12 outils de gestion de la charge de travail pour les dirigeants et les équipes très occupés

Les spécialistes des personnes et de la culture se concentrent sur le bien-être des employés et sur la création de milieux de travail inclusifs, selon un rapport de l'AIHR (Academy to Innovate HR) sur les tendances RH de 2023. Fait intéressant, derrière les conversations et les efforts, tout à fait nécessaires, sur la santé mentale au travail, la mobilisation des employés et la DEI, se cache un principe sous-estimé : la gestion de la charge de travail. 

Une gestion efficace de la charge de travail réduit les coûts et augmente la productivité, mais elle le fait aussi en accroissant la satisfaction au travail et en prévenant l'épuisement professionnel. Le State of Workplace Burnout Report de 2023 a révélé qu'une charge de travail ingérable et l'épuisement professionnel figurent parmi les principales raisons invoquées pour quitter un employeur. Tous les dirigeants devraient donc porter une attention particulière à la gestion de la charge de travail et aux outils qui la soutiennent.

Qu'est-ce que la gestion de la charge de travail? 

La gestion de la charge de travail ne se résume pas à déléguer. C'est le processus réfléchi qui consiste à planifier et à répartir le travail de manière à tirer le meilleur parti des compétences de votre équipe, tout en tenant compte de la disponibilité et des ressources dont vous disposez. 

Quand elle est bien faite, cette démarche crée un environnement où les priorités sont claires et ciblées, où les tâches et les responsabilités sont simplifiées et où chacun met à profit ses forces dans son travail. Elle offre aux membres de l'équipe le juste équilibre : ils sont stimulés par leur travail de façon positive, sans se brûler la chandelle par les deux bouts.

C'est la solution à bien des maux du milieu de travail, mais elle demande de la finesse, surtout vu la popularité des modèles de travail hybrides et la complexité et la rapidité croissantes des projets. C'est là que les outils de gestion entrent en jeu.

Que sont les outils de gestion de la charge de travail?

Heureusement, il existe des outils de gestion de la charge de travail qui éliminent les approximations dans la répartition du travail au sein de votre équipe (ou entre plusieurs équipes, puisque le travail interfonctionnel peut ajouter encore plus de nuances à la façon de distribuer les tâches). Pour vous aider à trouver la solution qui répond à vos besoins particuliers, voici les meilleurs outils de gestion de la charge de travail selon différents cas d'utilisation. 

1. Hive 

Idéal pour : gérer la charge de travail de projets complexes

Hive est le rêve de toute équipe hybride en matière d'outils de gestion de la charge de travail et de gestion de l'ampleur et du calendrier de projets complexes. Elle réunit tous vos outils de productivité au même endroit, non seulement pour vous aider à avancer plus vite et plus efficacement, mais aussi pour optimiser la répartition du travail et le suivi de la charge de votre équipe. Hive offre aussi des fonctions de gestion des ressources pour vous aider à doter vos projets en personnel, à répartir le temps et le budget de façon appropriée et à vous assurer que tous les membres de l'équipe travaillent à leur capacité optimale.

Vous pouvez même l'utiliser pour tenir des réunions plus efficaces grâce aux fonctions Notes et Hangouts. Gardez un ordre du jour, tenez des conversations vidéo et transformez les points de discussion en actions, le tout au même endroit. Cette seule étape améliorera vos efforts de gestion de la charge de travail et fera gagner à votre équipe du temps et de l'énergie précieux, une nécessité pour les outils de gestion de la charge de travail.

2. Trello 

Idéal pour : la simplicité et la facilité d'utilisation 

Si vous ne savez pas par où commencer et que la liste d'outils de gestion de la charge de travail vous semble accablante, Trello pourrait être votre meilleur choix. La plateforme repose sur trois fonctions intuitives : les tableaux, les listes et les cartes, et c'est pourquoi elle figure parmi nos meilleurs outils de gestion de la charge de travail.

Pensez à chaque carte comme à une tâche à faire ou à une idée que vous voulez mettre de côté pour plus tard. Les listes contiennent les détails que vous placez sous chaque tâche, des documents supplémentaires aux différentes étapes d'une tâche. Vous pouvez déplacer vos cartes sur un tableau de projet au besoin pour visualiser ce qui a été fait, ce qui reste à faire et qui s'en occupe. 

3. Monday 

Idéal pour : la collaboration entre équipes 

Monday.com offre un niveau de personnalisation plus élevé, ce qui en fait un bon choix parmi les outils de gestion de la charge de travail pour la collaboration entre équipes. Les fonctions d'espace de travail partagé permettent de créer des flux de travail asynchrones qui gardent tout le monde synchronisé et informé, une nécessité pour les outils de gestion de la charge de travail.

De la vue en tableau au diagramme de Gantt en passant par la vue calendrier, Monday.com propose plus de 15 vues différentes pour vous aider à suivre la charge de travail selon le projet et vos préférences. Vous pouvez aussi obtenir un aperçu en temps réel de l'état des tâches grâce à de simples codes de couleur bien pratiques : jaune (en cours), vert (en cours) et rouge (bloqué), ce qui explique pourquoi nous l'aimons tant parmi les meilleurs outils de gestion de la charge de travail.

