Como medir o sucesso de um projeto com critérios e métricas

Na hora de medir o sucesso geral de um projeto, a fórmula nem sempre é a mesma. Como os projetos têm muitas partes móveis, etapas, peças e metas, o sucesso pode mudar ao longo da duração do projeto. Um projeto que você concluiu no fim de 2022 provavelmente é muito diferente do que você está tocando no 3º trimestre de 2023. Neste artigo, vamos abordar a ideia geral de sucesso de projeto e como medi-lo. Uma das definições do Project Management Institute para o sucesso de um projeto é que ele foi concluído “no prazo, dentro do orçamento e conforme a especificação”. É uma definição bem técnica, que pode não valer para todos os projetos, mas partes dela ajudam a entender como medir o sucesso de um projeto. Antes de medir o sucesso, porém, precisamos defini-lo por conta própria. Isso significa que você e sua equipe precisam se reunir e pensar em como será o sucesso de um projeto para o seu grupo. Ele será voltado a métricas e critérios rígidos de desempenho de uma campanha? Será definido por uma pesquisa com o cliente ou pelo NPS do consumidor? Vamos ver por que definir o sucesso do projeto é tão importante.

A importância de definir o sucesso do projeto

Como eu disse, pouco importa se a sua definição de “sucesso do projeto” se parece com a técnica. O mais importante é que você e sua equipe decidam internamente o que ele será e documentem isso em algum lugar. Você pode criar uma matriz para medir métricas e critérios de sucesso, ou uma lista do que precisa ser feito para o projeto atingir o “sucesso”. Depois de definir como é o sucesso do projeto para você e sua equipe, fica muito mais fácil seguir em frente. Veja alguns dos principais motivos:

Ajuda a criar um sentimento de camaradagem

Se seus colegas, ou outras pessoas da organização, entendem qual é o termômetro de sucesso de um projeto, ficam mais motivados a fazê-lo acontecer. Quando não há uma meta clara para o projeto ou para os subprojetos, o sucesso fica difícil de definir e a equipe se desanima com facilidade. Além disso, todos precisam trabalhar juntos por esse objetivo comum, o que cria um verdadeiro espírito de equipe e um sentimento de camaradagem na organização.

Métricas valem ouro

Depois de definir o sucesso do projeto, você precisa determinar seus KPIs e métricas. Eles valem ouro para a sua equipe. Monitorar seus KPIs permite medir exatamente quanto você avançou, onde precisa melhorar e quanto esforço extra será necessário para chegar lá. Se a sua meta é US$ 1 milhão de ARR e você está em US$ 580 mil com três meses pela frente, sabe que precisa acelerar. Trabalhamos melhor com métricas sólidas que sustentem nossas decisões e escolhas de projeto.

Melhoria contínua

Digamos que você não atinja a meta de ARR que estabeleceu. Tudo bem. Desta vez você não teve “sucesso” no sentido tradicional em relação às metas do projeto, mas pode aproveitar os aprendizados, mudar de rumo e melhorar ao longo do próximo ano. Ao medir o sucesso do projeto, você também mede o fracasso, que é igualmente importante estudar. O fracasso não é definitivo.

O sucesso do projeto se conecta a objetivos maiores

A sua definição de sucesso de projeto para a equipe provavelmente se relaciona com a ideia de sucesso dos seus gestores, da diretoria e até de outras equipes com as quais você colabora com frequência. Definir o sucesso do projeto para a sua equipe ajuda as outras equipes a entender melhor como vão trabalhar e colaborar com você e como acabarão definindo o sucesso dos próprios projetos.

Como medir o sucesso de um projeto

Agora que entendemos o básico da definição de sucesso de projeto e por que é importante defini-lo, vamos ver como medir o sucesso de um projeto de modo geral. Como dissemos, tecnicamente o sucesso de um projeto é o resultado de concluí-lo “no prazo, dentro do orçamento e conforme a especificação”. Mas como medir isso na prática? Veja algumas formas.

Resultados alcançados x especificações

Logo depois de terminar um projeto, é útil comparar o que você alcançou em relação às metas com as especificações do projeto que se propôs a concluir. Talvez seja a forma mais óbvia de medir o sucesso. Os principais objetivos e as metas do projeto foram atingidos? Você percebeu ao longo do caminho que certas especificações eram irrelevantes? Entender onde suas metas estão no fim do projeto em comparação com o começo é crucial. Para saber o que você realizou durante um projeto, você pode refazer seus passos pelos e-mails e montar uma lista de todos os componentes do projeto. Se usa uma ferramenta de gerenciamento de projetos, basta abrir a página inicial do projeto e ver todas as tarefas concluídas. O ideal é dividir cada tarefa em projetos menores, para ver exatamente onde você fez mais trabalho ou onde pode ter errado o alvo.

