7 conseils pour réussir la gestion de la charge de travail

Les gestionnaires de projets font bien plus que s’assurer que les tâches sont confiées aux bonnes équipes et que les projets sont terminés dans les délais prévus. Ils innovent constamment pour leur entreprise et trouvent des moyens d’accroître l’efficacité, la concentration et l’intérêt pour la tâche en cours. La gestion de la charge de travail occupe une place énorme dans ce qu’ils font pour n’importe quelle entreprise.

Que votre entreprise ait la chance de compter sur une personne ou une équipe dédiée à la gestion de projets ou non, la gestion de la charge de travail peut être essentielle à votre fonctionnement quotidien. En accepter trop et ne pas bien répartir votre rythme ou votre charge sont deux facteurs importants qui déterminent comment – et quand – votre travail est terminé.

Qu’est-ce que la gestion de la charge de travail?

La capacité d’évaluer un projet ou une tâche et de l’assigner à des membres de l’équipe selon leurs compétences et leur disponibilité est au cœur du processus de gestion de la charge de travail. Idéalement, un gestionnaire de projets se consacre à cette tâche parce qu’il peut avoir une vue d’ensemble de l’entreprise. Il peut voir et comprendre la façon dont les gens traitent le travail, les obstacles auxquels divers collègues peuvent faire face, et tout réévaluer du jour au lendemain. Il est aussi responsable de mesurer les indicateurs clés de performance individuels et collectifs, de suivre le rendement et de prévoir quelle équipe ou quel professionnel aurait le plus d’impact sur certaines parties de chaque projet.

La gestion de la charge de travail et la gestion du temps ne sont toutefois pas la même chose. Même si la gestion du temps peut intervenir dans ce processus, la gestion de la charge de travail est en fait une méthode très stratégique qui s’appuie sur des statistiques et des estimations de l’entreprise et du secteur pour permettre à chacun d’équilibrer ses exigences et de respecter ses échéances.

Comment réussir en gestion de la charge de travail?

Que votre entreprise ait ou non une équipe dédiée à la gestion de projets, vous pouvez, comme employé de n’importe quel service, faire certaines choses essentielles pour optimiser votre propre gestion de la charge de travail. Ces conseils vous aideront aussi à prendre conscience de l’image que vous projetez dans votre entreprise et votre secteur, et peuvent vous éclairer sur des forces (et certaines faiblesses) qui pourraient influer considérablement sur votre rendement.

1. Préparez-vous en analysant votre charge de travail

Pour commencer, analysez votre charge de travail actuelle. Y a-t-il de la place pour d’autres tâches? Y a-t-il des projets précis pour lesquels vous avez le temps, par rapport à d’autres travaux plus exigeants en temps?

Si vous êtes gestionnaire de projets ou chargé de la gestion de projets dans votre rôle au sein d’une entreprise, on pourrait vous demander d’analyser la charge de travail non seulement de vous-même, mais de votre équipe, voire d’un plus grand nombre de personnes. Veillez à inclure les dates d’échéance dans votre analyse. Si vous ne connaissez pas très bien les forces et les faiblesses de vos collègues, parler à leurs gestionnaires ou directement à eux peut vous aider à mieux voir comment tout répartir.

Pensez à consulter les calendriers individuels pendant votre analyse. Vous avez peut-être la personne idéale en tête pour une tâche, mais elle n’aura peut-être pas la disponibilité nécessaire pour travailler avec vous d’ici l’échéance visée. Avec les hauts et les bas, vous en apprendrez davantage sur la façon dont chacun s’épanouit dans son propre environnement et vous commencerez à assigner le travail de façon plus intuitive.

2. Rendez le travail gérable

Dans la plupart des cas, confier un projet entier à une seule personne n’est pas la meilleure solution. C’est là que les listes deviennent pratiques. Diviser chaque projet en cours ou à venir en sous-tâches est essentiel pour trouver les responsables.