4. ClickUp 

Idéal pour : les données de productivité en temps réel 

Avec ses magnifiques tableaux de bord, ses organigrammes pratiques et sa fonction de suivi du temps bien conçue, ClickUp se distingue dans l'exploitation des données liées à la gestion de projets. Pour prendre de meilleures décisions en matière de gestion de la charge de travail, il faut savoir ce qui se passe, et extraire des chiffres et créer des graphiques aide certainement à cet égard. 

ClickUp propose aussi une façon pratique de visualiser la capacité de chaque membre de l'équipe en heures, en tâches ou en points. Vous avez ainsi une meilleure idée des ressources disponibles au lieu de deviner et de surcharger votre équipe par inadvertance, ce qui en fait l'un des meilleurs outils de gestion de la charge de travail.

5. Asana

Idéal pour : la gestion de la charge de travail en temps réel 

Asana est un excellent outil de gestion de la charge de travail, avec un forfait gratuit pour plus de 10 personnes. Le forfait gratuit d'Asana permet à 15 personnes de collaborer, mais seulement par l'application iOS. La plateforme offre des rapports et un suivi de l'avancement, et elle jouit de la confiance de plus de 50 000 organisations dans le monde, dont National Geographic, Airbnb, Lyft et Spotify.

Asana repose sur des tâches, qui peuvent être regroupées en projets plus vastes et attribuées à chaque membre de l'équipe. Les objectifs d'équipe vous permettent de voir l'avancement des initiatives clés dans le temps, et « Workload », une fonction plus récente, permet de visualiser la charge de travail de chaque membre au fil du temps. Pour voir comment Asana se compare aux autres outils de gestion de la charge de travail du marché, consultez notre guide complet des solutions de rechange à Asana.

6. nTask

Idéal pour : simplifier la gestion de la charge de travail

nTask est conçu pour les petites équipes, les travailleurs autonomes et les entreprises, afin de les aider à gérer leurs tâches et leurs projets plus efficacement. Il offre aussi des fonctions avancées comme l'automatisation des tâches, le suivi du temps et la production de rapports, pour que les utilisateurs puissent surveiller l'avancement de leur équipe. 

Ce logiciel de gestion de projets s'intègre aussi à d'autres outils populaires comme Microsoft Office et Google Drive, ce qui facilite le stockage et le partage de documents. Son application mobile permet d'accéder à ses tâches et à ses projets de n'importe où. Son équipe de service à la clientèle est aussi toujours disponible pour répondre aux questions ou offrir du soutien, ce qui en fait une excellente option parmi les outils de gestion de la charge de travail.

7. Basecamp

Idéal pour : la collaboration entre les services

Basecamp est une plateforme sans code simple à utiliser, idéale pour travailler sur des projets réunissant plusieurs services. L'outil propose des modèles, du clavardage de groupe, des notifications de boîte de réception, un suivi du temps intégré et la possibilité d'attribuer des niveaux de priorité aux tâches, et il peut aussi produire des rapports de données.

Vous pouvez commencer avec le forfait gratuit de Basecamp, qui offre des fonctions limitées, et si vous voulez profiter de tout ce qu'il propose, il en coûtera 15 $ par mois par utilisateur. De plus, des rabais sont offerts aux organismes sans but lucratif et aux établissements d'enseignement.

8. Nifty

Idéal pour : suivre l'avancement en temps réel

Avec Nifty, vous pouvez facilement suivre l'avancement de votre équipe, établir des priorités, gérer les échéances et garder la trace des tâches et des affectations. La plateforme permet de communiquer facilement avec les membres de l'équipe, de partager des fichiers et de collaborer en temps réel. Cela peut réduire le temps consacré aux échanges incessants dans d'autres applications et faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.

Nifty vous permet de créer des feuilles de route de projet, de fixer des jalons et de produire des rapports pour analyser la performance des projets. De plus, Nifty propose des fonctions de suivi du temps, de budgétisation et de facturation, ce qui en fait une excellente solution de gestion de projets.

9. Jira

Idéal pour : le flux de travail des équipes agiles et la gestion du carnet de produit

Jira est une application de gestion de projets axée sur le suivi des tickets, qui offre un éventail de fonctions aux équipes suivant des méthodes agiles. Elle fournit des données visuelles en temps réel grâce à ses tableaux de bord personnalisables, ce qui permet aux dirigeants de suivre l'avancement du travail, de repérer les goulots d'étranglement et d'équilibrer efficacement la charge de travail.

Le système de tickets de Jira facilite l'attribution et le suivi des tâches, aide à éviter de surcharger les membres de l'équipe et garantit une répartition équitable et raisonnable des tâches. Jira simplifie aussi la collaboration et la communication entre les membres de l'équipe pour discuter des tâches, partager des mises à jour et donner des commentaires.

