O que é gerenciamento de fluxo de trabalho?

Contratar um funcionário e conseguir verba para uma nova máquina de café têm uma coisa em comum: o gerenciamento de fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho é uma sequência de etapas que formam um processo de trabalho, envolvem duas ou mais pessoas e criam ou agregam valor às atividades da organização. Mas isso soa complicado.

Em poucas palavras, o fluxo de trabalho é o processo que orienta como as coisas são feitas. Contratar um novo membro da equipe tem etapas precisas, em uma ordem específica, seguidas toda vez que alguém entra. O mesmo vale para muitas outras atividades que acontecem o tempo todo para manter seu negócio funcionando.

Os fluxos de trabalho de uma empresa acontecem ao seu redor todos os dias, mas podem passar despercebidos enquanto as tarefas são concluídas.

No entanto, fazer as coisas não basta. Principalmente quando você quer aumentar a produtividade e otimizar o crescimento. Os fluxos de trabalho nem sempre são previsíveis e nem sempre dão resultados consistentes. Se você busca processos perfeitos, precisa acompanhar de perto as tarefas e as pessoas envolvidas. É aí que entra o gerenciamento de fluxo de trabalho.

Por que o gerenciamento de fluxo de trabalho é importante?

Gerenciar o fluxo de trabalho significa supervisionar as tarefas enquanto avançam, garantindo que as pessoas e os processos envolvidos andem com eficiência e eficácia. Isso otimiza processos, limita o desperdício de tempo e recursos preciosos e mantém as pessoas responsáveis pelo que fazem.

Nas palavras de Ben Horowitz, "...quando uma organização tenta fazer qualquer coisa, tudo sempre depende de uma única pessoa que pode atrasar o projeto inteiro. Um engenheiro pode ficar parado esperando uma decisão, ou uma gerente pode achar que não tem autoridade para fazer uma compra crítica. Essas hesitações pequenas, aparentemente sem importância, podem causar atrasos fatais." Imagine o horror de um projeto parar por causa de um pequeno erro. A melhor forma de evitar isso é automatizar a organização, a coordenação e a execução dos fluxos de trabalho. Isso por si só pode ficar complicado, porque cada aplicativo é usado para uma tarefa diferente. Zoom para reuniões. Slack e e-mails para a comunicação. GitHub para o controle de versões de software. Dropbox para o compartilhamento de arquivos. Mas não se assuste ainda. Tudo isso pode ser integrado em uma única plataforma como a Hive.

Vamos ver um exemplo de como isso funcionaria na contratação de um novo funcionário.

Sam, líder da equipe de TI, procura o RH para contratar um desenvolvedor júnior. O departamento dele está com pouca gente há um tempo, e chegou a hora de ter mais um par de mãos na equipe. O RH, comandado por Katy, usa as especificações da vaga que estão no e-mail de Sam, enviado pelo Hive Mail, para criar um formulário de candidatura. Em seguida, ela dá uma olhada no teste de competências que Sam criou por meio da integração da Hive com o Dropbox. Katy envia uma mensagem na Hive pela integração com o Slack para Eugene, de Marca e Divulgação, pedindo que ele divulgue a vaga em sites de empregos e no LinkedIn. A equipe cria na Hive um projeto dedicado à vaga de Desenvolvedor Júnior, onde pode conversar sobre os candidatos e a estratégia. Ela pode até usar o Hive Forms e modelos para automatizar a entrada dos candidatos. Na semana seguinte, a equipe de Katy seleciona alguns candidatos impressionantes para a entrevista. Todos os membros do painel de entrevistas recebem notificações pelo projeto na Hive. Eles se reúnem pela integração da Hive com o Zoom para conversar sobre os primeiros candidatos e depois passam a falar com cada um pelo Zoom. Depois da entrevista, Katy e Sam acham que a escolha é óbvia, mas os outros não estão tão convencidos, e então discutem quem é o melhor candidato pela integração da Hive com o Slack. Durante a conversa, eles conferem as notas dos testes e as anotações das entrevistas enviadas pelo Hive Notes para firmar a decisão. Quando a decisão é tomada, Katy envia a proposta ao desenvolvedor escolhido. Tudo isso foi feito em menos de 2 semanas.

Não é mágica.

O processo de contratação ficou rápido, fácil e eficaz porque as equipes conseguiram colaborar com uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho. Se você quer melhorar a integração de novos funcionários, também pode combinar uma ferramenta de fluxo de trabalho com um software de onboarding para aumentar a eficiência da equipe. Essas são só algumas das formas como essas ferramentas melhoram o seu negócio. Veja mais algumas.

Os benefícios de automatizar os processos da sua empresa

Economize tempo

Os funcionários trabalham mais rápido com documentação melhor e comunicação clara. Em vez de passar horas esperando acesso a uma pasta com informações essenciais, eles chegam a ela em minutos quando ela está em uma única plataforma.

Melhore a responsabilização

Quando cada pessoa tem uma função e entregas definidas, que podem ser registradas e acompanhadas em uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho, fica mais fácil encontrar o problema e cobrar responsabilidade. Em vez de se esconder atrás do "nós", todos precisam fazer a sua parte e fazê-la bem.

Melhore a comunicação

Os silos são derrubados quando todos colaboram em uma mesma plataforma. Com uma ferramenta como a Hive, você integra aplicativos de comunicação como Slack, Gmail e Zoom, para que todos os membros da equipe enviem mensagens e respondam a tempo.