Cette étape du processus peut sembler une énorme perte de temps, mais faire le travail au départ peut vous préparer à réussir. Elle vous garde conscient de chaque élément mobile qui doit être traité avant que le projet soit terminé. Elle peut aussi vous aider à repérer plus facilement les zones de génie de vos collègues.

3. Utilisez des marges de ressources

Une grande part d’une bonne gestion de la charge de travail consiste à ne pas être trop optimiste au sujet d’un projet. Bien sûr, vous pouvez peut-être terminer une tâche à la vitesse de l’éclair. Peut-être avez-vous travaillé avec bien des gens dans le même rôle durant une carrière impressionnante dans votre secteur. Cependant, les marges de ressources peuvent tout changer.

Commencez par prévoir des marges de temps. Même si vous dites à vous-même ou à votre collègue qu’une échéance tombe le vendredi, le calendrier officiel ou l’entente avec le client prévoit peut-être que tout sera terminé le mercredi de la semaine suivante. Ainsi, si tout est prêt, vous pouvez le livrer avec un beau ruban en avance et surprendre et ravir vos clients.

Parmi les autres marges, on trouve la programmation de rappels de tâches, la désignation d’une personne en renfort si la tâche n’avance pas ou exige de la collaboration, et bien plus encore. Permettre à chacun de recevoir le plus d’aide possible peut faire naître la confiance au sein de l’équipe et de la valeur pour l’entreprise.

4. Ne faites pas de multitâche

Même si le multitâche est souvent perçu comme une force dans bien des milieux, il peut nuire quand vous travaillez sur des tâches précises ou avec une multitude de clients. En fait, il pourrait réduire votre capacité de rendement au travail. Rester dans l’espace mental d’un seul projet à la fois peut vous aider à bien cerner les besoins du client ou du projet. Votre cerveau peut ainsi consacrer du temps à se concentrer sur la livraison et, souvent, à innover dans ce domaine. Voici de bonnes techniques de priorisation des tâches pour vous aider à démarrer.

5. Suivez votre temps

Comme pour la plupart des travaux, le suivi de votre temps – que ce soit dans la technologie de votre entreprise, avec votre minuterie ou une application sur votre ordinateur – est essentiel. Mieux connaître vos propres habitudes peut vous aider à établir une stratégie pour regrouper votre travail, planifier vos repas et gérer tout ce qui pourrait vraiment gripper votre flux de travail. Si vous constatez que vous êtes moins efficace pour certaines tâches, quelqu’un d’autre dans l’équipe est peut-être d’une rapidité fulgurante pour cette demande précise. Suivez votre temps, puis collaborez pour établir les meilleures pratiques. Tout le monde y gagne.

6. Misez sur l’automatisation

Si certaines des tâches en cours peuvent être automatisées, envisagez de mettre en place ce processus. Encore une fois, cela peut sembler très exigeant en temps quand vous mettez en œuvre l’automatisation. Revoir les anciens processus, lire sur les astuces de simplification et créer une collectivité plus efficace est une tâche colossale. Cependant, une fois terminé, il faut très peu d’entretien et votre équipe finira par gagner du temps.

7. Ne faites pas du perfectionnisme une priorité

Au bout du compte, le travail que vous faites et les projets auxquels vous participez reflètent vos capacités. Mais vous ne pouvez pas faire du perfectionnisme une priorité pour chaque tâche ou chaque projet. Si les tâches ont été réparties correctement selon les talents et la disponibilité, vous ne serez pas la seule personne à évaluer le travail.

Des marges, de l’automatisation et des plans de planification aideront à faire examiner le projet par plus de personnes avant son lancement ou son passage à la prochaine étape dans votre entreprise. Si l’heure est venue et que vous êtes nerveux, demandez à un collègue de jeter un coup d’œil à votre travail pendant que vous le finalisez. Faites confiance au processus et à votre propre travail assez pour ne pas vous soucier des petits détails.