10. Toggl Plan

Idéal pour : la collaboration des équipes à distance

Toggl Plan est un outil de gestion de la charge de travail doté d'excellentes fonctions, comme les diagrammes de Gantt, le clavardage intégré et les automatisations. L'interface par glisser-déposer de Toggl Plan offre de la souplesse pour créer un projet et le personnaliser pour chaque équipe.

Une autre excellente fonction de Toggl Plan pour la gestion de la charge de travail est son extension pour Chrome et Firefox, qui vous permet de créer une tâche sur n'importe quelle page que vous visitez d'un simple clic. Le forfait premium coûte 8 $ par utilisateur par mois et comprend des fonctions supplémentaires comme la planification d'équipe, les tâches récurrentes et le suivi du temps. Toggl Plan n'a pas de forfait gratuit.

11. Freedcamp

Idéal pour : un outil de gestion de la charge de travail gratuit pour les petites et moyennes entreprises 

Freedcamp est un outil de gestion de projets gratuit qui propose une bonne gamme de fonctions pour les petites équipes. Il permet d'organiser les tâches par priorité, de déléguer des affectations, de configurer des tâches récurrentes et d'utiliser des diagrammes de Gantt pour la planification de projets. La plateforme s'intègre à certaines applications tierces, comme Slack et Zoom, mais elle n'offre pas d'intégration native avec d'autres grands acteurs comme Google Drive et Salesforce.

Freedcamp a déjà été piraté, et les données de ses utilisateurs ont été exposées, ce qui soulève des préoccupations en matière de sécurité et de confidentialité des données. Son forfait Pro commence à 1,49 $ par utilisateur par mois, et vous pouvez profiter d'un essai gratuit de 14 jours avant de vous décider.

12. Wrike

Idéal pour : simplifier toutes les charges de travail

Wrike est une plateforme de gestion de la charge de travail dotée de fonctions robustes pour gérer les tâches quotidiennes et surveiller l'avancement des projets. Le système comprend un suivi du temps intégré, des rapports avancés et des fonctions de gestion des ressources qui le rendent plus adapté aux grandes équipes qui travaillent sur des projets complexes en plusieurs étapes.

Wrike offre aussi diverses intégrations avec d'autres outils, comme des systèmes de GRC, des systèmes de PGI et des outils d'intelligence d'affaires. Wrike propose un forfait gratuit aux capacités limitées. Son forfait le plus populaire commence à 24,80 $ par mois par utilisateur, mais vous pouvez obtenir d'excellentes fonctions avec un forfait de niveau inférieur appelé « Team », à 9,80 $ par mois par utilisateur, ce qui en fait l'un des meilleurs outils de gestion de la charge de travail.

Comment choisir parmi la multitude d'outils de gestion de la charge de travail

Choisir un outil de gestion de la charge de travail pour votre organisation est une grande décision, qui exige une bonne évaluation des risques et des coûts-avantages avant de conclure l'affaire avec une plateforme. 

1. Écoutez vos parties prenantes. Organisez une séance de remue-méninges, envoyez un sondage ou parlez simplement à des gestionnaires et à des personnes de différents services pour savoir ce dont ils auront besoin dans une plateforme de gestion de la charge de travail. 

2. Définissez l'étendue des critères à prendre en compte pour évaluer une plateforme : fonctions essentielles (gestion des tâches, suivi du temps, planification de projets, communication et production de rapports), exigences de sécurité et coût. 

3. Évaluez les outils de gestion de la charge de travail selon les critères que vous avez définis pour votre entreprise, en collaboration avec votre équipe. 

4. Vérifiez la compatibilité et l'intégration. La plateforme que vous choisissez doit communiquer facilement avec les autres outils et systèmes que vous utilisez actuellement dans votre organisation. Hive, par exemple, offre de nombreuses intégrations avec les principales bases de données, les systèmes de GRC et de PGI, comme Salesforce, Jira et Hubspot. 

5. Testez la navigation et la personnalisation. Assurez-vous que la plateforme que vous choisissez offre une navigation facile, qu'elle peut être personnalisée selon les besoins de votre organisation et qu'elle propose des fonctions de visualisation de données avec mises à jour en temps réel, comme le module complémentaire Hive Analytics.

6. Sécurité et autorisations. Vérifiez les aspects de sécurité de la plateforme de gestion de la charge de travail, y compris le chiffrement des données, les contrôles d'accès basés sur les rôles et la conformité aux lois sur la protection des données (p. ex., RGPD, HIPAA).

7. Évolutivité et performance : Évaluez l'évolutivité de l'outil que vous choisissez. Il doit pouvoir traiter de grands volumes de données à mesure que votre entreprise grandit. Assurez-vous de tester la vitesse de traitement des données et le temps de réponse avant de choisir votre plateforme de suivi des indicateurs clés de performance.

Conseil pratique : vous pouvez aussi consulter ces conseils pour choisir un outil de gestion de projets au moment de sélectionner votre logiciel de gestion de la charge de travail.