Como escolher a melhor cadência de reuniões para a sua equipe

Nenhuma equipe de marketing digital vai se reunir um dia e dizer: “Ok, podemos parar de otimizar. Esses bons resultados vão durar para sempre.” Isso acontece porque atingir metas trimestrais, oferecer um ótimo atendimento ao cliente e melhorar processos internos não são itens de ação que as equipes marcam na lista uma vez e dão por encerrados.

Se fosse assim, não haveria necessidade de auditorias regulares nas redes sociais e no site, de novo treinamento de chatbots nem de novas pesquisas com clientes. Os dados antigos e as avaliações positivas de cinco anos atrás seriam tudo de que você precisaria para manter o crescimento do negócio. Mas, como todos sabemos, essa simplesmente não é a realidade das empresas B2B e B2C.

Para uma empresa prosperar a longo prazo, suas equipes precisam trabalhar todos os dias para melhorar os processos, produtos e serviços atuais. Se você não avança constantemente em direção a novas metas, o crescimento estagna e depois recua. Não demora para perder as vantagens competitivas que você tem sobre a concorrência.

Para colocar sua empresa no caminho do sucesso contínuo, você precisa melhorar as operações internas antes de tudo. E isso começa pela cadência de reuniões da sua equipe. Neste guia, vamos ajudar você a avaliar a eficácia da sua cadência atual e compartilhar boas práticas para tirar o maior valor das reuniões de equipe.

A cadência de reuniões atual da sua equipe é eficaz?

É bem possível que a melhor cadência de reuniões para a sua equipe não seja a que você tem hoje. Veja por quê.

À medida que a equipe cresce e a empresa se expande, as prioridades mudam naturalmente. Uma reunião que você considerava relevante e prioritária há três anos pode não ser mais tão importante. Talvez sua equipe tenha triplicado de tamanho e não haja tempo suficiente para cada pessoa relatar seu progresso. Talvez a reunião tenha perdido a estrutura e o propósito com o tempo, e sua equipe se sinta desengajada.

Prestando atenção em alguns fatores, você pode avaliar regularmente se as reuniões da sua equipe são tão benéficas e necessárias quanto você esperava no início.

O que esses fatores revelam sobre os seus processos atuais

Tempo reservado x tempo gasto

Você sabia que os líderes costumam passar 35% a 50% do tempo em reuniões e consideram improdutivas mais da metade delas (67%)? Embora seja inegável que as reuniões são necessárias para as empresas, nem todas são necessárias ou benéficas para as equipes.

Um dos primeiros sinais de que a cadência de reuniões da sua equipe precisa de uma revisão é quando certas reuniões estouram ou sobram tempo. Estourar o tempo pode significar que as reuniões precisam de mais estrutura, de mais duração e/ou de uma frequência maior (de mensal para semanal, por exemplo).

Sobrar tempo pode significar que as reuniões acontecem com muita frequência (diárias em vez de semanais, por exemplo) ou que simplesmente não há assunto suficiente para discutir. Neste último caso, talvez seja hora de cancelar essa reunião de vez.

Moral individual e da equipe

Descobrir quanto tempo sua equipe passa em reuniões por semana é um ótimo ponto de partida para entender o que funciona e o que não funciona na sua cadência atual. Mas, para ter certeza, é preciso ir direto à fonte: a sua equipe.

Algum dos seus liderados ou colegas de equipe se sente desconectado da equipe ou da empresa como um todo? As pessoas certas participam das reuniões? O conteúdo tratado nas reuniões é relevante e completo? Esta é a sua chance de conversar individualmente com cada integrante da equipe e descobrir exatamente o que cada um sente sobre as reuniões em questão.

Assim, você também descobre quais mudanças específicas a equipe pode fazer daqui para frente para que todos achem as reuniões envolventes, produtivas e úteis.

Como escolher a melhor cadência de reuniões para a sua equipe

Mantenha o mínimo e o essencial.

