Seu guia para montar a equipe enxuta perfeita

Você percebeu que os processos do seu departamento estão ficando demorados e que o seu próprio fluxo de trabalho parece lento. Mas por que chamar um especialista de fora para investigar o problema, se você pode montar uma equipe enxuta dentro da sua própria organização? Continue lendo para descobrir o que são essas equipes e o que elas podem fazer por você.

O que é uma equipe enxuta?

O conceito de gestão enxuta foi criado pelo Dr. Shigeo Shingō, um engenheiro que estudou a gestão de fábricas. Ele é mais conhecido por seu estudo do método de produção enxuta da Toyota, chamado de Sistema Toyota de Produção, ou TPS.

Na produção enxuta, a Toyota buscava gerar o máximo de valor para o cliente com o uso mais otimizado dos recursos, cortando todo o desperdício. As etapas de um fluxo de trabalho eram analisadas, e tudo o que parecia desperdiçar recursos, criar inconsistências ou sobrecarregar o sistema era eliminado. Reduzir a fabricação ao essencial se mostrou lucrativo para a Toyota, que ultrapassou a General Motors e se tornou a maior montadora do mundo graças ao novo sistema. Depois da produção enxuta vieram a cultura enxuta, incluindo a gestão enxuta, os princípios enxutos e as equipes enxutas. Tudo isso foi criado com o objetivo claro de reduzir a bagunça dos processos e tornar as empresas mais eficientes. Esse é o trabalho de uma equipe enxuta: olhar para o fluxo de trabalho da empresa e melhorá-lo.

Os 5 porquês de Shingō

"Uma enxurrada incansável de 'porquês' é a melhor forma de preparar sua mente para romper o véu nebuloso do pensamento causado pelo status quo. Use-a com frequência." – Shigeo Shingō

Em sua pesquisa sobre o sistema da Toyota, o Dr. Shingō defendeu que a produção enxuta dá certo, principalmente, porque cada vez que surge um problema, há cinco perguntas que podem levar a uma resposta. Ele chamou isso de 5W, ou "cinco porquês": quando surge um problema, pergunta-se "por quê?" cinco vezes seguidas até identificá-lo. Estas são algumas perguntas comuns do modelo dos 5 porquês:

• Por que este objeto é necessário?

• Por que este assunto é necessário?

• Por que usar este método?

• Por que o espaço está sendo usado desta forma?

• Por que está demorando tanto?

Curiosamente, as perguntas que as equipes enxutas fazem também contêm os componentes que formam a base de qualquer equipe enxuta bem estruturada. No fundo, os 5Ws são uma versão de quem, o quê, quando, onde e por quê.

Como formar uma equipe enxuta

Seguindo o modelo de perguntas do Dr. Shingō, podemos identificar cinco componentes de uma equipe enxuta de sucesso: os objetos, os sujeitos, o método, o uso do espaço e o tempo. Sem repensar a fundo esses cinco porquês, sua equipe enxuta pode acabar repetindo os erros que a cultura da sua empresa comete ao montar equipes e criar fluxos de trabalho, justamente os erros que as equipes enxutas querem corrigir.

1. Os objetos

Primeiro, sua equipe enxuta precisa de um objetivo para que todo o resto se encaixe. O que sua equipe enxuta quer analisar e melhorar? Há processos que poderiam ser mais "enxutos" ou menos complicados? O que uma equipe enxuta faz de melhor são projetos que precisam ser simplificados e condensados, então qualquer parte da sua empresa, da comunicação ou do fluxo de trabalho que precise melhorar está em jogo.

2. Os sujeitos

Não dá para escolher os membros que melhor atendem aos objetivos da missão se você não tem uma missão. Mas, quando você já sabe o que quer que sua equipe enxuta consiga, está pronto para escolher as pessoas certas. A pesquisa Lean Business Survey, da Planview, mostrou que até 88% das equipes enxutas que se consideram "iniciantes" relatam sucesso nos projetos, então, se a equipe for escolhida com cuidado, os resultados serão bons. Como a equipe de Onze Homens e um Segredo, você vai precisar de um especialista em cada área para o sucesso da sua equipe enxuta. Mais importante ainda, você precisa de características que unam os membros e criem um ambiente de liderança, honestidade e agilidade. Todos precisam estar alinhados e ser tão abertos quanto responsáveis e focados em resultados. Afinal, estudos mostram que, quanto mais conectados estão seus funcionários, mais produtivos eles são.

3. O método

Agora que você tem os objetos e os sujeitos, precisa de um método para organizar a loucura. As equipes enxutas costumam criar sistemas que sustentam a melhoria de longo prazo, que definem ou redefinem o valor e eliminam o desperdício.

A cultura da gestão enxuta é rica e cheia de material útil, então até uma equipe enxuta iniciante tem as ferramentas de que precisa para atingir seus objetivos. Segundo a Lean Business Survey, quase 70% das equipes enxutas de sucesso citam o patrocínio da diretoria como seu maior recurso. Além disso, existem as métricas enxutas e, claro, a tecnologia que acompanha a gestão do tempo, a produtividade e muito mais.

4. O espaço

Na produção enxuta, o uso do espaço costuma ser mais concreto e gira em torno do espaço físico de uma fábrica. Em uma equipe enxuta, porém, o que se busca é o melhor uso do seu espaço mental, em especial da sua capacidade de atenção. Isso significa que, se você está em uma equipe enxuta, seu fluxo de trabalho precisa ser planejado nos mínimos detalhes, e você precisa encarar o trabalho com entusiasmo e dedicação. As equipes enxutas não são para quem está esgotado, nem para quem precisa largar a cultura da correria e ir com calma.

O segredo de uma equipe enxuta de sucesso é o aprimoramento contínuo de habilidades. Sem melhorar sempre, as equipes enxutas não ficam proficientes nas últimas tendências do seu setor. Ter um talento que também valoriza o aprimoramento de habilidades como parte necessária da vida profissional indica um tipo de personalidade que combina com uma equipe enxuta: alguém que continua se aperfeiçoando junto com a empresa.

5. O tempo

Por fim, você precisa ficar de olho no tempo que seu projeto leva. Embora as equipes enxutas não tenham necessariamente pressa, elas são feitas para otimizar, o que significa que os projetos dificilmente se arrastam ou travam. As equipes enxutas carregam muita responsabilidade: quanto mais tempo gastam em um projeto, mais tempo o objeto fica preso na ineficiência.

Responsabilidade e liderança são grandes partes das equipes enxutas, e muitas vezes os membros são escolhidos pelo forte senso de responsabilidade e pela disposição para concluir tarefas. Por isso, o tempo gasto em um projeto é importante em uma equipe enxuta, e é absolutamente necessário montar um cronograma calculado nos mínimos detalhes.

O que levar sobre equipes enxutas

É claro que as equipes enxutas não são para todo mundo, mas certamente ajudam qualquer empresa, como ter um consultor interno que diz como otimizar as coisas. Com as pessoas certas e o apoio certo, esses grupos podem cortar a gordura da sua organização e criar uma estrutura simples e... bem, bastante enxuta.