Satisfação do consumidor ou do cliente

Se você trabalha em um projeto para um cliente específico, outra forma de medir o sucesso é interpretar a resposta que ele dá ao fim do trabalho. Que tipo de feedback ele teve para compartilhar? Em geral, a satisfação do cliente pode ser colhida de modo informal em uma ligação, por e-mail ou em um formulário de pesquisa. Para medir com precisão o aumento da satisfação do início ao fim do projeto, faça a pesquisa com o cliente também antes de o projeto começar. Já a satisfação do consumidor é uma boa forma de medir o sucesso se o projeto estiver ligado à experiência do cliente. Por exemplo, se estamos criando um novo recurso na Hive, um ótimo termômetro de sucesso é quantas mensagens recebemos sobre ele ou se o nosso NPS (Net Promoter Score) sobe, em média, depois do lançamento. A métrica NPS é um indicador-chave de fidelidade e satisfação do cliente e mede a probabilidade de os clientes recomendarem seu produto ou serviço a outras pessoas. Os clientes costumam ser bem sinceros sobre a experiência, pois veem o feedback como uma forma de melhorar o produto de maneira constante. Ouça o que eles dizem!

Tempo total gasto no projeto

Um dos recursos mais valiosos que você tem durante a vida de um projeto é o tempo da sua equipe. Conseguir medir com precisão quanto tempo foi gasto no projeto e, de preferência, comparar com o tempo gasto em projetos parecidos anteriores é uma ótima forma de medir o sucesso. Tempo é dinheiro. Há algumas formas de controlar o tempo: se você usa uma solução de gerenciamento de projetos como a Hive, tem um ótimo sistema de controle de tempo e também folhas de horas dentro da própria ferramenta. Isso é ótimo para equipes maiores que querem acompanhar o tempo gasto em projetos ou tarefas. Embora a Hive seja uma opção robusta, outra alternativa seria usar uma ferramenta mais leve, como o Toggl, focada principalmente no controle de tempo.l Seja qual for a ferramenta que você usar, recomendamos dividir o tempo gasto em partes menores para entender melhor para onde ele está indo. Por exemplo, quanto tempo você gastou na fase de planejamento do projeto em comparação com a execução? Como isso se compara a projetos anteriores?

Crescimento interno e satisfação com o projeto

Se o projeto em que você trabalha é mais um esforço ou iniciativa interna, uma ótima forma de medir o sucesso pode ser pensar no crescimento e na satisfação dos funcionários. Se você é gestor, o ideal é dar à sua equipe projetos que sejam desafiadores e interessantes ao mesmo tempo.  Na conclusão do projeto, você pode perguntar aos membros da equipe interna sobre a realização deles: gostaram de trabalhar no projeto? Sentiram que avançaram em iniciativas maiores que são importantes para eles? Adquiriram novas habilidades? Manter os funcionários animados e engajados faz bem à saúde geral da organização, então essa é uma ótima métrica de sucesso para considerar.

Como usar a Hive para medir o sucesso do projeto

Definir métricas de sucesso realistas é a melhor forma de avaliar de verdade o desempenho geral da sua equipe, e uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudar nessa tarefa importante. O Hive Goals permite fazer exatamente isso, de forma eficaz, automatizada e precisa. Basta definir suas metas e decidir como quer medi-las. Você pode acompanhar seu progresso com base em:

• Ações concluídas

• Status das submetas

• Valores numéricos

Se quiser saber o tempo total gasto em um projeto, use o controle de tempo da Hive. Esse recurso permite registrar quanto tempo uma tarefa leva para ser concluída. A Hive permite escolher entre controlar o tempo de forma automática ou manual por ação. Ative o cronômetro no cartão de ação para que ele registre o tempo para você, ou adicione o tempo no fim do dia, da semana ou do mês. Com o Hive Goals, você também pode:

• Criar uma, dez, vinte ou mais metas para a sua equipe, para que todos entendam com o que estão contribuindo.

• Centralizar e automatizar o acompanhamento e os relatórios das suas metas.

• Trazer dados de outros sistemas para a Hive e agilizar operações e relatórios.

• Compartilhar sua meta ou suas metas, atribuí-las aos colegas certos, acompanhar a atividade e definir um prazo.

• Entender o ritmo da sua equipe e da organização em relação a uma meta individual ou a um conjunto de metas.

• Usar indicações com código de cores para ver com facilidade os itens “no caminho certo”.

• Na hora de revisar progresso, realizações e conquistas, exportar com facilidade todas as informações relevantes.

Você pode conquistar muito mais para o sucesso do seu negócio com o Hive Goals. Quer começar? Comece hoje o seu teste gratuito do Hive Goals!

No geral, medir o sucesso de um projeto não é um processo simples. Ao pensar em medir o sucesso no fim de um projeto, é preciso considerar vários fatores, principalmente o tempo investido e se você atingiu os principais marcos que se propôs a cumprir. Mas lembre-se: o sucesso de um projeto nem sempre depende só de métricas e pode ser mais subjetivo quando se trata da satisfação geral, interna ou externa.