur équipe. Assurez-vous de communiquer en tout temps et de tenir l’équipe au courant des changements au projet, tout en précisant clairement les attentes et les livrables.

C’est particulièrement important si vous travaillez pour une organisation internationale et que vos projets réunissent des parties prenantes établies dans différents pays. Avec la normalisation du télétravail et la disponibilité de services d’expansion à l’international comme Remote, les gestionnaires de projet doivent aussi composer avec des fuseaux horaires et des styles de communication variés.

2. Ne pas défendre son équipe

En tant que gestionnaire de projet, vous êtes le chef d’orchestre qui coordonne tout pour que le spectacle soit réussi. Vous devrez bien comprendre et connaître votre équipe pour pouvoir défendre ses besoins, comme des ressources ou des échéances réalistes.

3. Microgérer son équipe

En connaissant bien votre équipe, vous pouvez être serein lorsqu’elle vous communique ses échéances, ses ressources, son budget et toute autre estimation. Il est important de faire confiance à votre équipe pour qu’elle fasse son travail. Ne surveillez pas votre équipe et ne la microgérez pas, et donnez-lui l’autonomie dont elle a besoin.

4. Prendre des décisions qui ne vous appartiennent pas

En tant que gestionnaire de projet, il est essentiel de reconnaître les décisions qui dépassent votre autorité. Même si vous êtes capable de décider rapidement, il est crucial de savoir quand ce n’est pas à vous de trancher. Envoyez un rappel au vice-président et attendez sa décision, en respectant les canaux et les protocoles de l’organisation.

5. Produire une documentation insuffisante 

Documentez le projet comme si un autre gestionnaire devait le reprendre. Conservez la portée, les décisions, les risques, les responsables, les dates et des notes de réunion claires. Une bonne documentation réduit le risque lors des transferts et donne à l’équipe une trace durable des raisons pour lesquelles le plan a changé. Combinée à une communication claire et à une planification réaliste, c’est l’un des moyens les plus simples de devenir un gestionnaire de projet plus fiable.