Acelere a produtividade

80% do dia de um funcionário é gasto em tarefas improdutivas. Ou seja, só 20% sobram para o trabalho de verdade. O gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda a identificar atividades ineficientes (como digitar dados ou procurar uma resposta em uma sequência de e-mails) e a eliminá-las ou otimizá-las.

Elimine erros e confusão

Pessoas erram. Muitas pessoas trabalhando juntas e fazendo várias coisas ao mesmo tempo podem gerar muitos erros. Mas, ao organizar, acompanhar e coordenar os processos, as pessoas têm acesso às informações quando precisam, esclarecem ideias e tomam decisões melhores.

Como implementar o gerenciamento de fluxo de trabalho na sua empresa

Agora você sabe como o gerenciamento de fluxo de trabalho pode deixar sua empresa mais produtiva. Mas como começar? Veja 5 passos simples para seguir.

Identifique os processos recorrentes

O primeiro passo é perguntar: "quais processos da empresa se repetem o tempo todo?"

Concentre-se nos processos essenciais. Dê prioridade a eles em vez de acompanhar processos que acontecem de vez em quando.

Uma ótima forma de garantir que você reuniu todos os processos recorrentes é perguntar aos líderes de equipe e aos funcionários. Converse com todos os envolvidos no processo para entender como ele é feito e o que eles acham que deveria melhorar. Adivinhar vai tirar você do caminho. Melhor ainda: automatize os processos recorrentes na Hive criando ações recorrentes diárias, semanais ou mensais.

Defina objetivos

O que você quer alcançar ao gerenciar os fluxos de trabalho?

Usar metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazo) mantém os esforços focados em uma só direção. Isso é muito melhor do que cada um não saber por que está fazendo as coisas, nem o que está fazendo. Os funcionários ficam motivados quando entendem como o próprio esforço se liga às tarefas maiores.

Crie canais de comunicação claros

Uma técnica militar pode ser justamente o que você precisa para obter as informações de que precisa. Enviar mensagens com o Bottom Line Up Front (BLUF), isto é, com a conclusão logo no início, torna a comunicação mais rápida e o gerenciamento de fluxo de trabalho mais eficiente.

Em vez de mandar um "Oi" pelo Slack ou pela Hive e ficar horas esperando a resposta, diga primeiro o motivo da mensagem. Inclua o contexto e o objetivo que você quer alcançar. Seria algo como: "Oi, Sam. Você poderia enviar hoje as especificações da vaga de desenvolvedor júnior que sua equipe precisa preencher? Preciso encaminhá-las a Marca e Divulgação para criar um anúncio."

Definir quem, o quê, por quê e quando faz sua mensagem ser respondida rápido. Tente enviar as mensagens urgentes pelo Slack ou pela Hive e as menos urgentes pelo Hive Mail. Assim, todos sabem quais mensagens pedem atenção imediata e quais podem esperar.

Crie uma base de dados para as informações

Um estudo revelou que as empresas desperdiçam 16 dias por ano correndo atrás de papel. Migrar para uma base de dados on-line é inevitável, principalmente para uma equipe remota. Mas o mais importante é o acesso. Arquivos guardados em uma base de dados central on-line não servem para quem não consegue chegar a eles. As horas esperando que alguém passe uma informação a outra pessoa poderiam ser usadas em tarefas produtivas. Escolha um aplicativo de compartilhamento de arquivos na nuvem que permita às equipes compartilhar e acessar informações com facilidade.

Defina funções e entregas

Para as tarefas avançarem na linha, as atividades precisam ser definidas por funções. Todos precisam saber quem faz o quê e quando o trabalho deve ser entregue. As funções facilitam a distribuição e o acompanhamento das entregas, o que aumenta a responsabilização e as chances de sucesso.

É fundamental que os membros entendam a importância da sua parte no processo como um todo. Isso os motiva a dar o melhor de si.

Como escolher uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho

Antes de escolher uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho, avalie do que sua empresa precisa. As melhores ferramentas são intuitivas, flexíveis, se integram bem a outros aplicativos e cabem no seu orçamento. Começar com um período de teste grátis para entender como a ferramenta funciona é uma ideia melhor do que adotar uma ferramenta que não serve para o seu negócio. Usar uma ferramenta como a Hive ajuda suas equipes a colaborar com eficácia, eliminando silos e acabando com atrasos. Mas não acredite só em nós. Veja o que Julian Judge, gerente de produto da Plan Day, diz sobre a Hive,

"A facilidade de uso e a simplicidade da Hive permitiram que todos na nossa organização começassem a trabalhar de verdade imediatamente."

Veja alguns recursos da Hive que ajudam a melhorar o seu fluxo de trabalho:

• Integrações com Zoom, Slack, Jira e Salesforce

• Automação

• Hive Mail, uma caixa de entrada de e-mail dentro da própria Hive

• Dependências

• Modelos de projeto

• Hive Forms

• Visualizações flexíveis de projeto (Gantt, Kanban, Calendário, Portfólio)

Conclusão

No fim das contas, o gerenciamento de fluxo de trabalho não é tarefa para uma pessoa só. Seu maior patrimônio é o apoio e a disposição da sua equipe para levar o processo da empresa de lento e improdutivo a eficiente e lucrativo.

Nunca perca isto de vista: otimizar a produtividade é mais importante do que qualquer outra coisa.

Para experimentar a Hive com um teste grátis de duas semanas, clique aqui. Para falar com alguém da nossa equipe de vendas, clique aqui.