Sua equipe faz reuniões virtuais, presenciais ou as duas coisas? Em qualquer caso, recomendamos a abordagem do menos é mais ao montar a agenda de reuniões. Explicamos. A grande maioria dos funcionários usa o tempo da reunião para divagar (90%) ou para adiantar outros trabalhos (73%). Pode haver muitos motivos para isso, mas no fundo tudo se resume a uma questão de essencial versus não essencial.

A abordagem do menos é mais significa simplesmente identificar quais tipos de reunião são mais essenciais para a sua equipe e com que frequência elas devem realisticamente se repetir. Talvez isso signifique reservar um horário para reuniões individuais semanais, reuniões quinzenais com todo o departamento e reuniões trimestrais de revisão de resultados. Depois de identificar as reuniões de maior prioridade, você pode reservar mais tempo para reuniões complementares, se necessário.

O mais importante é que sua equipe esteja bem informada e engajada, mas não sobrecarregada de reuniões. Principalmente no trabalho remoto e em escalas de trabalho híbrido, pode surgir a fadiga do Zoom, que prejudica muito o moral da equipe.

Manter a sua lista de reuniões mínima e essencial é uma ótima maneira de garantir que sua equipe aproveite ao máximo o tempo das reuniões.

Defina expectativas claras com a sua equipe.

Cada reunião da cadência da sua equipe deve ter um propósito e uma pauta bem definidos. Uma das melhores formas de fazer isso é com uma ferramenta de reuniões como o Hive Notes. O Hive Notes é uma extensão gratuita da Hive que permite criar pautas, compartilhá-las com os participantes e colaborar nelas em tempo real durante a reunião. É um jeito totalmente novo de fazer anotações de reunião e garantir que todos saiam com os próximos passos bem claros.

O Hive Notes também está disponível como aplicativo no Zoom Marketplace. Isso significa que você pode usar todo o poder do Hive Notes direto na janela do Zoom. É a forma mais fácil de fazer anotações em reuniões do Zoom sem ficar alternando entre telas.

Sua equipe não só deve enxergar o valor de cada reunião, mas também saber se e como se espera que contribua. (A última coisa que qualquer integrante da equipe quer é ter de montar uma apresentação com um prazo curtíssimo.)

Algumas reuniões vão acontecer exclusivamente pelo Zoom? Ou os integrantes podem participar presencialmente? Lembre-se de que, dependendo do local e da estrutura de cada pessoa, talvez você precise ajustar suas expectativas. A comunicação eficaz em equipes remotas envolve entender as barreiras e os obstáculos que a equipe pode enfrentar e administrar as expectativas. Se o evento seguir um modelo de reunião híbrida, como os líderes vão conduzir a reunião para garantir que quem está remoto não seja interrompido nem excluído da conversa?

São perguntas que você deve conseguir responder bem antes de a reunião começar. Ao comunicar suas expectativas à equipe, você garante que todos estejam alinhados.

Peça, ouça e aproveite o feedback da sua equipe.

A última e talvez mais importante maneira de encontrar a melhor cadência de reuniões para a sua equipe é fazer check-ins regulares com ela.

As conversas durante as reuniões saem do rumo com muita frequência? Algumas pessoas dominam a discussão? Cada integrante da equipe sente que suas contribuições são valorizadas?

As reuniões da sua equipe podem ter uma pauta clara, detalhada até o minuto, e cobrir todas as informações essenciais de que a equipe precisa por dia, semana, mês ou trimestre, mas sempre há espaço para melhorar.

É provável que você tenha vieses e pontos cegos próprios na hora de conduzir uma reunião. Ao conversar individualmente com a equipe, você sai dessa bolha e convida todos a compartilhar um feedback que tornará suas reuniões mais impactantes e envolventes a longo prazo.

Este é um post de convidada escrito por Mackenzie Scott. Mackenzie é redatora na Soundstripe, empresa de músicas de banco de dados que oferece a cineastas, criadores e anunciantes diferentes gêneros musicais para vídeo, como música country e música de suspense.

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