5 dicas para gerenciar equipes e funcionários remotos com eficácia

Como gerenciar equipes remotas: a pergunta de um milhão de dólares. Já fazemos trabalho remoto há um ano inteiro, e tudo indica que o trabalho remoto continuará sendo uma das principais formas de trabalhar por muito tempo. Empresas do mundo todo, como Slack, Dropbox, Skillshare e Twitter, saíram na frente ao incentivar o trabalho remoto permanente para seus funcionários. O trabalho remoto tem muitas vantagens, como mais tempo com a família, menos emissões de gases de efeito estufa com o deslocamento, mais flexibilidade e melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Mas também há desvantagens claras, e precisamos ter atenção à forma como trabalhamos com os colegas ou gerenciamos a equipe.

Como gerenciar equipes remotas

Como o trabalho remoto se tornou tão importante no dia a dia, reunimos cinco dicas que ensinam um pouco mais sobre como gerenciar equipes remotas. Se você lidera uma equipe, siga essas dicas e veja a produtividade dela disparar.

1. Lidere com empatia

Quando você pensa em como gerenciar equipes remotas, a empatia talvez seja a parte mais importante. Cada pessoa tem seus próprios desafios e um ambiente único de trabalho, então aprender a ser sensível à situação de cada uma é essencial. Por exemplo, alguém pode estar trabalhando e cuidando de três crianças ao mesmo tempo. A possibilidade de participar de reuniões no Zoom ao longo do dia pode ser diferente da de outros membros da sua equipe.

Quando você lidera com empatia, principalmente nestes tempos desafiadores, mostra aos funcionários que eles são importantes e valiosos e que você se compromete a trabalhar em colaboração com eles. Quando o funcionário se sente valorizado, a qualidade do trabalho aumenta, assim como a dedicação à equipe e à organização. Liderar com empatia é talvez a dica mais importante que podemos dar sobre como gerenciar equipes remotas.

2. Não presuma que todos seguem o mesmo horário

Se há algo que aprendemos com o trabalho remoto, é que cada pessoa realmente trabalha de um jeito muito diferente. Ao pensar em como gerenciar equipes remotas, lembre-se de que um membro da sua equipe pode gostar de acordar às 7h para começar o dia, enquanto outro prefere acordar às 9h. Cada um trabalha de um jeito, e é importante perceber que a forma de trabalhar e os horários que funcionam para você podem não funcionar para mais ninguém.

Isso também vale na hora de marcar reuniões. Incentive a equipe a definir o horário de trabalho na agenda, o que é fácil de fazer no Gmail, para indicar os horários em que está disponível para reuniões. Também é ótimo incentivar os membros da equipe a bloquear a agenda quando estiverem perto de um prazo e precisarem de tempo de foco para concluir um projeto, tiverem uma consulta médica ou precisarem ficar longe do computador por qualquer outro motivo. Ser flexível com os horários é uma dica importante quando falamos em como gerenciar equipes remotas.

3. Ouça, ouça, ouça

Como não trabalhamos mais lado a lado no escritório, ouvir a equipe é cada vez mais importante para quem gerencia. Você sabia que 73% dos sinais de comunicação que captamos como seres humanos são observados visualmente? Isso significa que a comunicação por Slack, Hive ou Zoom revela muito menos sobre o que as pessoas realmente sentem, sobre o humor delas ou sobre o que precisam.

O que isso quer dizer? Quer dizer que é mais importante do que nunca ouvir a equipe quando ela expõe preocupações, sentimentos ou ideias. Isso pode ter formas diferentes para cada pessoa: talvez, para um membro da equipe, signifique perguntar como ele está com um pouco mais de frequência. Para outro, pode significar dar espaço se ele disse que está sobrecarregado.

Em geral, uma boa regra é planejar uma conversa individual semanal com cada pessoa que se reporta a você, pelo Zoom, com vídeo ligado. Essas reuniões virtuais ajudam a criar uma base de comunicação em toda a equipe.

4. Adote uma ferramenta de gerenciamento de projetos ou de colaboração

Ao trabalhar com a equipe e gerenciá-la, é importante ter uma ideia geral do que cada um está fazendo na maior parte do tempo. Em vez de perguntar o tempo todo à equipe como está o andamento de certos projetos, não seria melhor olhar uma lista de verificação ou uma linha do tempo em uma ferramenta de gerenciamento de projetos? É aí que entra uma ferramenta como a Hive. Com a Hive e outras ferramentas de gerenciamento de projetos, você gerencia equipes remotas com facilidade, pois acompanha ativamente o progresso, as tarefas e os possíveis bloqueios conforme eles surgem. Também é ótimo que a ferramenta tenha chat nativo, como a Hive, para você falar rapidamente com a equipe com regularidade. Recomendamos conversar com quem se reporta a você pelo chat pelo menos duas vezes por dia.

Quer mais recomendações de gerenciamento de projetos? Aqui estão mais algumas ferramentas que recomendamos:

• Trello

• Basecamp

• Notion

5. Defina metas e expectativas claras

Definir metas e expectativas claras é sempre importante quando você começa a pensar em como gerenciar qualquer equipe, remota ou presencial. Comunicar-se bem e definir metas claras é especialmente importante no trabalho remoto, pois a comunicação não flui tanto nem é tão constante. Só por não estarem na mesma sala ou no mesmo escritório todos os dias, algumas tarefas e informações inevitavelmente serão comunicadas menos.

Para amenizar isso, defina metas e expectativas claras para a equipe e para cada pessoa desde o início. Isso ajuda de várias formas. Primeiro, com essas metas claras definidas, quem se reporta a você não precisará perguntar o tempo todo sobre atualizações ou novas metas que está tentando alcançar. Basta consultar qualquer documento ou painel de metas para entender como está o seu ritmo. Além disso, definir metas claras com a equipe faz as pessoas se sentirem valorizadas e reconhecidas, pois trabalham por algo concreto.

Uma sigla útil para lembrar ao definir metas é SMART. Garanta que as metas sejam:

• Específicas

• Mensuráveis

• Aceitáveis

• Realistas

• Com prazo definido

Garantir que toda meta definida para a equipe esteja alinhada a essas cinco áreas é essencial e ajuda a simplificar todo o processo. Definir metas é importante, mas às vezes também é preciso considerar as desvantagens do trabalho remoto. Se você se preocupa com procrastinação, com tarefas evitadas e com o vazamento de dados da empresa, pode ser útil considerar um software para monitorar a atividade dos usuários. Nem sempre é necessário, mas as ferramentas existem se você precisar de mais visibilidade.

Com essas cinco dicas, esperamos que você tenha aprendido lições valiosas sobre como gerenciar equipes remotas. Se tiver outras dicas que devemos considerar ou incluir, conte para nós nos comentários abaixo.